Effiziente Personalstammdatenerfassung mit Fastdocs
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20. April 2023

Effiziente Personalstammdatenerfassung mit Fastdocs

Wir als digitale Kanzlei nutzen jede Möglichkeit, unsere Geschäftsprozesse effizient und schnell zu gestalten. Dafür machen wir uns in den verschiedensten Fachrichtungen digitale Tools zunutze. Im Bereich Personalverwaltung setzen wir für eine optimale Umsetzung unserer Digitalisierungsstrategie bereits seit Längerem auf die Lösungen von Fastdocs.

Herausforderungen bei der Erfassung von Personalstammdaten

Nachdem Sie das perfekte berufliche Match gefunden haben, müssen Sie neben der Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitenden in das Tagesgeschäft gleichzeitig auch den bürokratischen Anforderungen gerecht werden. Etwa die Aufnahme der Personalstammdaten, damit auch die Lohnabrechnungen korrekt erstellt werden können. Dieser Prozess ist oftmals überdurchschnittlich mühsam und zeitaufwendig, zudem auch durch eine eventuell unleserliche oder unvollständige Abgabe der Daten besonders fehleranfällig. Dies kann sowohl beim Sachbearbeitenden als auch bei der Mandantin oder beim Mandanten zur Frustration führen, wenn sich der Prozess in die Läge zieht und im schlimmsten Fall sogar Fristen nicht eingehalten werden können.

Fastdocs’ Lösung zur Vereinfachung des Erfassungsprozesses

Das Unternehmen aus Haan hat genau dieses Problem erkannt und daran angesetzt. Aus den eigenen Erfahrungen aus einer Steuerberatungskanzlei heraus hat Fastdocs eine Lösung entwickelt, die den Erfassungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch vereinfacht. Dies bietet sowohl Mandantenseitig als auch für den Sachbearbeitenden eine enorme Zeitersparnis.

Unterstützung bei der Dateneingabe

Die Schwierigkeiten der vollständigen und richtigen Erfassung der Daten liegt oftmals darin, dass die Arbeitnehmenden verunsichert sind, welche Daten genau gefragt sind. Mit der Unterstützung von Hilfetexten bei der Eingabe der Daten bietet Fastdocs den entsprechenden Support, um eindeutig zu zeigen, was gefordert wird. 

Prüfung und Plausibilisierung der Daten mit Fastdocs

Bereits während der Eingabe der Daten in die Fastdocs Formulare werden diese validiert, um eine Korrektheit und Vollständigkeit sicherzustellen. Sobald die Daten geprüft wurden, stehen alle erfassten Daten am Ende des Prozesses in einem vollständigen Personalstammdatenblatt als herunterladbares PDF zur Verfügung. Im Anschluss daran wird es automatisch an alle relevanten Personen dieses Prozesses versandt. 

Zeitersparnis durch automatisierte Personalstammdatenerfassung

Mit Fastdocs entfällt für den Sachbearbeitenden des Lohnmandats die aufwendige Personalstammdatenerfassung, welche circa 25 Minuten Zeitersparnis im Vergleich zum analogen Verfahren generiert. Wir von ECOVIS NRW arbeiten mit den DATEV Programmen und seit April 2023 darf sich auch Fastdocs zu den DATEV-Partnern zählen. Im Detail bedeutet das, dass Fastdocs als DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner direkt mit den DATEV Programmen verbunden ist. Dadurch können alle Personalstammdaten fließend an das DATEV Rechenzentrum übergeben werden, um sofort mit den Gehaltsabrechnungen beginnen zu können.

Fastdocs: Hinweise auf Besonderheiten bei der Lohnabrechnung

Einen weiteren hilfreichen Nutzen schafft das intuitive Tool von Fastdocs durch die smarte Validierung der Stammdaten. Das heißt: Sobald die Daten in die DATEV-Lohnabrechnungs-Lösungen übernommen wurden, weist Fastdocs direkt auf Besonderheiten hin, die bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu beachten sind. Das könnte unter anderem ein Hinweis auf die Prüfung des Beitragszuschlags für Kinderlose sein, da der/die Mitarbeiter/in Kinder hat.

Intelligente Formulare für unterschiedliche Anstellungsverhältnisse

Für verschiedene Anstellungsverhältnisse gibt es logischerweise auch unterschiedliche Ansprüche der Datenaufnahme. Ganz klar werden bei Festangestellten deutlich mehr personalrelevante Daten erhoben als beispielsweise bei Minijobbern. Diese Differenzierung wird bei den intelligenten Formularen von Fastdocs automatisch berücksichtigt. Schnell und einfach die entsprechende Art des Arbeitsverhältnisses auswählen und Fastdocs erledigt, unter Beachtung aller rechtlichen Regulatoren, den Rest.

Unsere Einschätzung

Der digitale Prozess nimmt Ihnen das lästige Abfragen von lohn- und gehaltsabrechnungsrelevanten Daten Ihrer neuen Mitarbeitenden vollständig ab. Sie müssen den Prozess lediglich anstoßen. Anschließend erhalten wir alle Daten automatisch von Fastdocs und können schnell und fehlerfrei Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen. Die zeitersparende Nutzung von Fastdocs ist allein deswegen schon von Vorteil, da keine Rückfragen durch die Kanzlei mehr von Ihnen beantwortet werden müssen. Sie gewinnen Zeit, um sich auf die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihre Geschäftsprozesse zu konzentrieren. Haben Sie noch Fragen oder möchten Sie die Lösungen für Ihr Unternehmen unverbindlich testen? Dann steht Ihnen das Team von Fastdocs (hier die URL verlinken) rund um Emmy Oettinger gerne zur Verfügung.

Emmy Oettinger, Fastdocs

Emmy Oettinger, Fastdocs

Bruno Höveler

COO, CTO, Partner, Steuerberater, Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V)

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