Die digitale Betriebsprüfung – Der Datenzugriff wird normiert
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5. September 2023

Die digitale Betriebsprüfung – Der Datenzugriff wird normiert

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Mit dem DAC7-Umsetzungsgesetz hat der Gesetzgeber Änderungen für Betriebsprüfungen vorgesehen und neue Entwicklungen hin zur digitalen Betriebsprüfung vorgenommen. Mit dem neuen § 147b AO (Abgabenordnung) darf das Bundesministerium der Finanzen (BMF) digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen per Rechtsverordnung vorgeben. Solche Standardisierungen gibt es zum Beispiel schon bei Kassensystemen mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO). Wie sieht es derzeit mit den Datenzugriffsrechten der Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen aus? Was bedeuten die neuen Regelungen? Die Antworten finden Sie hier.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen?

Die Finanzbehörden dürfen im Rahmen einer angeordneten Betriebsprüfung auch auf das EDV-System des zu prüfenden Unternehmens zugreifen. Dabei dürfen lediglich die steuerlich relevanten Daten eingesehen werden. Im Regelfall wird mit der Prüfungsanordnung der beabsichtigte Datenzugriff festgelegt. Gemäß § 147 Abs. 6 AO gibt es grundsätzlich drei verschiedene Datenzugriffsmöglichkeiten:

Der unmittelbare Datenzugriff (Z1)

Der Betriebsprüfer greift direkt auf die Daten und das EDV-System des zu prüfenden Unternehmens zu. Dem Prüfer werden dann ein Arbeitsplatz mit Systemanbindung und ein Drucker zur Verfügung gestellt. Allerdings werden Prüfer:innen lediglich Leseberechtigung für die steuerrelevanten Unternehmensdaten eingeräumt. So werden Buchhaltung, Stammdaten und relevante Verknüpfungen geprüft.

Der mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Prüfer:innen greifen nicht selbst auf das EDV-System des Unternehmens zu, sondern ordnen die gewünschten Auswertungen der steuerrelevanten Daten an. Diese können dann durch Mitarbeiter:innen des Unternehmens oder aber einem beauftragten Dritten (Steuerberater:innen) zur Verfügung gestellt werden. Anschließend erhalten Betriebsprüfer:innen einen Lesezugriff für diese Daten. Manchmal werden auch Ausdrucke auf Papier angefragt.

Die Datenträgerüberlassung (Z3)

Das geprüfte Unternehmen macht Prüfer:innen die prüfungsrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger, zum Beispiel USB-Stick oder DVD, zugänglich. Meist stellen die beauftragten Steuerberater:innen die Daten zusammen. Hierbei handelt es sich in der Regel um eine Rechnungswesen-Archiv-DVD (z.B. von DATEV). Diese Zugriffsmethode wird bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen am häufigsten gewählt.  

Von diesen drei Alternativen des Datenzugriffs kann die Finanzverwaltung grundsätzlich sowohl alternativ als auch kumulativ Gebrauch machen. Der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung kann somit auch parallel, zum Beispiel  via Z1- als auch Z3-Zugriff, erfolgen. Die Verhältnismäßigkeit muss jedoch stets gewahrt werden. Ein Grund für einen Wechsel der Datenzugriffsart kann an mangelnder Datenqualität oder an fehlender Auswertbarkeit der Daten liegen.

So oder so: Unternehmer:innen tragen stets die Kosten für den Datenzugriff.

Betriebsprüfung: Wechsel des Datenverabeitungsystems und Archivierung

Gemäß § 147 Abs. 6 Satz 5 AO muss bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems noch bis zu fünf Jahre nach der Archivierung ein Direktdatenzugriffsrecht für das Altsystem bestehen bleiben. Oft ist das eine große Herausforderung, die auch mit erheblichen Kosten verbunden ist. Eine Archivierung von Alt-Systemen nach einer Umstellung ist technisch meistens nicht einfach umsetzbar. Weitere Kosten entstehen, wenn für einen Direktzugriff Lizenzen erworben werden müssen.

Betriebsprüfung: Einheitliche Datenschnittstellen bringen Rechtssicherheit

Mit dem neuen § 147b AO kann die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2023 Mindeststandards für eine Schnittstelle definieren. Einheitliche Datenschnittstellen sind bereits für die Lohnbuchhaltung (Digitale Lohnschnittstelle DLS) sowie für Kassensysteme (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme DSFinV-K) vorhanden und definiert. Der Vorteil dieser einheitlichen Schnittstellen bei Betriebsprüfungen: Der Mindestumfang schafft eine gewisse Rechtssicherheit.

Alle Datensätze sollen die geforderten wesentlichen Informationen enthalten und für Zwecke der Betriebsprüfung auslesbar sein. So kann sich kein zu prüfendes Unternehmen herausreden und sich auf Besonderheiten berufen. Auch die zu prüfenden Unternehmen haben Rechtssicherheit darüber, was geleistet werden muss und was nicht. Das macht den Softwareanbietern die Programmierung eines standardisierten Datenzugriffs einfacher.

Kleine Einschränkung: Bis jetzt ist noch keine Rechtsverordnung mit der Definition von standardisierten Schnittstellen beschlossen und veröffentlicht worden. Es bleibt also abzuwarten, wie dies umgesetzt  wird.

Betriebsprüfung: Welche Konsequenzen hat ein nicht konformer Datenzugriff?

Die Beweiskraft der Buchhaltung könnte gemäß § 158 Abs. 2 AO entfallen, falls die sachliche Richtigkeit im Einzelfall zu beanstanden ist oder Datensätze nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden können. Wenn die Beweiskraft der Buchführung entfällt, entsteht eine vollständige Schätzbefugnis des Betriebsprüfers. Die Buchhaltung ist in solchen Fällen als nichtig für steuerliche Dinge zu betrachten (“Verwerfen der Buchhaltung”).

Die fehlende Einrichtung oder Bereitstellung eines Datenzugriffs (Z1-, Z2-, Z3-Zugriff) oder die nicht vollständige Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen ist gemäß § 379 AO eine Ordnungswidrigkeit. Sie kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Unsere Einschätzung

Aufgrund der vielfältigen Systeme und Lösungen muss immer im Einzelfall geschaut werden, wie im Zuge einer Betriebsprüfung der vom Finanzamt geforderte Datenzugriff gewährt werden kann. Erstellen Sie Ihre Buchhaltung über uns als Steuerberater mit DATEV, ist der Export für die Finanzverwaltung problemlos möglich. Aber denken Sie daran, Betriebsprüfer:innen dürfen sich auch alle Vor- und Nebensysteme ansehen, also auch Ihr Rechnungsschreibungsprogramm (Faktura-System) oder Ihr ERP-System. Deshalb reicht häufig ein reiner DATEV-Export nicht aus.

Haben Sie Fragen dazu? Wir stehen Ihnen zur Verfügung.

Lars Rinkewitz

Prokurist, Steuerberater, Diplom-Kaufmann

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