Versicherungen für Apotheken: Diese 9 Policen sind unverzichtbar

Eine Apotheke ist ein Hochrisiko-Betrieb – nicht, weil ständig etwas passiert, sondern weil ein einzelner Schaden schnell teuer werden kann. Hier treffen viele Dinge zusammen: Sensible Produkte, strenge Regeln, beratungsintensive Abläufe, teure Technik, personelle Engpässe und eine IT, die heute fast alles steuert. Wenn dann etwas schiefgeht, entstehen oft gleich mehrere Kostenarten gleichzeitig: 

• Sachschäden (Einrichtung, Lager, Technik, Kühlware) 
• Ertragsausfall (Offizin geschlossen, Warenwirtschaftssystem down, Botendienst stoppt) 
• Haftungsrisiken (Beratungsfehler, Verwechslung, Personenschaden) 
• Rechtskosten (Streit mit Vermieter:in, Lieferant:in, Kasse, Behörde) 
• Reputationsschäden (schwer messbar, aber wirtschaftlich real) 

Versicherungen für Apotheken sind deshalb kein optionaler Kostenfaktor, sondern Teil der wirtschaftlichen Grundsicherung. Eine gute Absicherung ist kein “Kostenblock”, sondern eher ein stabiler Helm: Man hofft, ihn nie zu brauchen – aber wenn doch, ist man froh, dass er passt. 

Welche Risiken bestehen in Offizin, Labor, Botendienst und IT? 

In der Praxis sind es oft nicht die “Hollywood-Schäden”, sondern die bodenständigen Klassiker: 

• Kühlkette reißt (Defekt, Stromproblem, Tür nicht richtig geschlossen) 
• Wasser (Rohrbruch, Nachbar, Undichtigkeit – gern überraschend) 
• Einbruch/Vandalismus (Notdienstkasten, Kasse, Türen/Fenster) 
• Technik-Ausfall (Kassensystem, Kommissionierer, Server, Scanner) 
• Cyberangriff (Verschlüsselung, Erpressung, Datenabfluss, Stillstand) 
• Haftpflichtfälle (Kund:innen stürzen, falsche Abgabe, Missverständnisse bei Beratung) 

Die entscheidende Frage lautet: Welche Schäden bedrohen die Fortführung? Genau dort müssen Policen greifen. 

Steuern & Bilanz: So wirken Beiträge und Leistungen auf den Gewinn 

Hier wird’s wichtig, weil Apotheken in der Regel bilanzieren. Das bedeutet: Nicht der Zahlungszeitpunkt ist König, sondern die wirtschaftliche Zugehörigkeit. Das klingt zunächst trocken, verhindert aber steuerliche Fehler und sorgt für einen sauberen Jahresabschluss. 

Periodengerechte Abgrenzung: Aufwand folgt dem Schutzzeitraum 

Wenn Sie Versicherungsbeiträge zahlen, ist das steuerlich meist Betriebsaufwand. Aber: Zahlen Sie im alten Jahr, und der Schutz gilt im neuen Jahr, dann gehört der Aufwand wirtschaftlich ins neue Jahr. Genau dafür gibt es den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP): Ausgaben vor dem Stichtag, die Aufwand für eine Zeit nach dem Stichtag sind, werden abgegrenzt.  

Praxisbild (vereinfacht): 

• Zahlung im Dezember 
• Versicherungsschutz ab Januar
  → Aufwand wird ins Folgejahr “verschoben” (periodengerecht) 

ARAP in der Praxis: Dezember-Zahlung, Schutz im Folgejahr 

Ihr Beispiel (Kfz-Versicherung 1.200 € im Dezember, Schutz im Folgejahr) ist lehrbuchmäßig. In der Bilanz sorgt ARAP dafür, dass der Gewinn 2025 nicht künstlich gemindert und der Gewinn 2026 nicht künstlich erhöht wird – sondern beides sauber zum Schutzzeitraum passt. 

Vereinfachungsregel: Wann Sie ggf. nicht abgrenzen müssen 

In Deutschland gibt es eine steuerliche Vereinfachungsregel auf Basis des Wesentlichkeitsgrundsatzes: Für bestimmte Fälle darf man auf ARAP verzichten, wenn der einzelne Betrag eine Grenze nicht überschreitet (in der Praxis oft als “ARAP-Geringfügigkeitsgrenze” diskutiert). Wichtig: Das ist keine Einladung zum Schätzen, sondern eine klare Regel mit Bedingungen.  

Abgrenzung ist Standard, Vereinfachung ist Ausnahme. 

Versicherungsleistungen: Wann Entschädigungen den Gewinn erhöhen 

Versicherungsleistungen sind grundsätzlich Betriebseinnahmen, wenn sie betriebliches Vermögen ersetzen oder entgangene Erträge ausgleichen, etwa bei: 

• zerstörter Einrichtung oder Technik 
• verdorbener Ware 
• Einbruch-, Feuer- oder Wasserschäden 
• Betriebsunterbrechung (Ersatz von Gewinn und Fixkosten) 

Wichtige bilanzielle Ausnahme: Anschaffungsminderung nach § 255 Abs. 1 HGB. 

Steht eine Versicherungsleistung im unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Ersatzbeschaffung eines neuen Anlageguts, ist sie nicht als Betriebseinnahme, sondern als Minderung der Anschaffungskosten zu behandeln. Nur wenn keine Ersatzbeschaffung erfolgt oder die Entschädigung über den Anschaffungskosten liegt, entsteht eine steuerpflichtige Betriebseinnahme. 

Totalschaden & Ersatzbeschaffung: Steuerliche Spitzen glätten 

Gerade bei teurer Technik kann es ohne Anschaffungsminderung oder Planung zu scheinbaren Gewinnspitzen kommen. Hier helfen Investitionsplanung und steuerliche Instrumente (z. B. IAB, Sonder-AfA, Rücklage für Ersatzbeschaffung), die frühzeitig mit dem/der Steuerberater:in abgestimmt werden sollten. 

Dokumentation im Schadensfall: Was das Finanzamt sehen will 

Je besser Ihre Unterlagen, desto weniger Diskussionen – und desto leichter ist es auch gegenüber dem Versicherer. Bewährt hat sich eine einfache “Schadenakte” (digital oder Papier), z. B. mit: 

• Datum/Uhrzeit/Ursache (so konkret wie möglich) 
• Fotos (bei Kühlware zusätzlich Temperaturkurven/Protokolle) 
• Technikerberichte, Prüfberichte, Wartungsnachweise 
• Schriftwechsel, Police, Schadenmeldung 
• Rechnungen (Reparatur/Ersatz), Entsorgungsnachweise 

Was nicht nachweisbar ist, wird schneller gekürzt – steuerlich und versicherungstechnisch. 

Welche Versicherungen brauchen Apotheken wirklich? 

Hier ist eine praxistaugliche Einteilung. Nicht jede Apotheke braucht jeden Baustein gleich stark – aber jede Apotheke sollte wissen, wo die “dicken Brocken” liegen. 

1. Sachschäden: Inhaltsversicherung (Inventar, Waren, Rezeptur, Labor) 

Sie schützt typischerweise Einrichtung, Warenlager und alles, was im Betrieb steht und dem Apothekenbetrieb dient. Entscheidend ist, ob z. B. Neuwert ohne Zeitwertvorbehalt, eingeschränkte Kürzungsmöglichkeiten des Versicherers bei grober Fahrlässigkeit, welche Gefahren (Feuer, Leitungswasser, Einbruchdiebstahl, Naturgewalten, unbenannte Gefahren etc.) und ob besondere Risiken (z. B. Medikamentenverderb im Kühlschrank oder Rezeptverlust) sauber eingeschlossen sind. 

2. Betriebsunterbrechung (nach einem versicherten Sachschaden): Wenn Stillstand richtig teuer wird 

Die BU ist oft der Unterschied zwischen “unangenehm” und “existenzbedrohend”. Denn Fixkosten laufen weiter: Löhne, Miete, Leasing, Wartung, Zinsen. Auch ein „Gewinn“ muss weiterhin entnommen werden können. Wichtig sind hier: 

• realistische Haftzeit (12 bis 24 Monate) 
• passende Berechnungsbasis oder ausreichend hohe Höchstentschädigung (Rohertrag. Eine sogenannte „kleine“ BU-Versicherung mit der gleichen Versicherungssumme wie die Sachinhaltsversicherung ist nicht immer ausreichend.). 
• Mitversicherung von Mehrkosten (z. B. Ausweich-IT, Notbetrieb) 

3. Berufs-/Betriebshaftpflicht: Der Klassiker mit Apotheken-Feinschliff 

Haftpflicht ist die “Brandmauer”, wenn Dritte geschädigt werden – also Kund:innen, Patient:innen, Lieferant:innen. Für Apotheken ist sie in der Praxis zentral; sie tritt selbst dann ein, wenn ein Schadenfall lediglich behauptet wird, und übernimmt die Abwehr unberechtigter Ansprüche. Dann betreibt sie gegebenenfalls die Abwehr unberechtigter Ansprüche. Typischerweise erscheint sie in der Form einer Personen- und Sachschadendeckung. Der Feinschliff entsteht zum Beispiel durch die Mitversicherung von echten Vermögensschäden, die Unterhaltsansprüche im Zusammenhang mit der Abgabe der Pille danach betreffen.

Auch Retaxationen durch die Krankenkassen, die den üblichen Vermögensschadenbegriff sprengen, werden teilweise von Versicherern in Deckung genommen. Die Verletzung von Datenschutzvorschriften hingegen fehlt in aktuellen Policen nur noch selten. Missverständlich werden Policen für den oberflächlichen Betrachter, wenn von Personen, Sach- und mitversicherten Vermögensschäden die Rede ist. Solche Vermögensschäden sind beim genaueren Studium der Bedingungen in der Regel Vermögensfolgeschäden. Sie folgen einem versicherten Person- oder Sachschaden. Zum Beispiel der Einkommensausfall eines durch eine Fehlabgabe sedierten Patienten ist so ein Vermögensfolgeschaden. Vermögensschäden, denen kein versicherter Personen- oder Sachschaden vorausgeht, benötigen eine spezielle Benennung in den Vertragsgrundlagen.

Auch kommt es häufig vor, dass Vermögensschäden benannt werden, im Kleingedruckten aber alle entscheidenden denkbaren Fälle wieder ausgeschlossen werden. 

4. Cyberversicherung: Heute kein Luxus mehr 

Bei Cybersicherheit geht es nicht nur um Daten. Es geht um Betriebsfähigkeit und Reputation. Gute Versicherungstarife enthalten häufig: 

• IT-Forensik & Krisendienstleister 
• Wiederherstellung von Daten/Systemen einschließlich Sachsubstanzschäden. 
• Ertragsausfall durch Systemstillstand, auch der Stillstand von Fremdsystemen wie z. B. der Warenwirtschaft 
• Haftungs-/Rechtskosten  
• Erpressungsgeld 
• Unterstützung bei Meldepflichten und Kommunikation 
• Vertrauensschäden durch eigene Mitarbeitende 
• Realistische Obliegenheiten. Schwierig ist zum Beispiel eine geforderte Mehrfachauthentifizierung im HV. 

5. Elektronikversicherung / All-Risk für die Technik 

Diese Police ist sinnvoll, wenn die Apotheke stark von Technik abhängt (Kassen, Server, Scanner, Kommissionierer:innen, Messgeräte). Bedienfehler, Überspannung oder Kurzschluss sind typische versicherte Gefahren. Stets unversichert bleiben altersgemäßer Verschleiß und innere Betriebsschäden. Ein Augenmerk gilt den versicherten Geräten. Häufig finden sich in den Policen lediglich Kommunikations- und Bürotechnik versichert. Ebenso wichtig ist Mess- und Regeltechnik und, bei Vorhandensein, eine Maschinendeckung für Kommissionier- und Abholautomaten. 

6. Rechtsschutz (inkl. Vertrags- und Strafrechtsschutz) 

Diese Police hilft bei Streitigkeiten, die in Apotheken regelmäßig vorkommen, z. B. mit den Vermieter:innen, Lieferant:innen oder arbeitsrechtlicher Natur. Der erweiterte Strafrechtsschutz ist wichtig beim Vorwurf einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit, z. B. bei dem Vorwurf einer unerlaubten Abgabe an Minderjährige, beim unsachgemäßen Umgang mit BTM oder wegen Abrechnungsbetrug. Strafverteidiger:innen rechnen häufig pauschal oder nach Stunden ab. Diese Kosten werden nur im erweiterten oder im Spezial-Strafrechtsschutz übernommen. 

Ein Vertragsrechtsschutz über Hilfsgeschäfte hinaus, also im Kerngeschäft mit Patient:innen, Kostenträgern oder Rechenzentren, ist außerhalb des Heilwesens nur schwer und teuer zu bekommen. Für Apotheken ist die Mitversicherung finanziell kaum zu spüren. Sie muss nur realisiert werden. Dazu benötigt man ein Heilwesen-affinen Versicherer. Wichtig ist der Vertragsrechtsschutz zum Beispiel für alle AVP-Geschädigten gewesen.

7. Transportversicherung (Botendienst und empfindliche Geräte) 

Auf dem Versandweg, aber auch im täglichen Botendienst, können Arzneimittel gestohlen werden oder bei einem Autounfall unbrauchbar werden. Auch wandernde NIR-Spektrometer, die zwischen verschiedenen Standorten hin und her gereicht werden, sind ein Thema. 

8. Retax-/Vermögensschaden-Bausteine [siehe 3) Haftpflichtversicherung] 

Die wenigen am Markt vorhandenen Deckungen unterscheiden sich erheblich. Stellen Sie sich folgende Fragen: 
Sind Rezeptfälschungen auch ohne Retaxation versichert, wenn Sie bereits vor der Einreichung bei der Rezept-Kontrolle ausgesteuert werden? 

Welche Retax-Fälle sind versichert? 

Ist gar nur Aut-Idem versichert? Selbstbeteiligung und Höchstentschädigung spielen selbstverständlich auch eine Rolle. 

9. Spezielle Haftung als Inverkehrbringer:in (AMG-Deckungsvorsorge) 

Gilt der/die Apotheker:in nach dem Arzneimittelgesetz als pharmazeutische:r Unternehmer:in bzw. als Inverkehrbringer:in, weil er Humanarzneimittel in den Verkehr bringt, die der Pflicht zur Zulassung unterliegen oder die per Rechtsverordnung von der Pflicht zur Zulassung befreit sind, ist er deckungsvorsorgepflichtig nach dem Arzneimittelgesetz. Es geht um eine genau definierte Art der Gefährdungshaftung mit Höchsthaftungssummen. Diese Höchsthaftungssummen, die bis zu 120 Millionen Euro hoch sind, überschreiten jedoch die üblichen Haftpflichtversicherungssummen deutlich. Daher zeichnet ein Versicherer nur einen Teil der Haftungssumme, während der überschießende Teil vom deutschen Pharma-Pool in Deckung genommen wird. In der täglichen Praxis wird von den Inhaber:innen manchmal versäumt, die Deckungsvorsorge zu betreiben, sofern keine Zulassungspflicht des Arzneimittels besteht. Dabei handelt es sich um einen Straftatbestand.  

Mindestens ebenso häufig wird die Versicherung abgeschlossen, obwohl sie nicht benötigt wird. Es bleibt unbeachtet, welches Inverkehrbringen nicht deckungsvorsorgepflichtig ist und bei welchen Risiken der/die Inhaber:in überhaupt nach den Vorschriften des Arzneimittelgesetzes haftet.  So sind zum Beispiel Rezepturen aufgrund individueller ärztlicher Verordnung nicht deckungsvorsorgepflichtig. Selbst Defekturen sind nicht von der Vorsorgepflicht betroffen – sofern es sich um bis zu 100 abgabefertige Packungen eines Arzneimittels am Tag auf Vorrat handelt.  Neben der Gefährdungshaftung aus dem Arzneimittelgesetz kann der/die pharmazeutische Unternehmer:in auch nach anderen Rechtsgrundlagen haften, z. B. nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch oder dem Produkthaftungsgesetz. Die Apotheke, die ein industriell hergestelltes Fertigarzneimittel oder eine individuell gefertigte Rezeptur abgibt, haftet nicht nach dem Arzneimittelgesetz, sondern ausschließlich nach anderen Rechtsgrundlagen. 

Alternativ zur Haftpflichtversicherung ist eine Bankbürgschaft möglich. 

Nicht jede Apotheke benötigt jede Police im gleichen Umfang. Entscheidend ist, welche Risiken die Fortführung des Betriebs gefährden und welche Schäden existenzielle Auswirkungen haben können. 

Wie vermeiden Apotheken Unterversicherung und typische Schadenfehler? 

Unterversicherung vermeiden: Neuwert ist der Maßstab 

Eine Unterversicherung ist einer der häufigsten und teuersten Fehler. Wenn die Versicherungssumme zu niedrig ist, kann der Versicherer im Schadenfall die Entschädigung quoteln – selbst wenn der Schaden an sich versichert ist. 

Praxis-Tipp: 

• Prüfen Sie bei Übernahmen/Altbeständen den Neuwert realistisch (Einrichtung + Technik + Warenlager-Spitzen. Wie viel kosten neue Sachen gleicher Art und Güte?). 
• Besser sind Modelle, die Unsicherheiten (z. B. bei der Übernahme von vorhandenem Inventar) und Schwankungen (z. B. im Warenlager) mit ausreichenden Höchstentschädigungen statt mit Versicherungssummen robust abbilden. Der Versicherungsbeitrag wird in solchen Modellen anhand anderer Parameter ermittelt, z. B. anhand der Mitarbeiteranzahl oder anhand des Jahresumsatzes.  

Typische Schadensfälle  

• Kühlwaren verderben durch einen Defekt, durch Stromausfall oder durch den Ausfall des Temperaturfühlers. 
• Vandalismus am Notdienstkasten 
• Wasserschaden im Labor (auch durch Nachbar:innen verursacht) 
• Verbogener Greifarm im Kommissionierautomaten, weil der Elefantenfuß darin vergessen worden ist. 
• Durch einen Hacker-Angriff wird die IT verschlüsselt und E-Rezept-Bundle werden gestohlen. 
• Ein:e Kund:in fordert Schadensersatz für Verdienstausfall und Schmerzensgeld, weil er/sie ein falsches Medikament bekommen hat. 
• Ein gefälschtes Rezept wird retaxiert, weil die Krankenkasse argumentiert, es wäre besondere Aufmerksamkeit geboten gewesen, weil es sich bei diesem Arzneimittel um ein Papierrezept gehandelt habe. 

Tipps zur optimalen Absicherung – kurz, klar, umsetzbar 

• Apothekenspezifische Risikoanalyse statt “Standardpaket” 
• Versicherungssummen am Neuwert und an realen Worst-Case-Szenarien ausrichten. 
• Cybersicherheit als Must-have behandeln: Prävention und Versicherung gehören zusammen. 
• Selbstbehalt so wählen, dass er ökonomisch und dennoch wirtschaftlich tragbar ist. 
• Das Kleingedruckte lesen (lassen), z. B.: Ist Medikamentenverderb im Kühlschrank über den Ausfall des öffentlichen Stromnetzes hinaus versichert? Ist das Verhalten von Repräsentant:innen schädlich für den Versicherungsschutz? Gilt der Neuwert auch dann noch versichert, wenn der Zeitwert einer Sache 40 Prozent oder weniger beträgt? Welche Obliegenheiten gelten bereits vor dem Versicherungsfall? 
  Sind Rezeptfälschungen nur dann versichert, wenn sie auch retaxiert werden, oder bereits dann, wenn sie bei der Rezeptkontrolle in der Apotheke ausgesteuert werden? 
• Schadenprävention ernst nehmen, z. B.: Einbruchssicherungen an Türen und Fenstern, Wasserstoppgerät neben der Wasseruhr, Schaum- statt Pulverfeuerlöscher bevorzugen, IT-Backups an einem anderen Ort aufbewahren, abgestufte Rechte für den Zugang zur IT, eigenständige Firewalls installieren, große Bank-Überweisungen nach dem Vier-Augen-Prinzip tätigen, Mindestanforderungen für Passwörter vorschreiben, das Team für Phishing-E-Mails sensibilisieren, für private Internetnutzung einen isolierten Rechner zur Verfügung stellen. 
• Übernehmen Sie nicht ungeprüft den Versicherungsschutz der Vorbesitzer:innen.  
• Steuerberater:in früh einbinden, wenn ein großer Schaden droht (Totalschaden/BU/Cyber). 

Unsere Einschätzung: Warum eine durchdachte Versicherungsstrategie für Apotheken entscheidend ist

Eine durchdachte Versicherungsstrategie ist für Apotheken ein zentraler Baustein des Risikomanagements.
Indem Sie passenden Versicherungsschutz einkaufen, glätten Sie Ihr Risiko über das Kollektiv und über die Zeit. 

Genauso wichtig wie die Police ist die saubere steuerliche und bilanzielle Behandlung: Beiträge periodengerecht zuordnen, Entschädigungen richtig einordnen, Schadenfälle gut dokumentieren. So bleibt die Apotheke handlungsfähig – fachlich, wirtschaftlich und organisatorisch. 

Für die individuelle Prüfung Ihres Versicherungsschutzes und für versicherungsbezogene Fragen steht Ihnen Steffen Benecke als spezialisierter Versicherungsmakler zur Verfügung.

Für weitere Fragen zum Thema Versicherung in der Apotheke und der steuerlichen Optimierung wenden Sie sich vertrauensvoll an Steuerberaterin Julia Wittwer. Wir unterstützen Sie gern.