Digitalisierung kaufmännischer Prozesse und HR-Verwaltung mit Ecovis und Personio

Wussten Sie, dass es in den letzten drei Jahren unzählige Gesetzesänderungen und Anpassungen im Sozialversicherungsrecht gegeben hat? Oder dass die gesetzlichen Anforderungen an die Datenübermittlung und Archivierung neu geregelt wurden?

Jetzt noch den Überblick zu behalten, wird immer komplizierter. Um kaufmännische Prozesse und die HR-Verwaltung auf höchstem Niveau abzuwickeln, benötigen Sie einen digitalen Prozess, der Ihnen viel Arbeit abnimmt und Sie vor bösen Überraschungen bewahrt. Und noch wichtiger ist ein verlässlicher Partner an Ihrer Seite. Partner wie Ecovis und Personio. Zu Beginn sollten wir uns die wichtigsten Punkte vor Augen führen, die Arbeitgeber:innen bei der Gehaltsabrechnung beachten müssen.

Auf diese drei Punkte müssen Arbeitgeber:innen bei der Gehaltsabrechnung achten

1. Als Arbeitgeber:in müssen Sie bei monatlichen Gehaltsabrechnungen viele Regelungen aus dem Steuer-, Arbeits- und Sozialrecht auf dem Schirm haben. Häufige Gesetzesänderungen machen diesen Schritt im Berufsalltag aber zu einer echten Herausforderung. Dennoch wünschen Ihre Mitarbeiter:innen eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung.
2. Außerdem müssen Arbeitgeber:innen sicherstellen, dass die Steuern und Sozialabgaben zutreffend angemeldet und abgeführt werden, damit Lohn- oder Sozialversicherungsprüfungen nicht zu bösen Überraschungen führen.
3. Zusätzlich sind Sie als Arbeitgeber:in für die Datenübermittlung, Datensicherheit oder Datenarchivierung zuständig.

Ecovis und Personio – diese Kooperation lohnt sich für Sie!

Was genau macht Personio? Personio bietet Ihnen eine umfassende Personalsoftware zur Automatisierung und Vereinfachung Ihrer HR-Prozesse. Recruiting, Onboarding, Stammdatenpflege und Personalverwaltung integriert in ein digitales Tool. Lohn- und Gehaltsabrechnungen über Ecovis sind dabei inkludiert. Durch die Kooperation mit der DATEV ist die Qualität der Schnittstellen langfristig gewährleistet.

Welchen Part übernimmt Ecovis für Sie?

● Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
● Führung der Jahreslohnkonten
● und die Erfüllung Ihrer gesetzlichen Meldepflichten

Warum sucht Ecovis die Kooperation mit dem digitalen Dienstleister Personio?

Thomas von Ecovis: Für unser eigenes Unternehmen haben wir eine HR-Verwaltungssoftware gesucht. Diese soll Prozesse voll digitalisieren und natürlich auch vereinfachen. Darüber hinaus braucht die Software Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung und soll für unsere Mitarbeiter:innen intuitiv benutzbar sein. Nicht gerade wenig Anforderungen, die der digitale Dienstleister Personio aber alle erfüllt. Da Ecovis auch für seine Mandanten:innen stets nach Lösungen zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse sucht haben wir die Kooperation angestrebt.

Welche Situation im Lohnbuchhaltungsalltag macht einen effizienteren digitalen Prozess sinnvoll?

Thomas von Ecovis: Das Austauschen von Excel-Listen, E-Mails und Fragebögen in der Lohnbuchhaltung ist ineffektiv. Eine digitale Lösung mit entsprechenden Schnittstellen macht wesentlich mehr Sinn! So spart man Zeit, Kosten und Nerven.

Welche Hürden gab es bei der digitalen Lohnbuchhaltungs-Software und was stand im Anforderungsbuch?

Carolin von Personio: Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) verwalten ihre Personaldaten und -prozesse von der Einstellung über Personalakten bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung noch über Excel-Listen und E-Mails. Personio wurde gegründet, um europäischen KMUs eine ganzheitliche, digitale HR-Software zu bieten. Das Resultat ist: Mehr Produktivität im Personalbereich durch zentral verfügbare Daten, hohe Nutzerfreundlichkeit und automatisierte Prozesse.

Welche Punkte sollen Unternehmer:innen und Unternehmen von einer digitalen HR-Software überzeugen?

Carolin von Personio: Eine gute HR Lösung bietet eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. So ist von vornherein eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeiter:innen, Teamleiter:innen und Personaler:innen sichergestellt. Außerdem ist die permanente Verfügbarkeit über die Cloud wichtig, ohne beim Thema Datenschutz kürzer zu treten – das lässt sich durch Rechenzentren in Deutschland und unter europäischen Datenschutzauflagen gewährleisten. Die Lösung sollte schnell und unkompliziert zu implementieren sein und die Möglichkeit bieten, andere Systeme problemlos anzubinden (durch Integrationen oder eine offene API).

Thomas von Ecovis: Wichtig ist eine digitale Lohnbuchhaltung ohne Kommunikationsprobleme, die effiziente Prozesse für Personaler:innen bietet. Lohnabrechnungen mit höchster Qualität – sichergestellt durch Steuerberater:innen auf qualitativ höchstem Niveau.

Wie groß ist der Umstellungsaufwand auf eine digitale HR-Software?

Carolin von Personio: Durchschnittlich haben unsere Kunden Personio in ca. vier Wochen vollständig implementiert. Gemeinsam mit einem persönlichen Implementation-Manager lernen Sie alle Funktionalitäten von Personio kennen und erhalten Unterstützung bei der Migration aller Mitarbeiterdaten.

Thomas von Ecovis: Sofern die Lohnbuchhaltung bereits unter Nutzung der DATEV Softwarelösungen erfolgt, ist die Umstellung jederzeit problemlos, sozusagen auf Knopfdruck, möglich. Ein Wechsel von anderen Dienstleistern zur DATEV ist im Rahmen unseres Migrationsservices jederzeit realisierbar.

Digitale Lohnbuchhaltung: Welche Vorteile habe ich?

1. Weniger Aufwand! Sparen Sie sich die gesonderte Erfassung und das Aufbereiten von Datensätzen – wir übernehmen die Daten selbst aus Personio.
2. Nur ein Account! Auswertungen und Lohnabrechnungen/Payroll werden Ihnen direkt in Personio bereitgestellt.
3. Verkürzung des Abrechnungsprozesses! Wir nutzen digitale Schnittstellen und automatisieren Ihre Prozesse.
4. Ein gutes Gefühl! Sie haben die Gewissheit, stets alle gesetzlichen Erfordernisse zu erfüllen.

Sie wünschen weitere Informationen? Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir Ihnen einen kleinen Flyer erstellt, den Sie hier herunterladen können. Das gemeinsame Dienstleistungsportfolio zwischen Ecovis und Personio gebündelt und für Sie zusammengefasst.

Jetzt sind Sie dran. Digitalisieren Sie kaufmännische Prozesse und betreiben Sie HR-Verwaltung auf höchstem Niveau.

Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann rufen Sie uns gerne an.

Über Carolin Leonsteyn

Carolin Leonsteyn leitet das Team Payroll Operations und Partnerships bei Personio. Dies beinhaltet die Kooperation mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern in ganz Deutschland im Rahmen des Personio Partnerprogramms für Kanzleien.