Umsatzsteuer: Durchlaufende Posten – was ist das eigentlich?

Umsatzsteuern sind komplex und stellen Unternehmer:innen häufig vor Probleme. Das gilt auch für die steuerliche Behandlung durchlaufender Posten. Das sind Aufwendungen, die Unternehmen für andere Unternehmen leisten und die durchgereicht werden. Wie Sie mit durchlaufenden Posten umsatzsteuerlich umgehen, erfahren Sie hier.

Was sind durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten sind Ausgaben, die ein:e Unternehmer:in im Auftrag eines oder einer anderen Unternehmer:in tätigt. Es handelt sich um Kosten, die der oder die Auftraggeber:in selbst trägt und die der oder die Auftragnehmer:in lediglich weiterleitet. Typische Beispiele für durchlaufende Posten sind Frachtkosten, Zölle oder Reisekosten, die im Namen des Auftraggebers oder der Auftraggeberin beglichen werden. Wichtig ist, dass der durchlaufende Posten für die ausführenden Unternehmer:innen keine eigene wirtschaftliche Bedeutung hat und er oder sie lediglich als Vermittler:in oder Geschäftsbesorger:in auftritt. Aus umsatzsteuerlicher Sicht kann auf diese wirtschaftliche Betrachtungsweise nicht abgestellt werden. Damit ein Posten umsatzsteuerlich als durchlaufender Posten gilt, darf der oder die Unternehmer:in, der oder die die Beträge vereinnahmt und verauslagt, keinen Anspruch auf den Betrag gegen den oder die Leistende:n haben und auch nicht zur Zahlung an den oder die Leistungsempfänger:in verpflichtet sein. Voraussetzung für das Vorliegen eines umsatzsteuerlichen durchlaufenden Postens ist, dass der oder die Unternehmer:in an dem zivilrechtlichen Vertrag nicht beteiligt ist, also weder Gläubiger:in noch Schuldner:in der Leistung ist.

Umsatzsteuerliche Behandlung von durchlaufenden Posten

Auf durchlaufende Posten wird grundsätzlich keine Umsatzsteuer erhoben, da der oder die ausführende:n Unternehmer:in nur als Stellvertreter:in auftritt. Die Aufwendungen werden daher ohne Umsatzsteuer an den oder die Auftraggeber:in weiterberechnet. Dies setzt jedoch voraus, dass der oder die ausführende Unternehmer:in die Ausgaben im Namen des Auftraggebers oder der Auftraggeberin tätigt und dies entsprechend dokumentiert.

Fallbeispiel 1 – Übersetzungskosten

Eine Anwaltskanzlei beauftragt in ihrem Namen einen oder eine externe:n Übersetzer:in mit der Übersetzung wichtiger Dokumente. Die Übersetzungskosten werden von der Kanzlei getragen. Diese Kosten werden vom Mandanten bzw. der Mandantin getragen und an ihn oder sie weiterberechnet. Da diese Kosten an den Mandanten bzw. die Mandantin weitergereicht werden, kann wirtschaftlich von einem durchlaufenden Posten gesprochen werden. Aus umsatzsteuerlicher Sicht liegt jedoch kein durchlaufender Posten vor, da die Kanzlei den oder die Übersetzer:in im eigenen Namen beauftragt hat. Die Kanzlei muss die Übersetzungskosten als Nebenleistung zu ihrer Hauptleistung (Rechtsberatung) dem oder der Mandant:in mit Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Fallbeispiel 2 – Gerichtskosten

Eine Anwaltskanzlei vertritt eine Mandantin vor Gericht. Im Rahmen des Verfahrens fallen Gerichtskosten an, die von der Kanzlei im Namen der Mandantin beglichen werden. Da diese Kosten letztlich von der Mandantin getragen werden, handelt es sich um durchlaufende Posten. Auch aus umsatzsteuerlicher Sicht liegt ein durchlaufender Posten vor, da die Gerichtskosten im Namen der Mandantin beglichen und 1:1 weiterberechnet werden. Die Kanzlei kann die Gerichtskosten ohne Umsatzsteuer an die Mandantin weiterberechnen, muss dies aber entsprechend dokumentieren.

Fallbeispiel 3 – Transportkosten

Ein Warenhändler verkauft Waren innerhalb Deutschlands an einen Kunden. Der Warenhändler beauftragt den Spediteur im eigenen Namen, die Waren zum Kunden zu transportieren. Die anfallenden Transportkosten trägt letztlich der Kunde. In diesem Fall handelt es sich umsatzsteuerlich nicht um einen durchlaufenden Posten, da die Beauftragung des Spediteurs im Namen des Warenhändlers erfolgt. Der Warenhändler muss die Transportkosten umsatzsteuerlich als Nebenleistung zur Warenlieferung an den Kunden behandeln und mit Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Unsere Einschätzung:

Die umsatzsteuerliche Behandlung von durchlaufenden Posten ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie die korrekte Verbuchung und Dokumentation dieser Kosten erfordert. Es muss sichergestellt werden, dass die Voraussetzungen für durchlaufende Posten erfüllt sind und die Ausgaben korrekt ohne Umsatzsteuer weiterberechnet werden. In Zweifelsfällen oder bei komplexen Sachverhalten sollte ein:e Steuerberater:in hinzugezogen werden, um mögliche Risiken zu reduzieren. Durch eine sorgfältige Prüfung und Abwicklung von durchlaufenden Posten können Unternehmen ihre Umsatzsteuerbelastung reduzieren und ihre Compliance sicherstellen. Bei Fragen zur Umsatzsteuer können Sie sich gerne an uns wenden. Wir beraten Sie gerne.