Verfahrensdokumentation: Bei Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Betriebsprüfungen gehören zu den Terminen im Leben eines Unternehmers, auf die diese wohl gerne verzichten würden. Damit Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind, müssen Sie eine Verfahrensdokumentation vorweisen können. Richtig aufgesetzt bringt sie Ihnen handfeste Vorteile, auch jenseits einer Betriebsprüfung. Hier erfahren Sie, warum.   

Darum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation

Alle steuerpflichtigen Unternehmer:innen haben die steuerlichen und außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Durch eine Verfahrensdokumentation wird der Nachweis geführt, dass die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ordnungsgemäß beachtet werden. Alles, was für die Finanzbuchhaltung und die Besteuerung relevant ist, wird schriftlich dokumentiert; dazu gehören beispielsweise auch Dokumente zur Warenwirtschaft, E-Mail-Verkehr mit Buchhaltungsbezug, Schnittstellenbeschreibungen, Unterlagen zur Lohnabrechnung und die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb

Mit der Verfahrensdokumentation dokumentieren Sie Ihre Aufzeichnungspflichten

Unsere Erfahrung lehrt, dass Betriebsprüfer seit Erlass der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gesteigerten Wert auf eine individuelle Organisation der Betriebsabläufe und des EDV-Einsatzes legen. Diese machen Sie durch eine Verfahrensdokumentation transparent. Stellen Sie sich die Verfahrensdokumentation wie ein Handbuch vor, das der Betriebsprüfer mit Sicherheit anfordern wird, damit er die Unternehmensprozesse nachvollziehen und prüfen kann.

Das droht ohne Verfahrensdokumentation

Aus Sicht des Prüfers ist die Formel so: Ohne Verfahrensdokumentation keine Nachvollziehbarkeit und keine Nachprüfbarkeit der digitalen Buchführung und anderer steuerrelevanter Aufzeichnungen. Das wird zu einem formellen Mangel der Buchführung führen. Findet ein Prüfer materielle Fehler in der Buchführung und hat man ihm keine Verfahrensdokumentation vorgelegt, dann droht im schlimmsten Fall die Verwerfung der Buchführung mit erheblichen Steuerhinzuschätzungen.

Unsere Einschätzung

Es ist eine Frage der Perspektive, wie man Vorteile aus der Verfahrensdokumentation generiert. Darum haben wir für Sie einen pragmatischen Tipp. Betrachten Sie die Verfahrensdokumentation als weitere Grundlage, mit der Sie Ihre Abläufe analysieren und weiter verbessern können. Als Analyse-Instrument leistet eine Verfahrensdokumentation wertvolle Dienste zur Optimierung Ihrer unternehmerischen Prozesse. Für die Schublade ist sie in jedem Fall zu schade. 

In unserem neusten Blog-Artikel „Verfahrensdokumentation hilft – ein Erfahrungsbericht“ schildern wir einen konkreten Fall aus unserer Praxis, wie die Verfahrensdokumentation unseren Mandanten trotz Mängeln in den Kassenaufzeichnungen vor einem negativen Ausgang einer Betriebsprüfung bewahrt. Diese Erfahrung haben wir nun schon wiederholt gemacht. Falls Sie Fragen rund um das Thema Verfahrensdokumentation haben, wenden Sie sich gerne an uns.