19. Juni 2020

Wie Sie kaufmännische Prozesse mit DATEV Unternehmen Online digital abwickeln können

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Die Corona-Krise hat eindrucksvoll gezeigt, welchen Vorteil Unternehmen haben, die bereits mehr oder weniger vollständig digital arbeiten können. Im zweiten Beitrag der Serie „Digitalisierung kaufmännischer Prozesse” erklären wir, wie Sie kaufmännische Prozesse mit DATEV Unternehmen Online digital abwickeln können.

In unserem ersten Beitrag haben wir bereits dargestellt, welche typischen kaufmännischen Prozesse wir regelmäßig bei unseren Mandanten vorfinden.

Einen Großteil dieser Prozesse können Sie mit DATEV Unternehmen online und dessen Zusatzmodulen digital abbilden. So gestalten Sie den Austausch zwischen Steuerbüro und Mandant sowie die innerbetrieblichen Prozesse möglichst effizient.

Sprechen Sie Lieferanten an, um gedruckte Rechnungen zu vermeiden

Eingangsrechnungen gehen bei Ihnen im Unternehmen in Form von Papier oder auf digitalem Wege ein.

Belege, die in Papierform in Ihrem Unternehmen eingehen, müssen Sie zunächst scannen. Es empfiehlt sich daher, alle regelmäßigen Lieferanten mit der Bitte anzuschreiben, Rechnungsbelege künftig digital zu übermitteln.

Dabei richten Sie bestenfalls eine separate E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungseingang ein (z.B. buchhaltung@firma.de), um die Zusammenstellung des Rechnungseingangs sowie den weiteren Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess zu vereinfachen.

Wie Sie kaufmännische Prozesse mit DATEV Unternehmen Online digital abwickeln können - Prozesse mit DATEV Unternehmen Online digital abwickeln - Ablauf Ditiale Buchhatung

Für nicht vermeidbare gedruckte Rechnungen: Suchen Sie sich ein geeignetes Scan-System

Sollte sich weiterhin ein höheres Volumen an Rechnungseingangsbelegen auf Papier nicht vermeiden lassen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie bei der Auswahl eines adäquaten Dokumentenscanners zu beraten. Mit dem richtigen Scanner und der passenden Software lässt sich auch in diesem Fall ein effizienter Prozess darstellen.

Sprechen Sie uns in Sachen Dokumentenscanner an! Wir können Ihnen den Scanner so konfigurieren, dass Belege ohne weitere Arbeitsschritte vom Scanner aus direkt nach DATEV Unternehmen online übertragen werden.

Mobile Upload-Möglichkeiten für Belege nutzen

Unterwegs besteht zudem die Möglichkeit, Belege per Smartphone (z.B. mit der DATEV Upload mobil-App) zu scannen und direkt an DATEV Unternehmen online zu übermitteln. Dies ist insbesondere zur Digitalisierung von Prozessen rund um Reisekosten und betriebliche Kreditkarten ein nützliches Werkzeug, welches wir im Rahmen unserer Prozessberatung gerne ins Spiel bringen.

Diese Chancen ergeben sich durch den digitalisierten Rechnungseingang

  • Implementierung von digitalen Prozessen vom Beleg bis zur Zahlung
  • GOBD-konforme revisionssichere Ablage der Belege
  • Dokumentenmanagement mit Suchfunktion
  • Digitale Informationen zur buchhalterischen Erfassung
  • Zentralisierung der Buchhaltung
  • Wesentlich schnellerer Zugriff auf Unterlagen sowohl im Unternehmen als auch von Beraterseite

Digitalisieren Sie Ihre Bankgeschäfte

Aufgrund des durchgängigen digitalen Prozesses werden Daten aus den vorher digitalisierten Belegen automatisch ausgelesen und als Überweisungsvorschlag für Sie bereitgestellt. DATEV Unternehmen online hat die Funktionalität einer Banking-Software, sodass die Überweisung auch direkt ausgeführt werden kann. Somit werden manuelle Eingaben und Übertragungsfehler vermieden.

Zusätzlich können Sie in DATEV Unternehmen online sämtliche Kontoumsätze abrufen, die gleichzeitig mit dem überwiesenen Belegen abgeglichen und automatisch verknüpft werden. Sie können Bankumsätze prüfen und als geprüft kennzeichnen.

Es versteht sich von selbst, dass die Kontoauszugsinformationen automatisch im Steuerbüro zur Verbuchung bereitstehen. Diese müssen Sie nicht mehr manuell übermitteln.

Führen Sie Kassenbücher online

Mit der Anwendung DATEV Kassenbuch online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) können Sie Kassenbücher unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften online führen. Damit ist die Revisionssicherheit gewährleistet.

Grundlage sind digitalisierte Kassenbelege. Das digitales Kassenbuch wird programmseitig geprüft (Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit) und nach Festschreibung der Steuerkanzlei zur Verbuchung bereitgestellt.

Schnellere Bearbeitung durch digitale Prozesse

Durch digitale Prozesse ist kanzleiseitig eine wesentlich schnellere Bearbeitung der Buchhaltung möglich. Somit kann auch das Reporting kurzfristiger erfolgen und über das Online-Portal von DATEV Unternehmen online digital abgerufen werden.

Sprechen Sie bitte mit Ihrem Berater, in welchem Rhythmus die Buchhaltung und das Reporting erstellt werden sollen. Es ist zum Beispiel denkbar, die Buchhaltung wöchentlich ein- oder zweimal anstatt des gewöhnlichen monatlichen Zeitraums zu bearbeiten. Digitalisierung schafft Flexibilität und engere Reporting-Intervalle.

Nutzen Sie das Zusatzmodul DATEV Auftragswesen Online

DATEV Auftragswesen Online bringt eine Effizienzsteigerung durch ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten in der Auftragsabwicklung.

Die Lösung ermöglicht es Ihnen Verkaufsbelege einfach zu erstellen – vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung. Alle Belege lassen sich einfach in die nächste Bearbeitungsstufe überführen, zum Beispiel kann ein Angebot direkt in eine Rechnung überführt werden. Somit lässt sich schnell auf Kundenanfragen reagieren.

Gleichzeitig können die Verkaufsbelege an DATEV Unternehmen online übergeben und somit gleichzeitig dem steuerlichen Berater bereitgestellt werden.

Mit diesem Tool haben Sie die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere Erstellung von Ausgangsrechnungen erfüllt. Word- und Excel-Rechnungen, die von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert werden, gehören dann der Vergangenheit an.

Unsere Einschätzung

DATEV Unternehmen online sorgt für eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Unternehmen. Der digitale Austausch von sämtlichen Belegen ermöglicht eine zeitnahe Erstellung der Buchführung in der Kanzlei und Zugriff auf tagesaktuelle Auswertungen für Sie als Mandanten. Zudem können Sie anhand dieser Lösung Prozesse in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten.

Durch die Revisionssicherheit der Anwendung sind Sie auch gegenüber der Finanzverwaltung auf der sicheren Seite.

Sprechen Sie uns bei Detailfragen jederzeit an.

 

Das folgende DATEV-Video fasst die Vorteile des digitalen Prozesses anschaulich zusammen:

https://www.youtube.com/watch?v=Jam3GIHfuWY

Bruno Höveler

COO, CTO, Partner, Steuerberater, Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V)

Stephan Kollenbroich

Partner, Steuerberater, MBA

Sascha Kleinschmidt

Steuerfachangestellter, IT-Administrator, Teamleiter IT

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