Alle Infos zum Handelsregister in Deutschland: Register-Serie Teil 3

Im dritten Teil unserer Serie über die Register in Deutschland erhalten Sie alle Infos zum Handelsregister in Deutschland. In den vorherigen Teilen haben wir das Unternehmensregister und den Bundesanzeiger beschrieben. 

Nun stellen wir Ihnen alle Infos zum Handelsregister in Deutschland zusammen. Sie erfahren, was das Handelsregister genau ist, was es beinhaltet, wie es aufgebaut ist und wieso es für Sie nützlich ist.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein vom Amtsgericht geführtes öffentliches Verzeichnis, das im Rahmen des Registerrechts Eintragungen über die angemeldeten Kaufleute führt.

Die Eintragung ins Handelsregister ist mit einem Kostenaufwand von etwa 200-300 Euro verbunden, bei größeren Unternehmen mit mehreren Gesellschafter:innen und einem höheren Geschäftskapital sind es bis zu etwa 700 Euro. Sollten Sie eine UG (haftungsbeschränkt) mithilfe eines Musterprotokolls gründen, ist der Handelsregistereintrag verbilligt.

Wieso gibt es das Handelsregister?

Der Hauptgrund für die Notwendigkeit der Eintragung im Handelsregister liegt im Grundsatz eines offenen und transparenten Rechtsverkehrs, gerade weil ein Gewerbe viele (zum Beispiel steuerrechtliche) Vorteile für die Kaufleute und Unternehmen mit sich bringt. Das Handelsregister soll eine Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion erfüllen. Potenzielle Geschäftspartner haben durch das Handelsregister stets die Möglichkeit, sich im Vorfeld einer Zusammenarbeit über alle relevanten wirtschaftlichen Eckdaten eines Unternehmens zu informieren. Umgekehrt können sich Kaufleute Dritten gegenüber durch den Hinweis auf eine erfolgte Eintragung in das Handelsregister legitimieren.

Das Handelsregister genießt öffentlichen Glauben. Das heißt, es herrscht ein allgemeines Vertrauen in die Richtigkeit der Eintragungen vor.

Der Inhalt des Handelsregisters

Typischerweise enthält das Handelsregister unter anderem Informationen über Firma des Kaufmanns, Sitz des Unternehmens, Niederlassung und Zweigniederlassungen, den Gegenstand des Unternehmens (bei Kapitalgesellschaften), vertretungsberechtigte Personen (zum Beispiel Geschäftsführer, Inhaber), die Rechtsform des Unternehmens sowie das Grund- oder Stammkapital und den Namen des Geschäftsinhabers.

Der Aufbau des Handelsregister

Die Handelsregister werden entweder von Gerichten oder von gesonderten Ämtern geführt.

Das Deutsche Handelsregister besteht aus den Abteilungen A (HRA) und B (HRB):

• Abteilung A betrifft die Einzelkaufleute (e.K.) und die Personengesellschaften des Handelsrechts (OHG, KG) mit Ausnahme der stillen Gesellschaft sowie die juristischen Personen des öffentlichen Rechts.
• Abteilung B ist für die Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, KGaA, VVaG) verantwortlich.

Einzelheiten regelt die Handelsregisterverordnung (HRV).

In dem Handelsregister unter „Gemeinsames Registerportal der Länder“ findet man neben den Abschnitten A und B auch die Abschnitte Genossenschaftsregister (GnR), Partnerschaftsregister (PR) und das Vereinsregister (VR).

Wie kann man sich ins Handelsregister eintragen?

Eine Handelsregistereintragung läuft über einen Notar. Dieser beglaubigt die Anmeldung. Der Notar übernimmt dabei alle notwendigen Formalitäten. In der Regel müssen Sie folgende Angaben machen:

• Firma
• Sitz und eventuelle Niederlassungen oder Zweigniederlassungen
• Unternehmenszweck
• vertretungsberechtigte Personen und welche Vertretungsbefugnisse diese jeweils haben
• Rechtsform
• Grund- und Stammkapital
  

Änderungen an den veröffentlichten Daten, wie Eröffnung einer Niederlassung, Abmeldung des Unternehmens, personelle Veränderungen im Vorstand einer AG, Änderung der Satzung oder Änderung des Stammkapitals, müssen Sie ebenfalls melden. Wer es versäumt, etwas korrekt ins Register einzutragen, muss mit Zwangsgeldern rechnen.

Die einzureichenden Unterlagen müssen Sie im Original und unterschrieben vorlegen. Ein Notar bestätigt daher per notarieller Beglaubigung, dass alle Personalien stimmen und dass die Unterschrift auf der notariellen Urkunde tatsächlich von der jeweiligen Person stammt.

Handelsregistereintragungen werden elektronisch vorgenommen. Der Notar scannt die beurkundeten Unterlagen und reicht diese beim zuständigen Amtsgericht elektronisch ein.

Wie lange dauert die Eintragung ins Handelsregister?

Eine Eintragung erfolgt in der Regel nach etwa zwei Wochen. Dieses ist jeweils abhängig vom zuständigen Amtsgericht und dessen Auslastung. Dementsprechend variiert die Dauer. Von außen hat man dabei leider wenig Einflussmöglichkeiten.

Ab wann ist der Eintrag ins Handelsregister Pflicht?

Jedes Unternehmen, für das ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ erforderlich ist, muss auch im Handelsregister eingetragen sein.

In das Handelsregister wird nicht alles eingetragen, was für den Rechts- und Handelsverkehr bedeutsam ist. Eintragungspflichtig sind die im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG) sowie GmbH-Gesetz (GmbHG) aufgezählten Tatsachen oder Rechtsverhältnisse.

Die am Handelsverkehr Beteiligten trifft daher ein gesetzlicher Zwang, diese Tatsachen eintragen zu lassen. Diese Eintragungspflicht kann gegebenenfalls mit Zwangsgeldern (§ 14 HGB) von Amts wegen durchgesetzt werden. Eintragungspflichtig sind beispielsweise:

• Firma des Kaufmanns
• Unternehmensgegenstand
• Satzung/Gesellschaftsvertrag
• Auflösung/Liquidation
• Prokura
• Geschäftsführer/Vorstand
• Kapitalerhöhungen/-herabsetzungen
• Sitz inkl. Verlegung
• persönlich haftende Gesellschafter
• Beherrschungsverträge
• Gewinnabführungsverträge
  

Einzelkaufleute, also Einzelunternehmer mit einem in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, müssen sich im Regelfall ebenfalls im Handelsregister eintragen lassen.

Ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb vorliegt, hängt vom Jahresumsatz oder der Anzahl der Geschäftsvorgänge ab. Als Schwellenwert für den Umsatz werden generell mehrere 100.000 Euro angesetzt. Eine gesetzliche Definition dafür existiert allerdings nicht. Daher ist das Gesamtbild eines Unternehmens stets entscheidend. Maßgebliche Kriterien könnten sein:

• Angebot einer Vielzahl von Erzeugnissen und Leistungen
• Teilnahme am Wechselverkehr
• grenzüberschreitende Tätigkeit
• Größe, Zahl und Organisation der Betriebsstätten
• Jahresumsatz über 250.000 Euro
• Anzahl und Funktion der Mitarbeiter (mehr als fünf)
  

Grundsätzlich geht es um die Umstände des konkreten Einzelfalles. Der Umsatz kann beispielsweise kein einfaches Entscheidungskriterium sein. Trotz hoher Umsätze können einfach strukturierte Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsbeziehungen nicht als Kaufleute eingestuft werden. Wenn Sie Fragen zur Einstufung haben, sprechen Sie uns gerne an.

Infos zur Handelsregisterverordnung

Die Handelsregisterverordnung (HRV) regelt in Deutschland die Einrichtung und Führung des Handelsregisters, das gemäß einer EG-Richtlinie seit 2007 elektronisch geführt wird.

Diese Handelsregisterverordnung bildet die verfahrensrechtliche Grundlage für das Handelsregister. Eintragungen in das Handelsregister genießen einen umfassenden Verkehrs- und Vertrauensschutz.

Handelsregisterauszug beim Handelsregister erhalten

Einen Handelsregisterauszug können Sie online beim Handelsregister (www.handelsregister.de) herunterladen. Der Zugang zum Handelsregister ist nicht beschränkt und jeder kann ohne nähere Begründung einer bestimmten Firma einen Handelsregisterauszug online anfordern. Unter der angegebenen URL gelangen Sie zum gemeinsamen Registerportal der Länder und können dort alle relevanten Daten und Informationen abrufen. Seit August 2022 können Sie sämtliche Auszüge kostenlos aus dem Handelsregister herunterladen.

Mit einem aktuellen Handelsregisterauszug erhalten Sie unter anderem die dort abgespeicherten Informationen. Mit diesen Informationen liefert der aktuelle Handelsregisterauszug wichtige Details für eine Bestandsaufnahme eines Unternehmens. Darüber hinaus gibt er Aufschluss über wichtige Informationen zu dessen Hintergrund. Daher ist es bei Eigenauskünften zu Kredit- oder Vertragsunterlagen sinnvoll, einen aktuellen Auszug aus diesem Register zu verwenden.

Der Chronologische Handelsregisterauszug hingegen ist in tabellarischer Form gegliedert und bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über das Unternehmen. Der Chronologische Handelsregisterauszug stellt ab der Umstellung auf die elektronische Registerführung sämtliche Daten in zeitlicher Reihenfolge dar. Dies umfasst sowohl die aktuellen als auch die besonders gekennzeichneten gegenstandslosen Eintragungen.

Der Historische Handelsregisterauszug umfasst ab der Gründung des Unternehmens alle Informationen. Er reicht bis zum Zeitpunkt der Umstellung von Papierform auf die elektronische Registerführung zurück. Der Historische Handelsregisterauszug ist eine digitale Abschrift von alten Einträgen, die im Original auf Papier vorhanden sind.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns!