Selbstabrechnung oder Abrechnungsdienstleister? Warum die richtige Abrechnung in der Pflege über Erfolg, Liquidität und Steuern entscheidet

Die Abrechnung entscheidet maßgeblich über Liquidität und wirtschaftlichen Erfolg von Pflegediensten. Doch lohnt sich die Selbstabrechnung in der Pflege oder bietet ein spezialisierter Dienstleister die bessere Lösung? Wir zeigen Chancen, Risiken und Handlungsempfehlungen für Pflegedienste auf. 

Die Abrechnung in der Pflege ist mehr als Verwaltung 

Viele Pflegedienste investieren erhebliche Ressourcen in die Versorgung ihrer Klienten, die Personalplanung und die Qualitätssicherung. Die Abrechnung in der Pflege wird dabei häufig als rein administrativer Prozess betrachtet. Genau hier liegt jedoch ein oft unterschätztes Risiko. 

Denn die Abrechnung von Pflegeleistungen entscheidet nicht nur darüber, wann Geld auf dem Konto eingeht. Sie beeinflusst ebenso die Liquidität, die betriebswirtschaftliche Steuerung und letztlich die steuerlichen Ergebnisse eines Pflegeunternehmens. 

Ob ambulanter Pflegedienst, stationäre Pflegeeinrichtung, Intensivpflege, Tagespflege oder Betreuungsdienste: Fehler in der Abrechnung wirken sich unmittelbar auf Forderungen, Umsätze, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen aus. Damit rückt die Entscheidung zwischen interner oder externer Abrechnung in der Pflege in den Fokus unternehmerischer Überlegungen. Die zentrale Frage lautet daher: 

Soll die Abrechnung in der Pflege intern erfolgen oder ist ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister die bessere Lösung? 

Wie komplex ist die Abrechnung in der Pflege wirklich? 

Die Abrechnung von Pflegeleistungen gehört zu den anspruchsvollsten Verwaltungsprozessen im Gesundheitswesen. Pflegeeinrichtungen rechnen regelmäßig mit unterschiedlichen Kostenträgern ab: 

• Pflegekassen 
• Krankenkassen 
• Sozialhilfeträgern 
• Privatpersonen 
• sonstigen Leistungsträgern 

Hinzu kommen unterschiedliche Leistungsarten wie: 

• Abrechnung ambulant
• Abrechnung teilstationär (Tages-/Nachtpflege) 
• Abrechnung vollstationär 
• Abrechnung Kurzzeitpflege 
• Abrechnung stationäre Pflege 
• Abrechnung Tagespflege 
• Behandlungspflege nach SGB V 
• Pflegeleistungen nach SGB XI 
• Zusatz- und Privatleistungen 

Jede Leistung muss korrekt dokumentiert, den jeweiligen Kostenträgern zugeordnet und fristgerecht abgerechnet werden. Bereits kleine Fehler können zu Rückläufern, Kürzungen oder Liquiditätsengpässen führen. 

Selbstabrechnung in der Pflege: Mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung 

Viele Einrichtungen entscheiden sich für die Selbstabrechnung in der Pflege. Die Abrechnung wird dabei durch eigene Mitarbeitende durchgeführt. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

• vollständige Kontrolle über die Prozesse 
• direkter Zugriff auf alle Daten 
• internes Know-how bleibt im Unternehmen 
• kurzfristige Anpassungen möglich 
• Gleichzeitig steigt jedoch die Verantwortung erheblich. 

Die Mitarbeitenden müssen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben kennen, sondern auch ständig auf Änderungen bei Vergütungsvereinbarungen, Leistungsnachweisen und Abrechnungsregelungen reagieren. Gerade bei Personalausfällen oder hoher Fluktuation entstehen schnell Risiken. 

Risiken von Selbstabrechnung in der Pflege: Die häufigsten Fehlerquellen 

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Herausforderungen.

Fehlerhafte Leistungszuordnung: Werden Leistungen falsch erfasst oder einem falschen Kostenträger zugeordnet, kann dies zu Kürzungen oder Rückforderungen führen. 

Fristversäumnisse: Nicht fristgerecht eingereichte Leistungsnachweise können zu verzögerten Zahlungseingängen oder sogar zu Erlösausfällen führen. 

Rückläufer und Korrekturen: Rückläufer gehören zum Alltag vieler Pflegedienste. Ohne klare Prozesse entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand. 

Personelle Abhängigkeiten: Oft liegt das Wissen zur Abrechnung bei einzelnen Mitarbeitenden. Fällt diese Person aus, entstehen erhebliche Risiken für den laufenden Betrieb. 

Fehlerhafte Datenübernahme in die Buchhaltung: Besonders kritisch wird es, wenn fehlerhafte Abrechnungsdaten ungeprüft in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Aus operativen Fehlern werden dann steuerliche Risiken. 

Externe Abrechnung in der Pflege: Entlastung durch spezialisierte Dienstleister 

Aus diesem Grund setzen viele Einrichtungen auf externe Spezialisten für die Abrechnung von Pflegeleistungen. Ein professioneller Abrechnungsdienstleister übernimmt unter anderem: 

• die Abrechnung gegenüber Pflegekassen und Krankenkassen 
• die Prüfung der Leistungsdaten 
• das Forderungsmanagement 
• die Kommunikation mit Kostenträgern 

Dadurch werden interne Ressourcen entlastet und die Prozesssicherheit erhöht. Mitarbeitende werden entlastet und Kapazitäten können anderweitig eingesetzt werden. Gerade für kleinere und mittelständische Pflegedienste kann die externe Abrechnung wirtschaftlich sinnvoll sein. 

DZH als Abrechnungspartner – Steuerberater:innen als zweiter Sicherheitsgurt 

Viele Pflegedienste setzen bei der Abrechnung ihrer Pflegeleistungen auf spezialisierte Dienstleister wie die DZH. Die professionelle Abwicklung der Abrechnung schafft dabei eine wichtige Grundlage für stabile Prozesse, eine verlässliche Liquiditätsplanung und die Reduzierung administrativer Aufwände. Bei folgenden Abrechnungsarten kann die DZH Sie unterstützen: 

• Abrechnung ambulant  
• Abrechnung teilstationär (Tages-/Nachtpflege)  
• Abrechnung Kurzzeitpflege 

Aus steuerlicher Sicht endet die Verantwortung jedoch nicht mit der erfolgreichen Abrechnung. Denn die aus der Abrechnung resultierenden Daten bilden die Basis für: 

• Finanzbuchhaltung  
• betriebswirtschaftliche Auswertungen  
• Jahresabschluss  
• Steuererklärungen

Genau hier setzt die Zusammenarbeit zwischen DZH und einer spezialisierten Steuerberatung an. 

Während die DZH für die korrekte und effiziente Abrechnung sorgt, liegt der Fokus der steuerlichen Beratung auf der richtigen Interpretation und Verarbeitung der Abrechnungsdaten. Somit decken wir gemeinsam ein breites Spektrum an Dienstleistungen im Pflegebereich ab.  Nur wenn beide Bereiche ineinandergreifen, entstehen belastbare Unternehmenszahlen und eine rechtssichere steuerliche Grundlage. 

Für Pflegedienste bedeutet dies: weniger Schnittstellenverluste, mehr Transparenz und eine ganzheitliche Betreuung von der Abrechnung bis zum Jahresabschluss. 

Factoring in der Pflege: Liquidität sichern und Planung verbessern 

Viele Abrechnungsdienstleister bieten zusätzlich Factoring, also die Vorfinanzierung, in der Pflege an. 

Dabei übernehmen die Abrechnungsdienstleister die Abrechnung mit den Kostenträgern und zahlen den errechneten Betrag schon vorab an die Pflegedienste aus. Der Pflegedienst erhält das Geld dadurch deutlich früher, als wenn er auf die Zahlung der Kostenträger warten würde. 

Vorteile des Factorings: 

• verbesserte Liquidität 
• höhere Planungssicherheit 
• geringeres Ausfallrisiko

Insbesondere in Zeiten steigender Personal- und Sachkosten kann Factoring einen wichtigen Beitrag zur finanziellen Stabilität leisten. 

Warum die steuerliche Betrachtung häufig unterschätzt wird 

Die eigentliche Herausforderung beginnt häufig erst nach der Abrechnung. Denn die Daten aus der Abrechnung bilden die Grundlage für: 

• Finanzbuchhaltung 
• betriebswirtschaftliche Auswertungen 
• Jahresabschlüsse 
• Steuererklärungen 

Die Qualität der Buchhaltung kann daher niemals besser sein als die Qualität der zugrunde liegenden Abrechnungsdaten. 

Typische steuerliche Risiken 

Fehlerhafte Umsatzzuordnung 

Werden Umsätze falsch zugeordnet, entstehen fehlerhafte betriebswirtschaftliche Auswertungen und unzutreffende Jahresergebnisse. 

Fehler bei der Umsatzsteuer 

Nicht jede Leistung im Gesundheitswesen wird umsatzsteuerlich gleichbehandelt. Werden steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen nicht korrekt abgegrenzt, drohen Nachzahlungen und Zinsbelastungen. 

Fehlerhafte Periodenabgrenzung 

Leistungen werden häufig in einem Zeitraum erbracht und in einem anderen Zeitraum abgerechnet. Ohne korrekte Abgrenzung entstehen verzerrte Gewinne und fehlerhafte Steuerbemessungsgrundlagen. 

Gewerbesteuerliche Auswirkungen nicht unterschätzen 

Neben der Umsatz- und Ertragsteuer spielt auch die Gewerbesteuer eine wichtige Rolle. Die Gewerbesteuerbefreiung greift nur unter bestimmten Voraussetzungen, die mit der Art der Leistungserbringung und deren korrekten Abrechnung einhergeht. 

Risiken bei Betriebsprüfungen 

Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger erwarten zunehmend nachvollziehbare und dokumentierte Prozesse. Unstimmigkeiten zwischen Abrechnung und Buchhaltung fallen bei Prüfungen regelmäßig auf. 

Saubere Buchhaltung als Grundlage erfolgreicher Pflegesatzverhandlungen

Viele Pflegedienste betrachten die Buchhaltung vor allem als Instrument zur Erfüllung steuerlicher Pflichten. Tatsächlich geht ihre Bedeutung weit darüber hinaus. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung bildet die Grundlage für belastbare betriebswirtschaftliche Auswertungen und damit auch für erfolgreiche Pflegesatz- und Vergütungsverhandlungen. 

Kostenträger erwarten nachvollziehbare und plausibel dokumentierte Zahlen. Fehlerhafte Abrechnungsdaten, unklare Erlösstrukturen oder fehlende Abstimmungen zwischen Abrechnung und Finanzbuchhaltung erschweren die Darstellung tatsächlicher Kostenentwicklungen. 

Eine saubere Verzahnung von Abrechnung, Buchhaltung und Controlling schafft Transparenz über:

• Personalkosten  
• Sachkosten  
• Auslastung  
• Erlösstrukturen  
• Wirtschaftlichkeit einzelner Leistungsbereiche  

Diese Informationen bilden eine wesentliche Grundlage für fundierte Pflegesatzverhandlungen und stärken die Verhandlungsposition gegenüber den Kostenträgern. 

Erfolgsfaktor: Verzahnung von Abrechnung und Steuerberatung 

Eine professionelle Abrechnung allein reicht nicht aus. Ebenso wichtig ist die steuerlich korrekte Verarbeitung der Abrechnungsdaten. Deshalb sollte eine enge Zusammenarbeit zwischen: 

• Pflegedienst, 
• Abrechnungsdienstleister und
• Steuerberatung bestehen.

Nur wenn die Erlösstrukturen verstanden, die Daten richtig interpretiert und die Buchungsprozesse sauber aufgesetzt werden, entstehen verlässliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen und rechtssichere Steuererklärungen.

Unsere Einschätzung 

Die Abrechnung in der Pflege und das Mahnwesen erfordern spezialisiertes Fachwissen. Bei der Selbstabrechnung behalten Pflegedienste die volle Kontrolle über Prozesse, Kostenträger und Zahlungseingänge. Externe Abrechnungsdienstleister entlasten die Verwaltung, sichern planbare Liquidität und bringen umfassende Expertise in den Abrechnungsprozess ein. 

Weitere Herausforderungen entstehen aber nicht nur bei der eigentlichen Abrechnung, sondern auch bei der Weiterverarbeitung der Daten in Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen. 

Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass eine saubere Buchhaltung mehr als steuerliche Sicherheit schafft. Sie bildet auch die Grundlage für belastbare Unternehmensentscheidungen, erfolgreiche Pflegesatzverhandlungen und eine nachhaltige wirtschaftliche Entwicklung. 

Die Kombination aus professioneller Abrechnung, fundierter Beratung im Pflegebereich und spezialisierter steuerrechtlicher Beratung im Pflegebereich schafft die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung. Hierfür stehen Ihnen gerne unsere Expertin, Steuerberaterin und Fachberaterin für das Gesundheitswesen, Julia Wittwer, sowie Christoph Müller und André Benz von unserem Kooperationspartner DZH zur Seite. Nehmen Sie einfach Kontakt auf. 

Ausblick:  In einem weiteren Beitrag beleuchten wir das Thema Factoring genauer und zeigen, welche Vorteile es für Pflegedienste bieten kann. Schauen Sie also wieder in unserem Blog vorbei! 

André Benz, DZH

Teamleiter & Account Manager 

a.benz@dzh-online.de 

Christoph Müller, DZH

Key Account Manager

c.mueller@dzh-online.de

FAQ: Häufige Fragen zur Abrechnung in der Pflege

Wie wird in der Pflege abgerechnet? 

Die Abrechnung in der Pflege erfolgt je nach Leistungsart gegenüber Pflegekassen, Krankenkassen, Sozialhilfeträgern oder Privatpersonen. Grundlage sind die erbrachten und dokumentierten Pflegeleistungen sowie die jeweils geltenden Vergütungsvereinbarungen. 

Wie funktioniert die Selbstabrechnung im Pflegebereich? 

Bei der Selbstabrechnung übernimmt der Pflegedienst sämtliche Abrechnungsprozesse selbst. Dazu gehören die Leistungsprüfung, die Erstellung der Abrechnungen, das Forderungsmanagement sowie die Bearbeitung von Rückläufern und Korrekturen. 

Wie funktioniert die Abrechnung über einen Dienstleister? 

Ein spezialisierter Abrechnungsdienstleister übernimmt die technische und organisatorische Abwicklung der Abrechnung gegenüber den Kostenträgern. Viele Anbieter bieten zusätzlich Forderungsmanagement und Factoring-Lösungen an. 

Selbstabrechnung in der Pflege oder Abrechnungsdienstleister – was ist besser? 

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Während die Selbstabrechnung maximale Kontrolle bietet, ermöglichen externe Dienstleister häufig effizientere Prozesse und eine Entlastung der Mitarbeitenden. Entscheidend sind die individuellen Strukturen und Ressourcen der Einrichtung. 

Was unterscheidet die Abrechnung in der ambulanten Pflege von der stationären oder Tagespflege? 

Die Abrechnung ambulanter Pflegeleistungen erfolgt häufig leistungsbezogen und gegenüber verschiedenen Kostenträgern. In der stationären Pflege und Tagespflege bestehen hingegen andere Vergütungsstrukturen, Vertragsgrundlagen und Dokumentationsanforderungen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.