Digitalisierungsförderung in der Pflege nach § 8 Abs. 8 SGB XI – Fördermittel, Antrag und Umsetzung

Die Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes zur Digitalisierungsförderung in der Pflege wurden am 08.04.2019 beschlossen und zuletzt durch Beschluss vom 12.07.2023 geändert; sie gelten seit dem 15.08.2023. Sie regeln die Voraussetzungen und das Verfahren zur Vergabe von Fördermitteln für die Anschaffung von digitaler oder technischer Ausrüstung – und damit einen der zentralen Hebel für die Digitalisierung in der Pflege. 

Im praktischen Vollzug sind weniger die Förderbeträge als vielmehr Zweckbindung, Kostenabgrenzung und Prüffähigkeit ausschlaggebend. Das betrifft insbesondere Vorhaben mit Cloud-Bezug, weil hier Betriebsmodelle, Verantwortlichkeiten und Nachweise frühzeitig strukturiert werden müssen. Die Digitalisierung in der stationären und ambulanten Pflege ist dabei nicht nur ein technisches, sondern vor allem ein organisatorisches und förderrechtliches Thema. 

Fachliche Einordnung: Warum die Digitalisierungsförderung Pflegekräfte entlasten soll 

Ziele der Förderung der Digitalisierung in der Pflege sind insbesondere die Entlastung des Pflegepersonals, die Verbesserung der pflegerischen Versorgung sowie eine stärkere Beteiligung der Pflegebedürftigen. Förderfähig sind Maßnahmen, deren Hauptzweck in diesen Zielrichtungen nachvollziehbar dargestellt werden kann. Die Richtlinien nach § 8 Absatz 8 SGB XI bilden seit Januar 2019 den Rahmen zur Förderung der Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen. Das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) und das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) bilden hierfür die gesetzliche Grundlage. Die Mittel stammen aus der sozialen Pflegeversicherung und sollen dazu beitragen, Lösungen nachhaltig in den Pflegealltag zu integrieren. 

Die Richtlinie versteht Digitalisierung in der Pflege nicht als Einzelkauf von Hardware, sondern als prozessbezogenes Gesamtkonzept: Ein Antrag kann mehrere zeitlich und sachlich unterschiedliche Maßnahmen enthalten, die gemeinsam bewertet und bis zu den Maximalbeträgen bewilligt werden können. So lässt sich die Infrastruktur ganzheitlich weiterentwickeln – von der Pflegedokumentation über die Dienstplanung sowie Digitalisierungsprojekte rund um das Thema Förderung und Pflege. 

Fördergegenstände: Anwendung digitaler Ausstattung, Schulung und Weiterbildung 

Förderungsfähig sind einmalige Anschaffungen digitaler oder technischer Ausstattung sowie die damit einhergehenden Kosten für Inbetriebnahme, Schulung und Anwendung digitaler oder technischer Ausrüstung. Als Beispiele für Digitalisierung in der Pflege nennt die Richtlinie unter anderem: 

• Digitale Pflege- und Leistungsdokumentation 
• Dienst- und Tourenplanung 
• Investitionen in die IT- und Cybersicherheit 
• Internes Qualitätsmanagement und Erhebung von Qualitätsindikatoren 
• Einrichtung von W-LAN und Erwerb von Lizenzen 
• Zusammenarbeit zwischen Ärzten und stationären Pflegeeinrichtungen sowie Anbindung an die Telematikinfrastruktur 
• Elektronische Abrechnung nach § 105 SGB V 
• Schulung in der Anwendung digitaler Technologien und Weiterbildung im Zusammenhang mit der Beschaffung 

Wesentlich ist die Zweckbindung: Maßnahme und Beschaffung müssen im Antrag so beschrieben werden, dass der Zusammenhang zur Entlastung der Pflegekräfte oder zur verbesserten Versorgung fachlich nachvollziehbar ist. 

Digitalisierungszuschuss: Bis zu 12.000 Euro Fördermittel pro Pflegeeinrichtung 

Stationäre Pflegeeinrichtungen können einmalig ebenso wie ambulante Dienste von der Digitalisierungsförderung in der Pflege profitieren. Auch vollstationäre Pflegeeinrichtungen und Kurzzeitpflege erhalten diese Unterstützung für die Anschaffung von digitaler und technischer Ausstattung. Pflegeeinrichtungen erhalten einen einmaligen Zuschuss für die Anschaffung digitaler oder technischer Ausstattung. Gefördert werden bis zu 40 Prozent der förderfähigen Kosten. Die je Pflegeeinrichtung verausgabten und bis zum 31.12.2030 bewilligten Mittel werden erstattet. Die Frist wurde bis 2030 verlängert, um Trägern ausreichend Zeit für die Umsetzung zu geben. 

Den Digitalisierungszuschuss für die Pflege zu splitten ist möglich: Mehrere Anschaffungen und Digitalisierungsmaßnahmen lassen sich kombinieren, sodass bis zu 12.000 Euro möglich sind. Pro Pflegeeinrichtung ist höchstens dieser Betrag abrufbar – unabhängig davon, ob die Mittel auf einen oder mehrere Anträge verteilt werden. 

Cloud-bezogene Maßnahmen: Digitale Lösungen für die Pflegekasse nachweisbar gestalten 

Cloud-Lösungen sind kein eigener Fördertatbestand, in der Praxis aber häufig strukturelle Voraussetzung für förderfähige Ziele wie Dokumentation, Dienstplanung und Abrechnung. Fachlich relevant wird Cloud-Technologie in drei Dimensionen: 

Telematikinfrastruktur, Prozessentlastung und Verfügbarkeit 

Cloudbasierte Systeme unterstützen ortsunabhängige Datenverfügbarkeit – etwa für mobile Dokumentation oder standortübergreifende Planung. Damit lässt sich der Zusammenhang zur Entbürokratisierung und zu optimierten Arbeitsabläufen plausibel darstellen – in ambulanten wie in stationären Einrichtungen. 

Standardisierung und Skalierung 

Für Träger mit mehreren Pflegeeinrichtungen erleichtern cloudbasierte Plattformen konsistente Rollouts – von Rollen- und Rechtemodellen über Vorlagen bis hin zu Workflows. Das unterstützt die Darstellung als Gesamtkonzept und stärkt die organisatorische Nachvollziehbarkeit gegenüber den Kostenträgern. 

Prüffähigkeit und Governance 

Cloud-Vorhaben erfordern eine klare Beschreibung von Verantwortlichkeiten, Berechtigungsmodellen, Protokollierung sowie Datenschutzmaßnahmen. Diese Punkte sind fachlich nicht optional, da Bewilligung und Auszahlung an Nachweise und Prüfbarkeit gekoppelt sind. Gerade bei der Implementierung solcher Lösungen ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT-Dienstleister ratsam, der sowohl die technischen als auch die regulatorischen Anforderungen im Pflegeumfeld kennt und die Förderfähigkeit der Maßnahmen von Anfang an mitdenkt. 

Cybersicherheit als Fördergegenstand 

Die Richtlinie zur Digitalisierungsförderung in der Pflege nennt Cybersicherheit ausdrücklich als förderungsfähigen Bereich im Kontext digitaler und technischer Ausrüstung. In der Praxis ist besonders auf die Abgrenzung zu achten: Regelmäßig wiederkehrende Kosten für den Betrieb bleiben grundsätzlich unberücksichtigt; im Vordergrund stehen einmalige Implementierungsschritte. Dazu zählen beispielsweise Firewalls, Endpoint-Security-Lösungen oder die Einführung von Sicherheitskonzepten. 

Antragstellung bei der Pflegekasse: Prospektiv oder retrospektiv 

Ein Antrag auf Digitalisierungszuschuss in der Pflege kann auf zwei Wegen gestellt werden: 

• Prospektiv auf Basis eines Kostenvoranschlags 

• Retrospektiv nach Durchführung auf Basis von Rechnungen und Zahlungsnachweisen 

Die Antragstellung erfolgt schriftlich und muss unter anderem enthalten: Angaben zur Einrichtung (inkl. Institutionskennzeichen), Trägerdaten, Beschreibung von Inhalt und Zweckmäßigkeit, Herstellerangaben, Gesamtkosten sowie Nachweise. Der Verband der Ersatzkassen und weitere Pflegekassen bewerten die Investitionskosten für digitale Lösungen auf Basis dieser Unterlagen. Leasing- und Ratenzahlungsmodelle sind unter bestimmten Bedingungen möglich. 

Verwaltungsverfahren: Bewilligung und Auszahlung der Förderung 

Der Bewilligungsbescheid wird dem Grunde nach erteilt. Die Auszahlung des Digitalisierungszuschusses erfolgt erst nach Vorlage der Nachweise über die verausgabten Mittel. Weichen die Nachweise von der Bewilligung ab, ist eine erneute Bescheidung erforderlich. 

Typische Abgrenzungs- und Nachweisfragen in der Praxis 

In der Praxis entstehen Nachfragen häufig bei folgenden Punkten: 

• Zweckdarstellung: Wie genau entlastet die Maßnahme das Pflegepersonal? Der fachliche Nutzen muss konkret benannt werden. 

• Kostenabgrenzung: Einmalige Implementierung muss klar vom laufenden Betrieb getrennt dargestellt werden. 

• Cloud-Governance: Rollen und Rechte, Protokollierung sowie Datenschutzdokumentation als Bestandteil der prüffähigen Projektbeschreibung. 

Förderprogramm richtig nutzen: Praxistipps für ambulante oder stationäre Pflegeeinrichtungen 

Damit die Förderung zur Digitalisierung in der ambulanten und stationären Pflege optimal genutzt werden kann, sollten folgende Punkte beachtet werden: 

• Frühzeitig ein Gesamtkonzept erstellen, das mehrere Fördergegenstände abdeckt 

• Beschaffungen immer mit konkreten Entlastungszielen verknüpfen 

• Qualifizierung als integralen Bestandteil einplanen und mitbeantragen 

• Vor der Antragstellung prüfen, ob ein prospektiver oder retrospektiver Weg sinnvoller ist 

• Die Frist bis 2030 im Blick behalten 

Unsere Einschätzung zur Digitalisierungsförderung in der Pflege

Die Digitalisierungsförderung in der Pflege nach § 8 Abs. 8 SGB XI ist fachlich dann wirksam, wenn Maßnahmen als prozessbezogenes Gesamtkonzept geplant, kostenmäßig sauber abgegrenzt und prüffähig dokumentiert werden. Cloud-Bezug ist dabei häufig nicht optional, sondern strukturell relevant – insbesondere für Verfügbarkeit, Standardisierung und Governance. Pflegeeinrichtungen, die das Förderprogramm strategisch nutzen und die Antragstellung sorgfältig vorbereiten, können einen einmaligen Zuschuss in Höhe von bis zu 12.000 Euro pro Einrichtung erhalten und damit digitale Anwendungen im Bereich Pflege und Prävention nachhaltig in ihre Infrastruktur integrieren. 

Möchten auch Sie von der Förderung der Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen profitieren? Gerne beraten Sie unsere Experten Martin Borner und Christian Rühlemann zu Ihren Möglichkeiten. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.