Kassenpflicht ab 2028: Was der Regierungsentwurf zum Kassengesetz für Ihr Unternehmen bedeutet

Zwei Umsatzgrenzen und digitale Kassenbons: das Zweite Kassengesetz im Überblick 

Aktualisiert am 30.09.2026. Dieser Beitrag hat zuvor den Referentenentwurf vom 5. August 2026 dargestellt. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf beschlossen und dabei mehrere Regelungen verändert. Der Beitrag gibt den Stand des Regierungsentwurfs wieder. Das sogenannte Zweite Kassengesetz ist noch nicht verabschiedet. 

Die Bundesregierung plant ab 2028 eine Pflicht zum Einsatz elektronischer Kassensysteme. Für Betriebe, die Bargeld annehmen, soll die Kassenpflicht in aller Regel erst dann greifen, wenn mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz und zugleich mindestens 12.000 Euro Bargeldumsatz im Kalenderjahr erreicht werden. Außerdem soll die Pflicht zum Papierbon durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden. Für einen möglichen Start der Kassenpflicht bereits zum 1. Januar 2028 kommt es nach dem Regierungsentwurf schon auf die Verhältnisse des Jahres 2026 an. 

Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf am 23. September 2026 beschlossen. Das Bundesfinanzministerium bezeichnet das Vorhaben als Zweites Kassengesetz. Geltendes Recht ist es damit noch nicht. 

Wer wäre von der Kassenpflicht betroffen? 

Der geplante § 146b AO erfasst Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, also land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler. Voraussetzung ist zunächst, dass die 100.000 Euro Umsatzgrenze im Kalenderjahr überschritten wird. 

Neu gegenüber dem Referentenentwurf ist eine zusätzliche Ausnahme für geringe Bargeldumsätze. Nach dem Gesetzeswortlaut fallen Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen und deren Umsatz mit Bargeld unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt, nicht unter die Kassenpflicht.

Für den Regelfall ergibt sich damit: 

• mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG und 
• mindestens 12.000 Euro Bargeldumsatz im Kalenderjahr. 

Wer Bargeld annimmt, aber beispielsweise nur 8.000 Euro Barumsatz erzielt, wäre nach dem Entwurf nicht kassenpflichtig, selbst wenn sein Gesamtumsatz deutlich über 100.000 Euro liegt. 

Wichtig ist die genaue Formulierung: Das Gesetz sagt „unter 12.000 Euro“. Bei genau 12.000 Euro Bargeldumsatz greift die Ausnahme nach dem Wortlaut nicht. Die amtliche BMF-Kommunikation spricht ebenfalls überwiegend von Barumsätzen unter 12.000 Euro. 

Was gilt bei vollständig bargeldlosen Betrieben? 

Hier ist der Entwurf nicht sauber formuliert. § 146b Abs. 1 Satz 2 AO-E erfasst ausdrücklich Steuerpflichtige, „die Barzahlungen annehmen“. Ein Unternehmen, das überhaupt kein Bargeld entgegennimmt, fällt nach dem reinen Wortlaut nicht unter diese Ausnahme. Die öffentliche Darstellung des BMF formuliert allgemeiner und bezeichnet Steuerpflichtige mit Barumsätzen unter 12.000 Euro als von der Kassenpflicht in Deutschland ausgenommen. 

Für vollständig bargeldlose Betriebe besteht deshalb eine unnötige Unklarheit zwischen Normtext und vereinfachender amtlicher Kommunikation. Diese sollte im weiteren Gesetzgebungsverfahren geklärt werden. 

Was bedeutet „Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro“? 

Der Gesetzentwurf zur Kassenpflicht verweist ausdrücklich auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG. 

Das ist keine handelsrechtliche oder ertragsteuerliche Umsatzgröße. § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG definiert den Gesamtumsatz als die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der ausgeführten steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Entscheidend ist deshalb grundsätzlich die Vereinnahmung des Entgelts und nicht allein der Zeitpunkt der Rechnungsstellung. 

Besonderheit: Verkauf von Anlagevermögen 

Hier steckt ein Detail, das für Betriebe nahe der Grenze erheblich werden kann. 

• 19 Abs. 2 Satz 2 UStG bestimmt eigentlich, dass Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes außer Ansatz bleiben. Der geplante § 146b AO verweist jedoch ausdrücklich nur auf § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG.

Das ist offenbar nicht ohne Bedeutung: Die Begründung des Regierungsentwurfs nennt ausdrücklich den Verkauf eines Betriebsgrundstücks des Anlagevermögens als Beispiel für ein einmaliges Ereignis, durch das die Umsatzgrenze überschritten werden kann und bei dem eine Härtebefreiung nach § 148 AO in Betracht kommen könnte. 

Nach der derzeitigen Entwurfssystematik spricht deshalb einiges dafür, dass solche einmaligen Anlagevermögensumsätze für die 100.000-Euro-Grenze grundsätzlich relevant sein können. Das sollte vor einer endgültigen Verabschiedung eindeutig geregelt werden.

Was müsste über die elektronische Kasse erfasst werden? 

Die Umsatzgrenze und der spätere Erfassungsumfang sind zwei unterschiedliche Fragen. 

Wenn eine Kassenpflicht besteht, sollen nach der Begründung des Regierungsentwurfs grundsätzlich sämtliche Barzahlungen sowie Zahlungen mit Debit- und Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden. Dies betrifft nicht nur Betriebseinnahmen, sondern auch Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten. Nicht über das Kassensystem laufen sollen danach Lastschriften und Überweisungen über ein Konto des/der Steuerpflichtigen. 

Das elektronische Aufzeichnungssystem muss den Anforderungen des § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung entsprechen und insbesondere mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE-Kasse) geschützt sein. 

Ab wann soll die Kassenpflicht gelten? 

Der Regierungsentwurf zum Kassengesetz enthält eine besondere Übergangsregel für den Start ab 2028. Für den Regelfall, in dem die maßgeblichen Voraussetzungen erstmals gemeinsam erfüllt werden, sieht die Systematik so aus: 

Wer die maßgeblichen Umsatzgrenzen bereits 2026 überschreitet, soll ab 1. Januar 2028 kassenpflichtig sein. Werden die Grenzen erstmals 2027 überschritten, soll die Kassenpflicht nach der allgemeinen Regel ab 1. Juli 2028 greifen. Bei einer erstmaligen Überschreitung ab 2028 beginnt die Pflicht grundsätzlich am 1. Juli des Folgejahres. Der Referentenentwurf hatte für die reguläre Folgejahresregel noch den 1. April vorgesehen. 

Eine gesonderte Meldung über das Überschreiten der Umsatzgrenze, wie sie noch im Referentenentwurf zum Kassengesetz geplant war, enthält der Regierungsentwurf nicht mehr. Davon zu unterscheiden ist die bereits bestehende Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO für elektronische Aufzeichnungssysteme. Ab 2028 soll zusätzlich auch ein Wechsel der TSE innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. 

Der Übergang ist noch nicht für jeden Grenzfall eindeutig 

• 146b Abs. 3 AO-E spricht im Singular von „der Umsatzgrenze“, während die Übergangsregelungen von „Umsatzgrenzen“ sprechen.

Das kann beispielsweise dann relevant werden, wenn ein Betrieb schon 2026 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, aber erst 2027 einen Bargeldumsatz von 12.000 Euro erreicht. Für solche Fälle lässt sich aus dem derzeitigen Entwurf nicht mit derselben Sicherheit ein Beginn ableiten wie für den normalen Fall, in dem die Voraussetzungen gleichzeitig eintreten. 

Wann endet die Kassenpflicht wieder? 

Nach dem Gesetzeswortlaut endet die Kassenpflicht mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen des § 146b Abs. 1 AO-E nicht erfüllt sind. Der Referentenentwurf hatte noch drei Jahre vorgesehen. 

Auch hier ist die Begründung allerdings nicht vollständig deckungsgleich mit dem Normtext. Sie beschreibt das Ende so, dass während zweier Jahre sowohl der Gesamtumsatz höchstens 100.000 Euro als auch der Barumsatz höchstens 12.000 Euro betragen müsse. Nach dem Wortlaut des Gesetzes könnte dagegen bereits das Wegfallen einer der Voraussetzungen genügen. Auch diese Frage sollte im Gesetzgebungsverfahren klarer gefasst werden. 

Papierbon soll durch elektronischen Beleg ersetzt werden 

Ab dem 1. Januar 2028 soll die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht (umgangssprachlich auch als Bonpflicht bezeichnet) durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Der Beleg muss danach in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden, etwa als digitaler Kassenbon. 

Welches konkrete Datenformat dafür verwendet werden muss, legt der Regierungsentwurf noch nicht fest. Beim Bereitstellungsweg soll Technologieoffenheit bestehen. Die Gesetzesbegründung nennt beispielsweise QR-Code, Download-Link, NFC, E-Mail und Kundenkonto. Die Kundschaft muss den elektronischen Beleg nicht tatsächlich entgegennehmen. Daneben bleibt der zivilrechtliche Quittungsanspruch nach § 368 BGB bestehen. Auf Verlangen ist weiterhin ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen. 

Für bestimmte Kassen mit Waagenfunktion sieht der Regierungsentwurf eine Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2032 vor, in der weiterhin Papierbelege ausgegeben werden können. Der entsprechende Übergangstatbestand enthält derzeit allerdings noch einen offensichtlich unzutreffenden Verweis auf § 146b Abs. 2 AO statt auf die Belegbereitstellungspflicht des § 146a Abs. 2 AO. 

Welche Ausnahmen sind geplant? 

Neben der gesetzlichen Härtefallregelung nach § 148 AO soll es eine eigene Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung geben. 

Wichtig: Bislang liegt hierzu nur ein Diskussionsentwurf vom 22. Juli 2026 vor. Das BMF erklärt ausdrücklich, dass das eigentliche Verordnungsverfahren erst nach Verkündung des Gesetzes eingeleitet und dann erneut eine Verbändeanhörung durchgeführt werden soll. 

Der Diskussionsentwurf sieht unter anderem Ausnahmen für bestimmte Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen vor. Außerdem enthält er Sonderregelungen für ausschließlich über bestimmte elektronische Schnittstellen oder Plattformen abgewickelte Geschäfte, EU-Taxameter, Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, temporäre und mobile Verkaufsstellen sowie Vertrauenskassen. Häufig ist die Ausnahme mit einer späteren elektronischen Nacherfassung verbunden.

Für steuerbegünstigte Körperschaften sieht der Diskussionsentwurf zu den Ausnahmen von der Kassenpflicht eine eigene Systematik vor: In die 100.000 Euro Umsatzgrenze sollen nur Zweckbetriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe einbezogen und die Grenze grundsätzlich je Betrieb gesondert geprüft werden. 

Gerade bei mehreren steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben eines Vereins bleibt allerdings eine Abstimmungsfrage: § 64 Abs. 2 AO behandelt mehrere wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, die keine Zweckbetriebe sind, grundsätzlich als einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Wie sich das zur gesonderten Betrachtung im Diskussionsentwurf verhalten soll, ist dort nicht ausdrücklich erläutert. 

Für bestimmte Plattformfälle sowie Leistungen außerhalb der Betriebsstätte soll die jeweilige Ausnahme zudem nur genutzt werden können, wenn sie dem Finanzamt vorher elektronisch mitgeteilt wurde. 

Kassen-Nachschau: Befugnisse und Zuständigkeiten sollen erweitert werden 

Der Regierungsentwurf erweitert die Zuständigkeit für Kassen-Nachschauen. Neben dem eigentlich zuständigen Finanzamt soll künftig auch eine Finanzbehörde prüfen können, in deren Bezirk der/die Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, Kassenaufzeichnungen führt oder einer Tätigkeit nachgeht, die entsprechende Aufzeichnungen nach sich zieht. 

Das ist insbesondere für Marktstände, Messen, Kirmesbetriebe und andere mobile Tätigkeiten relevant. Diese Unternehmen sollten organisatorisch sicherstellen, dass die für eine Nachschau erforderlichen Daten und Unterlagen auch außerhalb des Sitzfinanzamts kurzfristig zugänglich gemacht werden können. 

Welche Sanktionen sind geplant? 

Wer trotz bestehender Kassenpflicht kein vorgeschriebenes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, soll ordnungswidrig handeln. Da der neue Tatbestand in § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO eingeordnet werden soll, beträgt der Bußgeldrahmen nach § 379 Abs. 6 AO bis zu 25.000 Euro. 

Auch Verstöße gegen die Belegpflicht sollen erstmals ausdrücklich bußgeldbewehrt werden. Bereits die erste Änderungsstufe erfasst einen Beleg, der nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird. Ab dem 1. Januar 2028 wird der Tatbestand nochmals geändert und umfasst dann auch eine nicht richtige Bereitstellung. Der Belegtatbestand wird dem Bußgeldrahmen des § 379 Abs. 4 AO von bis zu 5.000 Euro zugeordnet. 

Neues Steuerstrafrecht für Manipulationssoftware 

Deutlich weiter gehen die geplanten Vorschriften für Manipulationsprogramme. Wer entsprechende Systeme oder Programme gewerbsmäßig in den Verkehr bringt, soll mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bestraft werden können. Der Versuch soll strafbar sein. 

Wer ein Manipulationsprogramm einsetzt, soll mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren bestraft werden können. Eine nachgewiesene Steuerhinterziehung ist dafür nach der Begründung nicht Voraussetzung. 

Aufbewahrung von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen 

Der Regierungsentwurf enthält außerdem eine Änderung des Handelsgesetzbuchs. Nach geltendem § 257 Abs. 3 HGB dürfen zahlreiche Handelsunterlagen bereits digital aufbewahrt werden; Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse sind davon bislang ausdrücklich ausgenommen. 

Diese Ausnahme soll entfallen. Künftig sollen auch papierhaft erstellte und unterzeichnete Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse als Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger aufbewahrt werden können, wenn insbesondere die bildliche Übereinstimmung gewahrt und die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar sind. 

Die Anforderungen des Steuerrechts und des Handelsrechts sind dabei nicht vollständig identisch. Insbesondere sollte die handelsrechtliche Regelung nicht mit den weitergehenden steuerlichen Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit vermischt werden. 

Wie reagieren die Wirtschaftsverbände? 

Zum Referentenentwurf zum Kassengesetz sind zahlreiche Stellungnahmen veröffentlicht worden. Mehrere darin enthaltene Forderungen finden sich teilweise im Regierungsentwurf wieder. Der Deutsche Steuerberaterverband hatte unter anderem gefordert, stärker auf die tatsächlich erzielten Bar-, Debit- und Kreditkartenumsätze abzustellen und für den Beginn der Kassenpflicht mehr Vorlauf zu schaffen. 

Der Handelsverband Deutschland hatte bereits im August vor vorschnellen Neuanschaffungen gewarnt, weil die DSFinV-K 3.0 noch überarbeitet werde und nicht feststehe, wann die Kassensysteme den neuen Standard unterstützen. 

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks kritisierte nach dem Kabinettsbeschluss insbesondere die geplante elektronische Belegbereitstellung und den vorgesehenen Starttermin 2028. Bitkom fordert eindeutige technische Vorgaben, einheitliche Standards und ausreichend Umsetzungszeit. 

Was sollten Unternehmen jetzt tun? 

Der Regierungsentwurf zur Kassenpflicht ist noch kein geltendes Recht. Eine Neuanschaffung allein wegen des Entwurfs wäre deshalb derzeit verfrüht. Sinnvoll ist aber schon jetzt eine Bestandsaufnahme. 

Unternehmen mit offener Ladenkasse sollten für 2026 getrennt im Blick behalten, wie hoch der maßgebliche Gesamtumsatz und wie hoch der Bargeldumsatz ausfallen. Denn für eine mögliche Kassenpflicht bereits ab 1. Januar 2028 stellt der Regierungsentwurf auf die Verhältnisse des Jahres 2026 ab. 

Wer sich den Schwellen nähert, sollte außerdem prüfen, welche Kassensysteme bereits vorhanden sind, welche TSE eingesetzt wird, wie lange deren Zertifikat noch läuft und wie flexibel das System bei künftigen Software- und Schnittstellenänderungen ist.

Bei einer ohnehin geplanten Neuanschaffung sollte insbesondere auf Updatefähigkeit, TSE-Unterstützung, DSFinV-K und die künftig vorgesehene digitale Belegbereitstellung geachtet werden. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an unseren Kassenexperten und Steuerberater Lars Rinkewitz.