Verfahrensdokumentation hilft – ein Erfahrungsbericht

Viele Steuerpflichtige stellen sich die Frage, ob eine Verfahrensdokumentation tatsächlich notwendig ist und Vorteile mit sich bringt. Diese Fragen beantworten wir im Detail auf unserer Schwerpunktseite zum Thema. An dieser Stelle wollen wir Ihnen anhand eines aktuellen Erfahrungsberichts aus der Praxis einmal ganz konkret beschreiben, welche Vorteile eine plausible Verfahrensdokumentation mit sich bringt.

Verfahrensdokumentation und Kassendokumentation für Mandanten aus dem Dienstleistungssektor

Für einen Mandanten – oder besser gesagt mit ihm gemeinsam – haben wir im Jahr 2019 eine Verfahrensdokumentation sowie eine eigenständige Kassendokumentation erstellt. Der Mandant ist im Dienstleistungssektor tätig und hat eine Vielzahl von Bareinnahmen.

Sicherlich war es damals so, dass wir unseren Mandanten von der Vorteilhaftigkeit, der Wichtigkeit sowie des Erfordernisses einer Kassendokumentation überzeugen mussten. Denn das Erstellen von Dokumentationen ist zeitaufwendig und verursacht Kosten. Deshalb war unser Mandant am Anfang skeptisch. Dennoch hat er dieses Projekt mit uns begonnen und erfolgreich zu Ende gebracht.

Elektronische Branchensoftware und Betriebsprüfung

Nach der Erstellung der Verfahrensdokumentation wurde die elektronische Branchensoftware unseres Mandanten gewechselt. Wichtig ist, dass die Altsysteme über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert und auch jederzeit wieder auslesbar gemacht werden müssen. Jetzt stand aktuell eine Betriebsprüfung an und die Prüfer:innen warfen einen Blick auf die “Altjahre”.

Aufgrund von technischen Problemen waren leider die Daten des Altsystems teilweise nicht mehr vorhanden. Konkret fehlten ein paar Wochen beziehungsweise gar Monate. Normale Folge davon wäre, dass die Betriebsprüfer:innen die Buchführung nun nicht mehr für ordnungsgemäß halten und entsprechende Sicherheitszuschläge vornehmen. Die Sicherheitszuschläge werden bemessen in einem Prozentsatz von bis zu zehn Prozent des Umsatzes als zusätzlichen Gewinn pro Jahr.

Allerdings haben die Betriebsprüfer:innen aufgrund des Vorliegens der plausiblen Verfahrensdokumentation sowie der plausiblen Kassendokumentation von Hinzuschätzungen abgesehen. Die dokumentierten Sachverhalte, Prozesse und Strukturen haben zu den sonstigen Gegebenheiten gepasst. Und deshalb schlossen die Prüfer*innen daraus die ansonsten vorliegende Ordnungsmäßigkeit.

Für unseren Mandanten bedeutet dieses nun, dass die Betriebsprüfung ohne nennenswertes Mehrergebnis abgeschlossen wurde.

Klar ist aber: Ohne Verfahrensdokumentation und Kassendokumentation wäre die Betriebsprüfung ganz anders ausgegangen!

Unsere Einschätzung

Als Fazit können wir festhalten: Verfahrensdokumentation hilft!
Nur wenn Sie Ihre Buchhaltung bei einer Betriebsprüfung plausibel darstellen können, vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und teure Sicherheitszuschläge. Deshalb unser Rat: Setzen Sie auf Verfahrensdokumentation und Kassendokumentation!

Haben Sie Fragen zum Erfahrungsbericht, zum Thema Betriebsprüfung oder benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation beziehunsgweise Ihrer Kassendokumentation?

Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!