2. April 2025
Problem bei E-Rechnungen: Warum bei ZUGFeRD-Rechnungen nur der XML-Datensatz zählt
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
- PDF und XML: Welche Informationen weichen häufig voneinander ab?
- ZUGFeRD-Rechnungen: Wie ist die aktuelle Rechtslage?
- Bei ZUGFeRD zählt nur XML: Was sind die Herausforderungen in der Praxis?
- Wie Sie als Unternehmen auf Nummer sicher gehen
- Wie Sie steuerliche Nachteile vermeiden: Unsere Einschätzung
Achtung bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format: Stimmen PDF und XML nicht überein, drohen steuerliche Nachteile. Warum es wichtig ist, sich bei der Prüfung von ZUGFeRD-Rechnungen auf die XML-Daten zu konzentrieren und nicht auf den Sichtbeleg, beantworten wir in diesem Beitrag.
Effizientere Workflows bis hin zur vereinfachten Archivierung: Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile. Ein beliebtes Format für elektronische Rechnungen ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das eine visuelle Darstellung als PDF-Datei sowie einen maschinenlesbaren XML-Datensatz enthält. Genau hier lauert ein häufig unterschätztes Risiko: Wenn die XML-Daten von den Angaben im PDF abweichen, kann dies schwerwiegende steuerliche Konsequenzen haben.
Warum es wichtig ist, sich bei der Prüfung von ZUGFeRD-Rechnungen auf die XML-Daten zu konzentrieren, welche Risiken durch abweichende Daten entstehen und wie Sie in Ihrem Unternehmen die Prozesse optimieren können, um steuerliche Nachteile zu vermeiden, beantworten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride elektronische Rechnung, die aus zwei Komponenten besteht:
- Der PDF/A-3-Datei: Diese dient als menschenlesbarer Beleg und ermöglicht es, die Rechnung in üblicher Form zu betrachten und auszudrucken.
- Der eingebetteten XML-Datei: Diese enthält die strukturierten Rechnungsdaten in einem standardisierten Format und ist für die maschinelle Verarbeitung vorgesehen.
Das ZUGFeRD-Format bietet Ihnen für Ihr Unternehmen eine flexible Lösung für den Austausch elektronischer Rechnungen. Es eignet sich sowohl für papierbasierte als auch für vollautomatische digitale Prozesse. Besonders im steuerlichen Kontext gilt jedoch: Maßgeblich für den Vorsteuerabzug ist ausschließlich der XML-Datensatz. Abweichungen oder fehlende Angaben in der XML-Datei können dazu führen, dass die Rechnung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird und der Vorsteuerabzug verloren geht.
PDF und XML: Welche Informationen weichen häufig voneinander ab?
Ein häufiges Problem bei ZUGFeRD-Rechnungen besteht darin, dass die Informationen im sichtbaren PDF-Beleg und der eingebetteten XML-Datei nicht identisch sind. Diese Abweichungen äußern sich auf verschiedene Weise, zum Beispiel:
- Unterschiede in den Rechnungsbeträgen
- Abweichungen bei der Umsatzsteuer
- Fehlende oder falsche Angaben zu Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Unterschiedliche Rechnungsnummern oder Kundendaten
- Im XML-Datensatz sind nicht alle Rechnungspflichtangaben gemäß §§ 14 Abs. 4 i. V. m. 14a Abs. 5 UStG enthalten.
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass der PDF-Sichtbeleg zwar alle Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug enthält, diese jedoch im XML-Datensatz fehlen oder fehlerhaft sind. Das Problem: Für den Vorsteuerabzug sind allein die XML-Daten entscheidend.
ZUGFeRD-Rechnungen: Wie ist die aktuelle Rechtslage?
Die Problematik abweichender Daten gewinnt an Bedeutung, insbesondere mit der zunehmenden Verbreitung der elektronischen Rechnungspflicht. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt, dass für die steuerliche Anerkennung einer ZUGFeRD-Rechnung ausschließlich die XML-Daten herangezogen werden dürfen. Dies bedeutet, dass Unternehmen sich nicht auf den Sichtbeleg verlassen können, sondern stets die XML-Daten überprüfen müssen.
Bei ZUGFeRD zählt nur XML: Was sind die Herausforderungen in der Praxis?
Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten, müssen sicherstellen, dass die XML-Daten fehlerfrei und vollständig sind. Viele Buchhaltungssysteme und digitale Plattformen bieten aktuell keine Möglichkeit, den XML-Datensatz direkt zu prüfen. So müssen Unternehmen externe Viewer und/oder zusätzliche Prüfprozesse einführen – ein umständlicher und unwirtschaftlicher Zusatzaufwand.
Wie Sie als Unternehmen auf Nummer sicher gehen
Um Risiken zu minimieren und eine reibungslose Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen zu gewährleisten, sollten Sie für Ihr Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Automatische Prüfung des XML-Datensatzes: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungsverarbeitungssoftware die XML-Daten ausliest und auf Vollständigkeit sowie Übereinstimmung mit den steuerlichen Anforderungen prüft.
- Schulung der Mitarbeiter:innen: Da der PDF-Sichtbeleg nicht maßgeblich ist, sollten Buchhaltungs- und Steuerabteilungen darauf geschult werden, ausschließlich auf die XML-Daten zuzugreifen und diese korrekt interpretieren.
- Technische Lösungen nutzen: Falls die genutzte Software keine XML-Analyse ermöglicht, sollten Unternehmen auf spezialisierte Tools oder externe Viewer zurückgreifen. Langfristig ist jedoch die Integration einer direkten XML-Ansicht in Buchhaltungsprogrammen wie DUO anzustreben.
- Rechnungsprüfung standardisieren: Unternehmen sollten ihre Prozesse so gestalten, dass die Prüfung des XML-Datensatzes fester Bestandteil der Rechnungsverarbeitung ist – etwa durch definierte Workflows oder Checklisten.
Wie Sie steuerliche Nachteile vermeiden: Unsere Einschätzung
Die Hybridstruktur von ZUGFeRD-Rechnungen bietet Ihnen viele Vorteile, birgt jedoch auch Risiken, insbesondere wenn PDF-Darstellung und XML-Daten voneinander abweichen. Da für den Vorsteuerabzug ausschließlich der XML-Datensatz relevant ist, müssen Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Letzterer vollständig und korrekt ist. Eine automatisierte und transparente Prüfungsmöglichkeit innerhalb der Buchhaltungssoftware ist essenziell, um unnötige Prozessschritte und steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Die beschriebenen Probleme bei den ZUGFeRD-Rechnungen führen unweigerlich zu der Frage, ob sich in Zukunft die reinen XML-Rechnungen (z.B. XRechnungen) sich durchsetzen werden. Es wird spannend sein, die zukünftige Entwicklung zu beobachten.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnungen, insbesondere zum ZUGFeRD-Standard? Unsere Steuerberater:innen beraten Sie gern. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.
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