Können Unternehmen ihre Buchhaltung ins Ausland verlagern?

Insbesondere für Unternehmen mit internationalem Geschäft spielt die elektronische Buchführung im Ausland eine große Rolle. Doch können Unternehmen die Buchhaltung ins Ausland verlagern? Erfahren Sie, inwiefern das möglich ist und welche Voraussetzungen gelten.

Grundsätzlich müssen Unternehmer:innen die Bücher in Deutschland führen und aufbewahren. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sind allerdings zunehmend darauf angewiesen, die elektronische Finanzbuchhaltung ins Ausland zu verlagern. Das kann aus Kostengründen oder wegen Personalmangels nötig sein. Dementsprechend lässt der Gesetzgeber das seit einiger Zeit zu.

Buchhaltung ins Ausland zu verlagern ist grundsätzlich möglich

In der heutigen Zeit ist die Verlagerung der elektronischen Buchhaltung ins Ausland daher keine Besonderheit mehr. Der Gesetzgeber regelt dies in § 146 Absatz 2 der Abgabenordnung.
Für große Gesellschaften mit grenzüberschreitenden Beziehungen wird die elektronische Buchhaltung in den meisten Fällen von der ausländischen Muttergesellschaft geführt. Das hat vor allem organisatorische Gründe. Doch auch viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen zunehmend die Möglichkeit, die elektronische Finanzbuchhaltung ins Ausland zu verlagern.

Regelungen für die Buchhaltung im Ausland bis 29. Dezember 2020

In den letzten Jahren haben sich die Voraussetzungen für die Verlagerung der elektronischen Buchhaltung ins Ausland stark vereinfacht.

Die Buchführung sowie auch lediglich Teile davon dürfen nicht nur innerhalb der EU verlagert werden, sondern auch in Drittländer wie den USA oder der Schweiz.

Allerdings müssen Unternehmen die Papierbelege und etwaige Unterlagen weiterhin in Deutschland aufbewahren.

Das erforderte bislang immer einen schriftlichen oder elektronischen Antrag und zwar unabhängig davon, ob die Buchführung in einem EU-Staat oder im Drittland geführt wurde.

Regelungen für die Buchhaltung im Ausland ab 30. Dezember 2020

Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde die Regelung zur Verlagerung der Buchführung angepasst. Mit dem reformierten § 146 Abs. 2a AO ist eine Verlagerung der elektronischen Buchführung in ein anderes EU-Land auch ohne Antrag möglich.

Dennoch muss sichergestellt sein, dass ein Datenzugriff jederzeit möglich ist.

Bei Verlagerung der Buchführung in ein Drittland, müssen Unternehmen weiterhin einen schriftlichen oder elektronischen Antrag beim zuständigen Finanzamt stellen.

Wie Unternehmen Antrag auf Buchhaltung im Ausland stellen

Welches Finanzamt für die Bewilligung zuständig ist, richtet sich nach den allgemeinen Grundsätzen der Abgabenordnung. Die örtliche Zuständigkeit der Finanzämter für eine Kapitalgesellschaft (z.B. eine GmbH) richtet sich nach dem Ort der Geschäftsleitung. Das Geschäftsleitungsfinanzamt, das für die steuerlichen Angelegenheiten zuständig ist, ist ebenfalls für die Bewilligung des Antrages auf Verlagerung der elektronischen Buchhaltung zuständig.

Den Antrag müssen Unternehmen schriftlich oder elektronisch an das Finanzamt versenden. Hieraus muss genau ersichtlich sein, welche elektronischen Bücher das jeweilige Unternehmen verlagern möchte. Des Weiteren muss der Antrag die folgenden Punkte detailliert beschreiben:

• Die elektronischen Bücher, die ins Ausland verlagert werden sollen, sowie die sonstigen elektronischen Auszeichnungen
• Das für die Verlagerung gewählte Verfahren
• Der Standort des Datenverarbeitungssystems (des Buchhaltungssystems)
• Bei Beauftragung eines Dritten, dessen Name und Anschrift

Zudem ist entscheidend, dass sich das Unternehmen in der Vergangenheit nichts zuschulden hat kommen lassen und steuerlichen Pflichten stets nachgekommen ist. Das Finanzamt muss davon ausgehen, dass sich dies auch nach Verlagerung der elektronischen Bücher ins Ausland nicht ändern wird.

Auch bei Führung der elektronischen Buchhaltung im Ausland müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.

Die Behörden können den Antrag kann nur bewilligen, wenn die Besteuerung durch die Verlagerung nicht beeinträchtigt ist. Dementsprechend ist eine Verlagerung in ein Drittland nur möglich, wenn auch ein Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland besteht.

Wichtig ist, dass ein Konzern für jede Gesellschaft einen gesonderter Antrag stellen muss.

Unsere Einschätzung

Grundsätzlich sollten Sie vor der Entscheidung einer Verlagerung der Buchführung ins Ausland prüfen, ob alle gesetzlich festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind. Das Finanzamt entscheidet nach sogenanntem „pflichtgemäßen Ermessen“. Das Finanzamt kann also selbst entscheiden, ob es den Antrag bewilligt.

Hat Ihr Unternehmen die elektronische Buchführung oder Teile davon bereits in der Vergangenheit ins Ausland verlagert, ohne einen Antrag zu stellen, sollte Ihr Unternehmen die Antragstellung nachholen. Das Finanzamt kann von einer Rückverlagerung zwar absehen, wenn die oben genannten Voraussetzungen dem Grunde nach erfüllt sind, jedoch kann es ein Verzögerungsgeld festsetzen.

Auch wenn Unternehmen die elektronische Buchführung in einem Land der EU vornehmen und ein Antrag aufgrund des neuen § 146 Absatz 2a AO mit Wirkung vom 29. Dezember 2020 grundsätzlich nicht mehr nötig ist, empfehlen wir Ihnen sich mit den Finanzbehörden in Verbindung zu setzen. Unserer Erfahrung nach ist in vielen Fällen eine rückwirkende Bewilligung seitens der Finanzverwaltung möglich.

Falls Sie nicht wissen, ob Sie die Voraussetzungen für eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland erfüllen, oder wenn Sie Unterstützung beim Antrag benötigen, melden Sie sich gerne bei uns.

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