Internationale Mitarbeiterentsendung

Der grenzüberschreitende Einsatz von Mitarbeitern kann für alle Seiten ein gewinnbringendes Vorhaben sein. Jedoch stehen Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen oftmals vor einer Reihe steuerlicher sowie arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Fragen. Damit Unternehmen sich in Ruhe um das Tagesgeschäft kümmern können, unterstützt Ecovis sie bei der Beantwortung dieser.

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Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Entsendung?

Dienstreisen werden in § 2 des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) geregelt. Sie werden zur Erledigung von Dienstgeschäften, die außerhalb der Dienststelle liegen, verwendet. Die Länge der Reise spielt dabei keine Rolle. Geht die Geschäftsreise jedoch ins Ausland, muss genau geprüft werden, ob es sich weiterhin um eine Dienstreise handelt oder ob bereits eine Entsendung vorliegt.

Vorteile der Internationalen Mitarbeiterentsendung

Kosten und Gehälter der Mitarbeiterentsendung

Die Entsendung von Mitarbeitern kann kostenintensiv sein. Dies umfasst Gehälter, Steuern, Bonuszahlungen, Versicherungen und andere Ausgaben. Eine genaue Prüfung und Planung ist unerlässlich.

Compliance bei der Mitarbeiterentsendung

Jedes Land hat unterschiedliche rechtliche und bürokratische Hürden in Bezug auf die Entsendung von Mitarbeitern. Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert eine gründliche Prüfung und Dokumentation.

Wobei ECOVIS helfen kann

Angefangen bei der Beratung zur Gestaltung eines Entsendevertrags, über die Klärung der sozialversicherungsrechtlichen Absicherung der Mitarbeiter:innen, die Umsetzung lohnsteuerlicher Anforderungen und steuerliche Beratung zur Vermeidung der Doppelbesteuerung – in all diesen Gebieten ergeben sich große Herausforderungen. Dabei agiert Ecovis sowohl auf Arbeitgeberseite als auch als Ansprechpartner für die Mitarbeiter:innen. So bleibt niemand allein.

Mitarbeiterentsendung: Diese Themen fallen an

  • Erstellung von Einkommensteuererklärungen im Heimat- und Gastland durch Unterstützung des internationalen ECOVIS-Netzwerkes
  • Erstellung von Steuerausgleichsberechnungen (Tax Equalisation/ Tax Protection)
  • HypoTax-Berechnungen
  • Beratungsgespräch zur Erläuterung der steuer-und sozialversicherungsrechtlichen Implikationen der Entsendung im jeweiligen Land
  • Entwicklung und Optimierung ihrer Entsende-Richtlinie
  • Global Compensation Review
  • Erstellung der Lohnabrechnung für entsandte Mitarbeiter (inkl. Netto-Brutto Hochrechnungen, Allokation des Arbeitslohnes oder auch Schattenabrechnungen für die Sozialversicherung)
  • Beratung hinsichtlich mehrjähriger Bezüge und nachlaufendem Arbeitslohn z.B. Abfindungen, Bonuszahlungen und Aktienoptionen (z.B. RSUs / Stock Options)
  • Beantragung sozialversicherungsrechtlicher Bescheinigungen (z.B. A1 Anträge) sowie Beantragung von Kindergeld
  • Beratung und Unterstützung im Bereich der EU-Entsenderichtlinie/ Posted Workers Directive (PWD)
  • Sicherstellung der Einhaltung zwingender arbeitsrechtlicher Vorgaben im In- und Ausland
  • Vertragsgestaltung (Arbeitsverträge, lokale Arbeitsverträge im Ausland, Entsendungsverträge, …)
  • Beratung und Beantragung von Arbeits- und Aufenthaltserlaubnissen

FAQ

Verbleibe ich während meiner Entsendung in der deutschen Sozialversicherung?

Werden Sie aus einem deutschen Beschäftigungsverhältnis ins EU-Ausland entsandt, verbleiben Sie nach Art. 12 VO (EG) 883/2004 in der Regel in der deutschen Sozialversicherung, solange Ihre Entsendung nicht länger als 24 Monate dauert.

Werden Sie hingegen aus einem deutsche Arbeitsverhältnis in einen Drittstaat entsandt, muss im Einzelfall geprüft werden, ob Sie nach § 4 SBG IV und bilateralen Sozialversicherungsabkommen weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind.

Muss ich während meiner Entsendung Steuern und Sozialversicherungsbeiträge im Heimat- und Gastland zahlen?

Mit den meisten Ländern hat Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen, so dass eine Doppelzahlung von Steuern vermieden werden kann. Hier ist jeweils eine Einzelfallprüfung vorzunehmen, welches Land das Besteuerungsrecht für welche Einkünfte hat und dementsprechend sind die Steuern im jeweiligen Land abzuführen.

Durch die Koordinierung der Sozialversicherungssysteme auf EU-Ebene soll eine doppelte Sozialversicherungspflicht vermieden werden. In der Regel bleiben Sie bei Entsendungen von weniger als 24 Monaten im Heimatland sozialversicherungspflichtig. Außerhalb der EU muss die Sozialversicherungspflicht im Einzelfall geprüft werden.

Welches Arbeitsrecht gilt für mich?

Welches Arbeitsrecht bei Entsendungen ins Ausland Anwendung findet, richtet sich maßgeblich danach, zu welchem Recht das Arbeitsverhältnis aus tatsächlichen Gründen die engste Bindung aufweist. In diesem Fall spricht man vom Lex Loci Laboris, vom Recht des Arbeitsortes.

Sind Sie z.B. für 18 Monate nach Spanien entsandt und verrichten von dort aus Ihre gesamte Tätigkeit, weist Ihr Arbeitsverhältnis eine so enge Verbindung zu Spanien auf, dass zwingendes spanisches Arbeitsrecht nicht umgangen werden darf.

Im Zuge der Reform der EU-Entsenderichtlinie gilt seit 2020 sogar das volle Arbeitsrecht des Tätigkeitsstaats nach 12 Monaten, in Ausnahmefällen ab 18 Monaten.

Welche Auswirkung hat eine Entsendung auf mehrjährige Bezüge wie Stock Options oder Abfindungen?

Für die Versteuerung von mehrjährigen Bezügen werden häufig die Erdienungszeiträume herangezogen. Daher kann die Entsendung auch in den Folgejahren noch Auswirkungen auf das jeweilige Besteuerungsrecht haben. Das bedeutet, auch wenn die Entsendung bereits geendet hat und sie zurück in Deutschland sind, muss ggf. eine Aufteilung der Einkünfte zwischen ihrem ehemaligen Entsendeland und Deutschland vorgenommen werden.

Bleibt mein Arbeitgeber für den Zeitraum der Entsendung derselbe?

Die meisten Entsendungsvorschriften setzen gerade eine Entsendung aus einem deutschen Arbeitsverhältnis voraus. Daher ändert sich der Arbeitgeber bei einer Entsendung meist nicht.

In manchen Fällen wird das aufnehmende Unternehmen aber zum wirtschaftlichen Arbeitgeber, insbesondere dann, wenn es sich um konzerninterne Entsendungen handelt.

Werden die Beiträge und Steuern weiterhin über meinen Arbeitgeber abgeführt?

Ja, wenn sie in der deutschen Sozialversicherung verbleiben, so werden die Beiträge über ihre deutsche Gehaltsabrechnung abgeführt. Hinsichtlich der Abführung der Steuern kommt es auf die Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber an – sollten sie z.B. im Rahmen einer Nettolohnvereinbarung ins Ausland entsandt werden, so würde ihr Arbeitgeber die tatsächlichen Steuern im Entsendeland tragen und sie würden mit einer hypothetischen Steuer analog zur dt. Lohnsteuer belastet werden.

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