Neues BMF-Schreiben zur Pflicht-E-Rechnung vom 15.10.2025

Mehr Klarheit bei Formatfehlern, Validierung und Übergangsregeln. Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist eines der zentralen Digitalisierungsthemen des Jahres 2025. Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits im Oktober 2024 ein erstes Schreiben zur Umsetzung veröffentlicht hatte, folgte nun am 15. Oktober 2025 die zweite Runde: ein neues BMF-Schreiben mit zahlreichen Präzisierungen und Ergänzungen.

Dieses Schreiben greift viele der offenen Praxisfragen auf – etwa zu Fehlerklassen, zur technischen Validierung von E-Rechnungen oder zur Aufbewahrung und Archivierung. Es macht deutlich: Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und die Anforderungen werden zunehmend konkreter.

Warum ein zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung nötig war

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen inländischen Unternehmern gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Allerdings bestehen Übergangsfristen für die Ausstellung, die je nach Unternehmensgröße bis 2028 reichen.

Viele Unternehmen hatten sich gefragt:

• Was passiert, wenn eine E-Rechnung formal fehlerhaft ist?
• Wann gilt eine Rechnung überhaupt als „elektronisch“ im Sinne des Gesetzes?
• Und wie muss die Aufbewahrung technisch erfolgen?

Genau diese Fragen beantwortet das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – und ergänzt damit den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) um wesentliche Punkte.

Drei Fehlerklassen: Wenn die E-Rechnung nicht ganz rund läuft

1. Formatfehler

Liegt ein Formatfehler vor, ist die Datei technisch nicht konform – etwa, weil sie nicht den zulässigen Syntaxen entspricht oder keine vollständige Extraktion der Pflichtfelder ermöglicht.
Folge: Es handelt sich nicht um eine E-Rechnung, sondern nur um eine sonstige Rechnung.

2. Geschäftsregelfehler

Hier liegt der Fehler in der Logik oder Struktur: Zum Beispiel fehlt ein Pflichtfeld oder eine Regel des verwendeten Formats (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) wurde verletzt.
Folge: Die Rechnung bleibt grundsätzlich eine E-Rechnung, ist aber technisch fehlerhaft und sollte korrigiert werden.

3. Inhaltsfehler

Diese Fehler betreffen die steuerlich relevanten Angaben – etwa den falschen Steuersatz, unklare Leistungsbeschreibungen oder ein falsches Leistungsdatum.
Folge: Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn die Pflichtangaben nach § 14 UStG nicht stimmen.

Diese Unterscheidung bringt erstmals Systematik in die bisher unübersichtliche Fehlerpraxis. Unternehmen können so klarer einschätzen, wann eine Korrektur nötig ist und welche Folgen ein bestimmter Mangel hat.

Empfangspflicht ab 2025 – Ausstellungspflicht gestaffelt

Ein häufiger Irrtum: Die E-Rechnungspflicht beginnt nicht für alle Unternehmen gleichzeitig.

• Empfangspflicht:
  Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig davon, ob sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen.
• Ausstellungspflicht:
  Die Einführung erfolgt gestaffelt bis 2028, abhängig von Umsatzgrößen und bisherigen Prozessen. Wer will, darf schon früher komplett umstellen – das BMF empfiehlt dies ausdrücklich, um Testphasen und Validierungsläufe zu nutzen.

Was zählt wirklich als E-Rechnung?

Das BMF betont erneut: Eine echte E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,
• übermittelt und empfangen werden kann und
• eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF per E-Mail erfüllt diese Anforderungen nicht.
Zulässig sind dagegen formalisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2.0.

Bei hybriden Formaten (XML + PDF) gilt: Der strukturierte Teil ist maßgeblich. Weichen Daten voneinander ab, zählt immer die maschinenlesbare Version.

Aufbewahrungspflicht: Der strukturierte Teil ist entscheidend

Auch bei der Archivierung bringt das neue Schreiben Klarheit:
Unternehmen müssen künftig mindestens den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung unverändert und maschinenlesbar aufbewahren.

Eine reine PDF-Ablage reicht also nicht mehr aus.
Diese Pflicht gilt unabhängig vom Digitalisierungsstand des Unternehmens. Wichtig bleibt die Dokumentation nach GoBD – also nachvollziehbare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Änderungsprotokolle.

Was bedeutet das für Unternehmen konkret?

Mit dem neuen Schreiben stellt das BMF klar: Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern auch eine Frage der Prozessqualität.

Empfehlungen aus der Praxis

1. Technische Voraussetzungen schaffen
   Prüfen Sie, ob Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem strukturierte Formate erzeugen und empfangen kann.
2. Validierungsprozesse etablieren
   Setzen Sie Software oder interne Prüfmechanismen ein, um Format- und Geschäftsregelfehler automatisch zu erkennen.
3. Fehlerhandling definieren
   Legen Sie fest, wie Sie mit Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern umgehen – wer prüft, wer korrigiert, wer kommuniziert.
4. Archivierung überdenken
   Stellen Sie sicher, dass der strukturierte Teil jeder E-Rechnung unverändert, sicher und nachvollziehbar gespeichert wird.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern
   Stimmen Sie sich frühzeitig mit Lieferanten, Mandanten oder Dienstleistern ab, welche Formate genutzt werden und wie die Übertragung erfolgt.

Unsere Einschätzung: Die E-Rechnung ist Pflicht – und Chance zugleich

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 markiert den nächsten großen Schritt hin zur flächendeckenden Digitalisierung der Rechnungsprozesse.

Mit den Fehlerklassen, den Validierungsanforderungen und den klareren Archivierungsvorgaben wird deutlich:
Die Verwaltung legt Wert auf Struktur, Nachvollziehbarkeit und technische Prüfbarkeit.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Wer 2025 noch mit PDF-Rechnungen arbeitet, sollte zügig umstellen.
• Wer seine Prozesse frühzeitig auf Validierung und Qualität ausrichtet, spart Zeit, Geld und Ärger mit der Finanzverwaltung.

Oder kurz gesagt: Die E-Rechnung ist Pflicht – aber auch Chance auf effizientere Abläufe, weniger Fehler und mehr Transparenz. Steuerberater Lars Rinkewitz steht Ihnen für Fragen zur Verfügung.