Dokumentation der Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation

Sie müssen laut Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation erstellen. Im Folgenden geht es um Verfahrensdokumentation und Dokumentation der Kassenführung.

Bereits in einem Gastbeitrag für taxdoo hatten wir darauf verwiesen, dass eine Verfahrensdokumentation nicht nur lästige Pflicht ist. Vielmehr ergeben sich daraus auch Chancen auf eine detaillierte Analyse der Prozesse und die Aufdeckung etwaiger geschäftlicher Risiken. Einen Link zu unserem Gastbeitrag finden Sie weiter unten.

Dokumentation der Kassenführung: Grundlagen

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme wie zum Beispiel elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter. Diese Systeme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme.

Eine „Registrierkassenpflicht“ besteht nicht. Es ist auch zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen. Allerdings sind hier die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung recht hoch.

Die Kassenführung soll gemäß den von der Finanzverwaltung erlassenen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet.

Eine Kassendokumentaion wie auch eine Verfahrensdokumentation, besteht aus folgenden, ggf. bereits bei Ihnen vorliegenden Dokumentationen: Arbeitsanweisungen, Organisationsanweisungen, Anwenderdokumentationen, Systembeschreibungen, Prozessdiagrammen, Workflowbeschreibungen etc.

Dokumentation der Kassenführung: Pflicht richterlich bestätigt

Neben der üblichen Verfahrensdokumentation ist auch die Dokumentation der Kassenführung verpflichtend. Das ist mittlerweile richterlich bestätigt (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 25.03.2015 mit dem Az. X R 20/13).

Dokumentation der Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation: Was müssen Unternehmer dokumentieren?

Im Rahmen einer Kassennachschau müssen Sie alle Unterlagen zur Kassenführung vorlegen können. Dazu gehören Einrichtungs-, Programmier- und Kassierprotolle ebenso wie Bedienungsanleitungen und alle zum Kassensystem gehörenden Unterlagen. Insbesondere bei bargeldintensiven Geschäften ist höchste Sorgfalt geboten.

Aktuell wichtige Fristen zur Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation

Insbesondere im Rahmen der gesenkten Umsatzsteuersätze seit dem 1. Juli 2020 sollten Sie alle entsprechenden Umstellungsvorgänge akribisch dokumentieren.

Gleiches gilt für die nach jetzigem Stand für den 1. Januar 2021 geplante Wiederanhebung der Umsatzsteuersätze. Dokumentieren Sie auch hier jeden Umstellungsvorgang.

Konsequenzen bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation der Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation

Eine Kassendokumentation ist eine notwendige Grundlage für die Beweiskraft einer manuellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie den damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein. So können Aberkennung von Betriebsausgaben, Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, Zwangsmittel, Bußgelder und Steuerstrafverfahren auf Sie zukommen.

Weiterführende Informationen zur Dokumentation der Kassenführung als Teil der Verfahrensdokumentation

Wir hatten bereits in der Vergangenheit einige Blogbeiträge veröffentlicht, in denen die Kassenführung und Kassendokumentationen Thema waren. Auf einige Inhalte wollen wir an dieser Stelle noch einmal verweisen:

• Aufbewahrungspflichten – auch für Kassenunterlagen 
• Einrichtung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung – Einrichtung und Nutzung müssen dokumentiert werden 
• Kassenführung – Was ist zu beachten? 

Unser Gastbeitrag zur Verfahrensdokumentation

Anfang der Woche haben wir für unsere Partner von taxdoo einen ausführlichen Gastbeitrag zur Verfahrensdokumentation veröffentlicht. Es geht darum, was genau der Prozess erfasst und welche Chancen er bietet.

Den Beitrag finden Sie auf dem taxdoo-Blog:

Verfahrensdokumentation – viel mehr als die Erfüllung einer Verpflichtung durch die Finanzverwaltung