Smarte Praxis 2026: Modern, digital, erfolgreich

Kooperation von Finke Praxismarketing mit ECOVIS KSO und der Kreissparkasse Düsseldorf 

Die Anforderungen an eine moderne Praxis steigen stetig. Demografische Entwicklungen und der Mangel an qualifizierten Fachkräften stellen Praxisinhaber:innen vor immer größere Herausforderungen. Gleichzeitig bieten sich durch die fortschreitende Digitalisierung im Gesundheitswesen neue Chancen für Praxen, diese erfolgreich zu meistern. 

Auf einer gemeinsamen Veranstaltung von der ECOVIS KSO und Finke Praxismarketing auf Initiative der Kreissparkasse Düsseldorf erfahren Sie, wie Sie Ihre Praxis moderner, digitaler und erfolgreicher aufstellen können. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Ausblick auf das Seminar. Er ist in Kooperation von dem Heilberufe-Bereich der ECOVIS KSO und Christian Finke, Inhaber von Finke Praxismarketing und seit 20 Jahren im Heilberufe-Marketing tätig, entstanden, und ebenfalls im Blog von Finke Praxismarketing zu lesen.

Welche Herausforderungen hat eine Praxis im Jahr 2026? 

Wenn eine Praxis 2026 bestehen möchte, muss sie nicht nur medizinisch gute Arbeit leisten, sondern darüber hinaus – mit starken Partnern an ihrer Seite – die Herausforderungen des Alltags und der Zukunft meistern. Die Digitalisierung von Praxen, ein modernes Controlling und eine nachhaltige Mitarbeitendenbindung gehören zu den wichtigsten Hebeln für langfristigen Erfolg und hervorragend versorgte Patient:innen. Aus diesem Gedanken entstand die Veranstaltung: 

Smarte Praxis 2026: Modern, digital, erfolgreich 

Datum: 15.04.2026 (Einlass 17.30 Uhr, Beginn 18.00 Uhr) 

Veranstaltungsort: Kreissparkasse Düsseldorf, Kasernenstr. 69, 40213 Düsseldorf 

Die Module sind: 

1. Digitale Praxisführung, Organisation & Marketing 
2. Praxiszahlen in Echtzeit/ Controlling 
3. Digitale Abrechnung & Umsatzstrukturen 
4. Personal & Führung: moderne Arbeitgeberpraxis (ggf. in Kombination mit Praxismarketing) 
5. Investitionen in Digitalisierung 

1. Digitale Praxis: Führung & Organisation 

Viele Praxen und auch Berater:innen in Arzt- und Zahnarztpraxen empfinden Digitalisierung als heiligen Gral. Das ist in vielerlei Hinsicht auch richtig, doch muss es „digital um jeden Preis" sein? Natürlich nicht. Die Digitalisierung einer Arztpraxis ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug. Eine moderne Praxis nutzt digitale Lösungen gezielt, um Prozesse effizienter zu gestalten. 

Von welchen digitalen Tools profitiert eine moderne Praxis? 

Viele Prozesse sind digital besser steuer- und kontrollierbar, repetitive Aufgaben können optimiert werden und die Praxisinhaber:innen sehen bei guter Nutzung schneller, wo ihre Praxis steht. Das betrifft unter anderem folgende Softwares, Tools und Dienstleistungen: 

• Praxis-Verwaltungssoftware (PVS)  
• Digitales Einbestellbuch (statt analoger Karteikarten) 
• Digitale Tools wie 
• Check-In-Terminals für die Selbstanmeldung und Anamnesebogen via Smartphone oder Tablet 
• Online-Terminlösungen zur Patient:innengewinnung und Entlastung des Praxispersonals 
• Online-Rezeption für wiederholende Anfragen von Patient:innen  
• Anamnesebogen komplett online vorab ausfüllen 
• Komplettlösungen für moderne Patient:innenkommunikation, Aufklärung, Einverständniserklärungen und Recall 
• Unterstützung von Zusatzverkäufen (IGeL, Wunschtherapien der Praxis) 
• Wartezimmer TV zur Unterhaltung, aber auch Information der Patient:innen zum Spektrum der Praxis 
• Einsatz von KI für Prozessoptimierung, Erstellung von Abläufen, Dokumentation, Röntgenbildern und Co. 
• (Wunsch-)Patient:innengewinnung online 
• Online-Präsenz (Google Unternehmensprofil, Website, Social Media) zur Außendarstellung, gezielter Sichtbarkeit für Patient:innen und potenzielles Praxis-Personal als ganzheitliche Marketing-Strategie 

Zeitersparnis und bessere Planbarkeit sind nur zwei der Vorteile einer Digitalisierung der Arztpraxis. In der Beratung gibt es für Praxen individuell passende Lösungen, die bezahlbar sind, den Praxiserfolg sichtbar verbessern und das Personal nach einer Anlaufphase entlasten. Wichtig ist, dass Sie sich beraten lassen und nicht blind kaufen. Denn manche Sachen ergänzen sich sinnvoll, manche schließen sich aus.  

2. Praxiszahlen in Echtzeit : Controlling in der Praxis 

In einer Praxis ist das Controlling die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Nur wer seine Zahlen kennt, kann wirtschaftlich steuern und frühzeitig reagieren. Dafür ist es unerlässlich, dass die Finanzbuchhaltung idealerweise monatlich erstellt wird. Nur so kann ein gutes Controlling für die Praxis aufgesetzt werden, um unterjährige Entwicklungen (beispielsweise in bestimmten Bereichen rückläufige Praxiseinnahmen) zeitnah festzustellen, so dass sich im Zweifelsfall direkt gegensteuern lässt. 

Gewinnermittlung in der modernen Praxis: Unterstützung durch digitales Controlling 

Der Praxisgewinn wird im Regelfall im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode, von der Freiberufler:innen  unabhängig von der Höhe ihres Praxisgewinns Gebrauch machen können. Wird die Praxis im Rahmen einer MVZ-GmbH geführt, darf aufgrund der Rechtsform keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden. 

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt das sogenannte "Zufluss-/ Abflussprinzip". Bedeutet: Praxiseinnahmen entstehen erst im Zeitpunkt des tatsächlichen Geldeingangs auf dem Bankkonto der Praxis bzw. des Factoringunternehmens und Praxisausgaben im Zeitpunkt der tatsächlichen Belastung des Bankkontos. 

Diese vereinfachte Art der Gewinnermittlung spiegelt somit nicht unbedingt das wirtschaftliche Geschehen monatsgenau in der Praxis wider. Daher macht es gerade bei größeren Praxen durchaus auch Sinn, die monatlichen Leistungsstatistiken aus der jeweiligen Praxissoftware in das Controlling mit einzubeziehen.  

Professionelles Steuer-Controlling: Nachzahlungen & Kapitalbindung minimieren 

Gerade in Hinblick auf die vierteljährlich zu zahlenden Einkommensteuervorauszahlungen ist es wichtig, dass das aktuelle Praxisergebnis unterjährig auch durch die Steuerberaterin oder den Steuerberater überwacht und dahingehend geprüft wird, ob es in Einklang mit der aktuellen Vorauszahlungsbasis für die vierteljährlichen Einkommensteuervorauszahlungen steht. 

Im Rahmen der Existenzgründung ist diese Kontrolle insbesondere in den ersten drei Jahren sehr wichtig, damit es nicht zu unerwarteten und nicht einkalkulierten Einkommensteuernachzahlungen kommt.  

Aber auch bei bereits länger bestehenden Praxen ist eine regelmäßige Prüfung der laufenden Einkommensteuervorauszahlungen sehr wichtig. Denn nicht nur zu niedrig festgesetzte Einkommensteuervorauszahlungen sind nicht gut, da hieraus mitunter nicht einkalkulierte hohe Einkommensteuernachzahlungen drohen. Auch unterjährig zu hohe Einkommensteuervorauszahlungen sind ebenfalls nicht sinnvoll, da sie Kapital binden, welches mitunter entweder besser für Praxisinvestitionen oder zum privaten Vermögensaufbau eingesetzt werden kann.  

Digitale Finanzbuchhaltung mit DATEV 

Die moderne Finanzbuchhaltung in 2026 wird beispielsweise unter Einsatz von DATEV Unternehmen Online bearbeitet. Dies ermöglicht die digitale Bereitstellung von Finanzbuchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung, wiederum können die Auswertungen zur Finanzbuchhaltung aber auch darüber der Mandantin oder dem Mandanten bereitgestellt werden. Die Mandant:innen haben mittels DATEV Unternehmen Online aber auch die Möglichkeit, beispielsweise ihren Zahlungsverkehr abzubilden oder tiefergehend sich auch einzelne Buchungen anzuschauen. 

Sofern Vorsysteme im Einsatz sind, können die buchungsrelevanten Daten mittels Schnittstelle direkt in die Finanzbuchhaltung überführt werden. Auch die gängigen PVS-Systeme haben im Regelfall eine DATEV-Schnittstelle. 

3. Digitale Abrechnung & Umsatzstrukturen 

Die Abrechnung in Praxen findet heute natürlich auch digital statt. Dazu ist die Praxis-Verwaltungssoftware (PVS) Dreh- und Angelpunkt. Aber wie kann man das als moderne Praxis optimieren? Hier gibt es mehrere Ansätze, heute und in Zukunft: 

• Unterstützung der Abrechnung durch KI-gestützte Dokumentation 
• Eine vereinfachte Liquiditätsplanung durch Factoring (wie beispielsweise das s-factoring der Sparkasse, also den Ankauf von Rechnungen) 

Hinsichtlich der Privatliquidationen ist besonders wichtig, dass diese auch zeitnah nach Abschluss der Behandlung den Patient:innen gegenüber abgerechnet werden. Eine deutlich verspätete Abrechnung ist schlecht für die Liquidität der Praxis und kann auch schneller zu Umsatzausfällen führen.  

Die Dokumentation und Leistungsziffernerfassung sollte idealerweise unmittelbar nach der Behandlung erfolgen, damit keine Positionen vergessen werden.  

4. Personal & Führung: moderne Arbeitgeberpraxis 

Viele Praxen sind aktuell von dem allgemeinen Fachkräftemangel betroffen. Während früher insbesondere die Mitarbeitendengewinnung „ein Klacks" war, wenn man eine Anzeige in der Zeitung geschaltet hat und sich daraufhin 20 interessierte Bewerbende gemeldet haben, hat sich die letzten Jahre die Situation gewandelt. Das Stichwort lautet „Arbeitnehmermarkt". Eine MFA/ZFA, die heute unzufrieden ist, hat morgen praktisch schon woanders einen neuen Job.  

Wie wird eine Praxis ein attraktiver Arbeitgeber? 

Als moderne Praxis tut man sich gut daran, die eigene Arbeitgebermarke aufzubauen und bewusst mit Mitarbeitenden umzugehen, statt sie als selbstverständlich zu betrachten. Dazu gehören zur Mitarbeitendenbindung neben einem guten Gehalt und Wertschätzung auch verschiedene Benefits für „mehr Netto vom Brutto".  

Eine bloße Gehaltserhöhung um beispielsweise monatlich 100 Euro ist im ersten Moment für die Mitarbeitenden schön, wird aber schon binnen kurzer Zeit nicht mehr wahrgenommen. Der positive Effekt ist somit ziemlich schnell wieder verflogen. 

Alternativ zu einer reinen Bruttogehaltserhöhung bietet sich die Gewährung von lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Benefits an. 

Welche Benefits sind für MFA/ZFA sinnvoll? 

• Monatliche (Tank-) Gutscheine bis zu einem Betrag von 50,00 Euro 
• Zuschüsse zu bzw. Übernahme von Kindergartenbeiträgen 
• Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen, wie beispielsweise Sachzuwendungen zum Geburtstag, zur Heirat oder zur Geburt eines Kindes bis zu einem Betrag in Höhe von 60,00 Euro pro Anlass 
• Erholungsbeihilfen 
• Übernahme von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bis zu einem Jahresbetrag in Höhe von 600,00 Euro 
• Angebot einer Betrieblichen Krankenversicherung (fließt in die Sachzuwendungsgrenze in Höhe von monatlich 50,00 Euro mit ein) 
• etc.  

Wichtig bei der Gewährung von steuerlichen Benefits ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden müssen. Sprich, es darf keine Umwandlung von bestehenden steuer- und sozialversicherungspflichtigen Gehaltsbestandteilen in steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsbestandteile vorgenommen werden. 

Die Betriebliche Altersvorsorge – wichtiger Baustein effektiver Mitarbeitendenbindung 

Ein wichtiger Baustein für die Bindung von Mitarbeitenden ist zudem die Betriebliche Altersvorsorge – auch in Hinblick auf die zu erwartende Rentenlücke der Mitarbeitenden im Alter. Hier gibt es die Möglichkeit, Beiträge im Rahmen der sogenannten "Entgeltumwandlung" direkt in die Altersvorsorgeverträge der Mitarbeitenden zu überführen, und zwar ohne, dass diese Beiträge zuvor der Lohnsteuer und Sozialversicherung unterworfen wurden. 

Dies hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden einen monatlichen Betrag für ihre Altersvorsorge sparen können, der direkt aus dem Bruttogehalt entnommen wird. Somit fällt die monatliche Belastung für die Mitarbeitenden deutlich geringer aus, als wenn sie einen privaten Altersvorsorgevertrag abschließen und diesen mit ihrem Nettogehalt (nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen) besparen. 

Da die Arbeitgebenden im Regelfall auch einen Vorteil aus der Entgeltumwandlung haben, müssen sie diesen Vorteil mit pauschal 15% des monatlichen Einzahlungsbetrages in die Betriebliche Altersvorsorge an die Mitarbeitenden weitergeben. 

bAV & Co. zur Attraktivitätssteigerung der Arbeitgebermarke nutzen 

Eine betriebliche Altersvorsorge muss durch Arbeitgebende nicht proaktiv angeboten werden. Aus Gründen der Mitarbeitendenbindung und der Steigerung der Attraktivität als Arbeitgebende empfiehlt es sich jedoch. Eine Anfrage auf Einzahlung in einen betrieblichen Altersvorsorge-Vertrag im Wege der Entgeltumwandlung darf seitens der Arbeitgebenden nicht abgelehnt werden. Schließlich ergeben sich hieraus aber auch keine Nachteile für die Arbeitgebenden. 

Die Gewährung von steuerlichen Benefits, der Abschluss einer betrieblichen Krankenversicherung oder einer betrieblichen Altersvorsorge empfiehlt sich auch vor dem Hintergrund der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden. Schließlich kann man sich so als Praxisinhaber:in vielleicht von der "Praxis von nebenan" abgrenzen.  

Auch tragen diese zusätzlichen Gehaltsbestandteile oftmals auch zu einer deutlicheren Identifizierung der Mitarbeitenden mit der Praxis bei. Zudem sind sämtliche Aufwendungen als Praxisausgabe abziehbar.  

Auch sollte die Gewährung von zusätzlichen Gehaltsbestandteilen aktiv in den Recruitingprozess mit eingebunden werden, beispielsweise in der Form der Erwähnung in Stellenanzeigen, im Rahmen von Recruiting-Kampagnen auf Social Media und auf der Homepage.  

Wie findet eine moderne Praxis gutes Personal? 

In der Zeitung nicht mehr. Gefragt ist eine Kombination aus einer guten, ehrlichen und auf die Praxis passenden Stellenbeschreibung gepaart mit einer gezielten Werbekampagne. Das findet heute häufig bei Social Media statt. Jobportale wie indeed können auch funktionieren – je nach Stelle. 

Der Unterschied zwischen Jobportalen wie indeed und Social Media Kampagnen ist, dass bei indeed der/die potenzielle Kandidat:in aktiv suchen muss, während Social Media auch Wechselwillige erreicht, die aber nicht aktiv suchen.  

Erfolgreiches Recruiting: ehrlich, digital, strukturiert 

Im Recruitingprozess ist es wichtig, ehrlich zu sein, aber auch das Gute, das die Praxis vorzuweisen (oder sich erarbeitet) hat, zu kommunizieren. Getreu dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber" muss alles, was man anzubieten hat, auch nach außen sichtbar sein.  

Dazu gehört auch die Praxis-Website! Viele potenzielle Kandidat:innen schauen auf der Praxis-Website auf die künftigen Kolleg:innen. Das Team muss also möglichst vollständig und fröhlich sein. Eine passende Karriere-Seite sollte die Vorzüge und Benefits widerspiegeln. 

Wenn die Praxis nun Mitarbeitende gefunden hat, ist ein strukturiertes Onboarding wichtig. Und das geht nur mit einem guten Plan, Engagement und jemandem in der Praxis, der zuständig ist.  

Sowohl die Fluktuation als auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden  kostet sowohl viel Geld als auch Zeit. Insofern sollte (auch nicht nur aus monetären Gründen) auf eine erfolgreiche Mitarbeitendenbindung in der Praxis geachtet werden.  

5. Investitionen in Digitalisierung 

Wie wird eine Arztpraxis digital erfolgreich? Investitionen in Digitalisierung sind in modernen Praxen unerlässlich und stellen mittlerweile oftmals einen hohen Kostenanteil dar. Größere Investitionen sind grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. 

Für Investitionen in digitale Wirtschaftsgüter gibt es eine Ausnahme. Hier ist die typisierte Nutzungsdauer (unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten) auf ein Jahr begrenzt. Somit machen sich für Investitionen in Digitalisierung auch schneller die steuerlichen Vorteile bemerkbar. 

Unsere Einschätzung: Das zeichnet eine moderne Praxis aus 

Eine moderne Praxis denkt smart und ist digital. Dabei geht es nicht darum, alles zu digitalisieren, sondern die richtigen Lösungen zu wählen. Inhaber:innen sollten ihre Praxis als Unternehmen verstehen, das permanent optimiert werden kann und muss. 

Dabei geht es nicht um 2,5 % mehr Umsatzrendite, sondern bessere Prozesse in einem stabilen Team.  

Hierfür sind starke Partner:innen wichtig, die langfristig an Ihrer Seite sind und über das Know-how verfügen, um Praxen erfolgreich weiterzuentwickeln. Die Expert:innen Stefanie Anders und Christian Finke beraten Sie gerne. 

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Über unseren Gastautor

Christian Finke ist Inhaber der Agentur Finke Praxismarketing in Düsseldorf und seit 2006 auf Marketinglösungen für Ärzt:innen und Zahnärzt:innen spezialisiert. Gemeinsam mit seinem Team unterstützt er bundesweit Praxen bei der Wunschpatient:innen- und Mitarbeitendengewinnung sowie der strategischen Praxisentwicklung.
Ein besonderer Fokus liegt auf der Begleitung von Existenzgründer:innen sowie dem digitalen Praxismarketing – mit den zentralen Schwerpunkten Website, Google (SEO & Ads) und Social Media.

Mehr Informationen und Kontakt unter:

www.finke-praxismarketing.de
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