Konkretisierung des Finanzministeriums: Das müssen Sie zur elektronischen Belegausgabe wissen

Seit 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Nun gibt es Konkretisierungen zur elektronischen Belegausgabe des Bundesfinanzministeriums. Das müssen Sie zur elektronischen Belegausgabe wissen.

Betriebe müssen seit 1. Januar 2020 ihren Kunden bei jedem Kauf zwingend einen Beleg zur Verfügung stellen. Eine Ausnahme ist nur bei “unzumutbarer Härte” möglich. Einen solchen Antrag können sie beim Finanzamt stellen. Mehrkosten alleine als Grund gelten aber nicht als Härte.

Der Kunde muss den jeweiligen Beleg weder annehmen noch aufbewahren.

Betriebe dürfen ihren Kunden aber auch elektronische Belege zur Verfügung stellen. Das Bundesministerium der Finanzen hat nun die Bestimmungen zur elektronischen Belegausgabe konkretisiert.

Brauche ich die schriftliche Zustimmung des Kunden für die elektronische Belegausgabe?

Nein. Der Kunde muss zwar zustimmen, allerdings reicht hier eine konkludente Zustimmung ohne bestimmte Form aus. Konkludent handelt der Kunde, wenn er seinen Willen durch nonverbales Verhalten zum Ausdruck bringt.

Reicht es aus, den elektronischen Beleg im Kassendisplay sichtbar einzublenden?

Nein. Die alleinige Sichtbarmachung am Terminal oder Kassendisplay reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Kassenbeleg elektronisch entgegenzunehmen.

In welchem Dateiformat muss die elektronische Belegausgabe erfolgen?

Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Dateiformat erfolgen, das der Kunde mit einer kostenfreien Standardsoftware öffnen kann. Als solche gelten JPG, PDF oder PNG.

Bestehen technische Vorgaben zur Übermittlung des elektronischen Belegs?

Nein. Sie können dem Kunden den elektronischen Beleg per QR-Code über das Kassendisplay zum Download zur Verfügung stellen, ihn per Near-Field-Communication (NFC) übertragen oder per E-Mail direkt in das Kundenkonto zustellen.

Unsere Einschätzung

Die Belegausgabepflicht besteht weiter fort, obwohl Verbände und und die Opposition eine entsprechende Rücknahme oder Anpassung eingefordert haben. Daher ist nicht von einer kurzfristigen Aufhebung auszugehen.

Sie als Unternehmer sollten sich also darauf einstellen, weiterhin von dieser Verpflichtung betroffen zu sein. Sie können allerdings Ressourcen sparen und sich die Arbeit erleichtern, wenn Sie sich mit den Möglichkeiten einer digitalen Belegausgabe beschäftigen. Damit können Sie sich als ein modernes Unternehmen präsentieren und Ihren Kunden Mehrwert bieten.

Gerne helfen wir Ihnen weiter. Sprechen Sie uns an.