Verlagerung der Buchführung

Die Globalisierung der Wirtschaft macht auch vor der Buchführung nicht halt. Immer mehr Unternehmen erwägen, ihre elektronische Finanzbuchhaltung ins Ausland zu verlagern – sei es aus Kostengründen, um Spezialistenwissen zu nutzen oder um Konzernstrukturen zu optimieren. Doch was ist rechtlich möglich und worauf müssen Sie achten? 

Die Digitalisierung hat die Buchführung grundlegend verändert. Wo früher Aktenordner und physische Belege den Arbeitsalltag bestimmten, dominieren heute cloudbasierte Lösungen und elektronische Archivierung. Diese Entwicklung eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten: Standortunabhängigkeit und die Nutzung von Shared-Service-Centern im Ausland. Doch der deutsche Gesetzgeber stellt klare Regeln auf. 

Buchführung: Wie ist die rechtliche Ausgangslage? 

Der Grundsatz des § 146 Abgabenordnung (AO) lautet: Bücher und Aufzeichnungen müssen im Geltungsbereich der Abgabenordnung geführt und aufbewahrt werden. Das ist die Ausgangslage. Doch der Gesetzgeber kennt Ausnahmen – und diese wurden in den letzten Jahren deutlich liberaler. 

Besonders für internationale Konzerne ist die zentrale Buchführung in einer ausländischen Muttergesellschaft oder einem Shared-Service-Center längst Praxis. Aber auch mittelständische Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten greifen zunehmend auf diese Möglichkeit zurück. 

Mehr Flexibilität in der Finanzbuchhaltung: Wie hat sich die Rechtslage durch § 146 Abs. 2a AO geändert? 

Bis Ende 2020 galt: Wer seine elektronische Buchführung ins Ausland verlagern wollte, benötigte dafür immer eine Genehmigung des Finanzamts – egal ob nur im Nachbarland Frankreich oder in den USA. Zudem mussten alle Papierbelege zwingend in Deutschland verbleiben. Die Hürden waren hoch, die Bürokratie aufwändig. 

Mit dem 29. Dezember 2020 änderte sich die Lage grundlegend. Der Gesetzgeber erkannte, dass die strengen Regeln der wirtschaftlichen Realität nicht mehr gerecht wurden und schuf § 146 Abs. 2a AO neu. 

• Dieser regelt für EU-Mitgliedstaaten: Die Verlagerung der elektronischen Buchführung ist ohne Antrag möglich. Unternehmen können ihre Bücher und Aufzeichnungen in einem anderen EU-Land führen und aufbewahren, ohne vorherige Genehmigung. 
• Für Drittstaaten gilt: Hier bleibt es beim Genehmigungsvorbehalt. Wer seine Buchhaltung beispielsweise in die Schweiz, die USA oder nach Asien verlagern möchte, benötigt weiterhin einen schriftlichen oder elektronischen Antrag beim zuständigen Finanzamt. 

Die zwingende Voraussetzung in beiden Fällen: Der Datenzugriff durch die deutschen Finanzbehörden muss jederzeit in vollem Umfang möglich bleiben. Das bedeutet konkret, die Finanzverwaltung muss auf die elektronischen Bücher zugreifen können, als befänden sie sich in Deutschland.

Buchführung in mehreren EU‑Mitgliedstaaten: Welche Folgen hat die Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 für dezentrale Strukturen und Rückverlagerungen? 

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 vom 20.12.2022 zog der deutsche Gesetzgeber weitere Konsequenzen aus der europäischen Entwicklung. Der Gesetzgeber klärte ausdrücklich: Die Buchführung darf nicht nur in einem einzigen anderen EU-Mitgliedstaat geführt werden, sondern in "mehreren Mitgliedstaaten der Europäischen Union". Diese Änderung hat zwar nur klarstellenden Charakter, gibt Unternehmen jedoch Rechtssicherheit für moderne, dezentrale Strukturen. 

Eine weitere praktische Neuerung: Rückverlagerungen von Buchhaltungen müssen nicht mehr zwingend nach Deutschland erfolgen. Unternehmen können ihre Buchführung auch in einen oder mehrere andere EU-Mitgliedstaaten verlagern. Dies schafft zusätzliche Flexibilität bei Restrukturierungen oder Standortveränderungen. 

Ausgelagerte Buchführung §158 AO: Welche Klarstellungen enthält das BMF‑Schreiben vom März 2024? 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im März 2024 wichtige Schreiben veröffentlicht, die die Praxis der ausgelagerten Buchführung konkretisieren: 

• GoBD-Anpassungen: Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) wurden an die neue Rechtslage angepasst. 

Besonders praktisch: Erfolgt im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung eine ersetzende bildliche Erfassung (also das Scannen von Papierdokumenten), werden Ursprungsbelege in Papierform nicht beanstandet, wenn sie an den Ort der elektronischen Buchführung im Ausland verbracht werden. Das erleichtert den operativen Betrieb erheblich. 

• Neu gefasster § 158 AO: Auch § 158 AO zur Beweiskraft der Buchführung wurde durch das DAC 7-Umsetzungsgesetz neu gefasst. Das BMF hat die entsprechenden Änderungen im Anwendungserlass bekanntgegeben. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die ihre Buchführung bereits vor geraumer Zeit ins Ausland verlagert haben.

Verlagerung der Buchhaltung in Drittstaaten: Was gehört in den Antrag? 

Wenn Sie Ihre Buchhaltung in ein Drittland verlagern möchten, ist ein Antrag beim Finanzamt unverzichtbar. Zuständig ist immer das Finanzamt, das für die Besteuerung des Unternehmens örtlich zuständig ist – also in der Regel das Finanzamt am Sitz der Geschäftsleitung. 

Der Antrag muss detailliert folgende Informationen enthalten: 

• Umfang der Verlagerung: Welche elektronischen Bücher und Aufzeichnungen sind betroffen? 
• Verfahrensbeschreibung: Wie wird die Verlagerung technisch und organisatorisch durchgeführt? 
• Standortangaben: Wo befindet sich das Datenverarbeitungssystem? 
• Drittbeteiligung: Name und Anschrift des Dienstleisters bei Auftragsvergabe. 

Antrag auf Verlagerung in Drittstaaten: Was prüft das Finanzamt? 

Das Finanzamt prüft anhand verschiedener Kriterien: 

• Erfüllt das Unternehmen seine steuerlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß? 
• Ist der Datenzugriff nach § 146b Abs. 2 Satz 2 AO, § 147 Abs. 6 AO und § 27b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG gesichert? 
• Wird die Besteuerung durch die Verlagerung nicht beeinträchtigt? 

Wichtig: Ein Konzern muss für jede Gesellschaft einen gesonderten Antrag stellen. Eine Pauschalgenehmigung für den gesamten Konzern ist nicht möglich. 

Für Unternehmen, die nicht nur die Buchhaltung, sondern auch operative Funktionen ins Ausland verlagern, sind die Verwaltungsgrundsätze Verrechnungspreise 2023 (VWG-VP 2023) relevant. Diese enthalten Regelungen zur steuerlichen Behandlung von Funktionsverlagerungen und gelten für Verlagerungen, die nach dem 31.12.2021 verwirklicht wurden. 

Tipps für die Praxis: Warum empfiehlt sich grundsätzlich die Abstimmung mit dem Finanzamt? 

Auch wenn für die Verlagerung in EU-Mitgliedstaaten seit dem 29.12.2020 formell kein Antrag mehr erforderlich ist: Stimmen Sie sich frühzeitig mit dem Finanzamt ab. Eine rückwirkende Bestätigung oder Dokumentation kann spätere Diskussionen vermeiden. 

Die Genehmigung für Drittstaaten ist kein formaler Akt. Das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen. Eine sorgfältige Vorbereitung und vollständige Unterlagen erhöhen die Erfolgsaussichten erheblich. 

Hat Ihr Unternehmen die Buchführung bereits ohne Genehmigung ins Ausland verlagert? Dann sollten Sie die nachträgliche Antragstellung in Erwägung ziehen. Das Finanzamt kann zwar von einer Rückverlagerung absehen, wenn die Voraussetzungen dem Grunde nach erfüllt sind, aber es kann ein Verzögerungsgeld festsetzen.

Auch bei ausgelagerter Buchhaltung gelten die GoBD uneingeschränkt. Die Verlagerung ins Ausland entbindet nicht von der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. 

Unsere Einschätzung: Rahmenbedingungen beachten und von den Vorteilen einer internationalen Buchführungsstruktur profitieren 

Die Möglichkeiten zur Verlagerung der Buchhaltung ins Ausland sind in den letzten Jahren deutlich gewachsen. Besonders innerhalb der EU haben Unternehmen heute große Freiheiten. Die neuen Regelungen seit 2022 und die aktuellen Verwaltungsanweisungen von 2024 bieten zusätzliche Rechtssicherheit und praktische Erleichterungen. 

Gleichzeitig gilt: Die steuerliche Kontrolle muss jederzeit gewährleistet bleiben. Der Datenzugriff ist das entscheidende Kriterium. Wer diese Voraussetzungen ernst nimmt und sorgfältig plant, kann von den Vorteilen einer internationalen Buchführungsstruktur profitieren. 

Sie sind unsicher, ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen für eine Verlagerung erfüllt? Oder benötigen Sie Unterstützung bei der Antragstellung? Unsere Expertin Lena Karrenberg berät Sie gerne zu allen Fragen rund um die internationale Buchführung und die steuerlichen Rahmenbedingungen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.