Ausländische Umsatzsteuer aus 2025 zurückholen: Antragsfrist zur Vorsteuervergütung läuft zum 30. September ab

Ob Messebesuch in Paris, Hotelübernachtung in Mailand oder Tanken auf der österreichischen Autobahn: Möchten Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer ausländische Umsatzsteuer zurückholen, lässt sich die bei Geschäften im EU-Ausland geschuldete lokale Umsatzsteuer auch bei fehlender Pflicht zur Umsatzsteuerregistrierung in dem betreffenden Land erstatten. Wer das versäumt, verschenkt bares Geld. Der Stichtag dafür rückt näher: Bis zum 30. September muss der Antrag auf Vorsteuervergütung im EU-Ausland durch inländische Unternehmer vollständig gestellt sein.

Ein eigenes Verfahren für Vorsteuer aus dem Ausland

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer wundern sich zunächst: Warum kann ich die Umsatzsteuer aus dem EU-Ausland nicht in Deutschland geltend machen und in der normalen deutschen Umsatzsteuervoranmeldung eintragen? Der Grund ist einfach: Abgezogen werden darf eine Vorsteuer immer nur in dem Mitgliedsstaat wo sie auch tatsächlich gesetzlich geschuldet und erhoben wurde. Französische Umsatzsteuer fließt also ins französische System. Folgerichtig kann diese Umsatzsteuer auch nur von Frankreich verlangt werden. Fehlt eine entsprechende Umsatzsteuerregistrierung und eine Pflicht dazu, kann die gezahlte Umsatzsteuer in einem gesonderten Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren geltend gemacht werden.

Hier kommt die Vorsteuervergütung in der EU ins Spiel. Das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren funktioniert folgendermaßen: Sie reichen einen einzigen Antrag bei einer deutschen Behörde ein, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), und dieses kümmert sich um die Weiterleitung an das jeweils betroffene EU-Land. Dieses entscheidet über den Antrag und zahlt aus.

So funktioniert der Antrag in der Praxis

Der gesamte Vorgang läuft digital über das sogenannte BZStOnline-Portal, Anträge in Papierform werden nicht akzeptiert. Um den Prozess erfolgreich zu durchlaufen, müssen beim Vorsteuervergütungsverfahren wichtige Voraussetzungen erfüllt sein. Beim BZSt findet zunächst eine formale Prüfung statt: Stimmt die angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und besteht überhaupt ein Recht auf Vorsteuerabzug? Erst wenn diese Prüfung positiv ausfällt, wird der Antrag auf Vorsteuervergütung an die zuständige Behörde im jeweiligen Mitgliedstaat weitergeleitet.

Für die Praxis wichtig: Sie bekommen sowohl vom BZSt als auch vom empfangenden EU-Staat eine elektronische Bestätigung über den Eingang Ihres Antrags. Heben Sie diese unbedingt auf. Im Streitfall ist genau diese Bestätigung der Beleg dafür, dass Sie beim Vorsteuervergütungsverfahren in Deutschland die Frist eingehalten haben. Ein weiterer Punkt, der leicht übersehen wird: Haben Sie in mehreren Ländern Vorsteuer bezahlt, reicht kein Sammelantrag für die Umsatzsteuer-Erstattung im Ausland. Jeder Mitgliedstaat verlangt seinen eigenen, separaten Antrag zur Vorsteuervergütung – und mitunter auch eigene Zusatzangaben, etwa eine Beschreibung Ihrer Geschäftstätigkeit nach einem einheitlichen Klassifizierungscode.

Ab wann lohnt sich der Aufwand?

Nicht jeder kleine Betrag rechtfertigt kraft Gesetzes einen eigenen Antrag, dafür gibt es Bagatellgrenzen. Beantragen Sie die Erstattung für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten innerhalb eines Jahres, muss die Vorsteuer auf mindestens 400 Euro kommen. Warten Sie hingegen bis zum Jahresende oder stellen den Antrag für den letzten Teilzeitraum eines Kalenderjahres, genügen bereits 50 Euro. Wer unterhalb dieser Schwellen bleibt, kann für den betreffenden Zeitraum keine Erstattung beantragen. Hier lohnt es sich also mitunter, mehrere Belege zu sammeln und gebündelt einzureichen.

Ihr eigener Aufwand für den Antrag auf Vorsteuervergütung ist aber auch zu berücksichtigen. Es hängt also vom Einzelfall ab, ob sich der Aufwand lohnt.

Der 30. September ist eine harte Grenze

Anders als bei manch anderer steuerlicher Frist gibt es hier praktisch keinen Spielraum: Der Antrag auf Vorsteuervergütung muss spätestens am 30. September des Folgejahres beim BZSt eingegangen sein, für Belege aus dem Vorjahr also konkret bis zu diesem Stichtag. Es handelt sich um eine Ausschlussfrist. Eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Das bedeutet: Wer zu spät kommt, geht in aller Regel leer aus, selbst wenn der Anspruch dem Grunde nach völlig unstrittig wäre. Und entscheidend ist nicht, wann Sie den Antrag losschicken, sondern wann er tatsächlich im BZSt Online-Portal eingeht. Daher ist hier eine lückenlose Nachweisführung zu empfehlen.

Ausländische Umsatzsteuer aus 2025 zurückholen: Unser Tipp für Sie

Werfen Sie noch vor dem Stichtag einen Blick in z.B. Ihre Reisekosten- und Einkaufsbelege des Vorjahres: Finden sich darunter Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer aus anderen EU-Staaten? Dann lohnt sich die Prüfung, ob eine Vergütung infrage kommt. Da für jedes Land ein eigener Antrag mit teils unterschiedlichen Anforderungen nötig ist, unterstützen wir Sie gerne dabei, die Unterlagen rechtzeitig zusammenzustellen und den Antrag fristgerecht auf den Weg zu bringen. Sprechen Sie unsere Expert:innen um Tino Wunderlich und Marcus Sauer einfach an.