Betriebsprüfungen: Schlussbesprechung, Außenprüfungsbericht und Negativmitteilung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung ermittelt das Finanzamt die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Auch wenn es in der Realität häufig anders wahrgenommenen wird: In der Praxis muss das Finanzamt auch Sachverhalte zugunsten des Unternehmens prüfen und als Prüfungsfeststellung aufgreifen. Hier erfahren Sie alles zur Schlussbesprechung, zum Außenprüfungsbericht und zur Negativmitteilung einer Betriebsprüfung.

Betriebsprüfung: Die Schlussbesprechung

Das Finanzamt soll im Laufe einer Betriebsprüfung das Unternehmen über seine Prüfungsfeststellungen unterrichten. In der Praxis sieht das so aus: Der/die Betriebsprüfer:in informiert das Unternehmen darüber, wenn ein Sachverhalt abweichend von der bisherigen Handhabung steuerlich gewürdigt werden muss.

Ein Unternehmen hat zum Beispiel bis zur Betriebsprüfung Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht. Das Finanzamt kommt nun zu dem Ergebnis, dass diese Kosten nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen sind.

Das Unternehmen hat die Möglichkeit, zusammen mit oder durch seine Steuerberater:innen gegen die Feststellungen des Finanzamts zu argumentieren. Das Ziel: Den/die Prüfer:in bestenfalls von ihrer Rechtsauffassung überzeugen.

Je nach Fall kann es im Verlauf einer Betriebsprüfung zu mehr oder weniger Prüfungsfeststellungen kommen. Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen und führt sie zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen, hat das geprüfte Unternehmen einen Anspruch auf eine Schlussbesprechung. Dies gilt nur dann nicht, wenn 

• das Unternehmen ausdrücklich auf diese Schlussbesprechung verzichtet, oder 
• wenn es sich um eine sogenannte abgekürzte Betriebsprüfung handelt.

Wer nimmt an der Schlussbesprechung teil?

An der Schlussbesprechung nimmt von Seiten des Finanzamts der/die Prüfer:in und ggf. der/die vorgesetzte Sachgebietsleiter:in teil. Die Steuerberater:innen sowie die Verantwortlichen des Unternehmens vertreten die Unternehmensseite.

Was soll die Schlussbesprechung einer Betriebsprüfung erreichen?

Ziel der Schlussbesprechung ist es, 

• strittige Sachverhalte, 
• die rechtliche Beurteilung von Prüfungsfeststellungen und 
• deren steuerliche Auswirkungen 

mit dem Finanzamt zu erörtern. Bestenfalls erzielen beide Parteien dabei eine Einigung. Das ist jedoch kein Muss. Schlussbesprechungen können auch ohne Einigung in allen Punkten enden.

Betriebsprüfung: Der Außenprüfungsbericht

Wenn die Betriebsprüfung zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen führt, erstellt das Finanzamt nach der Schlussbesprechung den Außenprüfungsbericht. In diesem Prüfungsbericht stellt der/die Betriebsprüfer:in alle Prüfungsfeststellungen und deren steuerliche Auswirkungen zusammen. Darin sind also alle steuerlichen Konsequenzen für das Unternehmen sichtbar.

Das geprüfte Unternehmen hat das Recht, den Prüfungsbericht vor seiner finalen Auswertung übersandt zu bekommen. Das Unternehmen kann den Antrag auf vorherige Zusendung formlos, zum Beispiel im Rahmen der Schlussbesprechung, stellen.

Nach Erhalt des Berichtes hat das Unternehmen innerhalb einer festgelegten Frist, meist von zwei bis vier Wochen, die Möglichkeit, zu den Prüfungsfeststellungen Stellung zu nehmen. Sollte das geprüfte Unternehmen noch Änderungswünsche oder Probleme haben, kann es dem Finanzamt diese während der Frist mitteilen. Der/die Prüfer:in hat die Möglichkeit, den Bericht zu ändern.

Dem Prüfungsbericht kommt jedoch faktisch keine Bindungswirkung zu. Die Veranlagungsstelle des Finanzamts ist im Zuge der späteren Bearbeitung der Steuerbescheide nicht an die im Bericht dargestellten Feststellungen gebunden.

Kann der Prüfungsbericht einer Betriebsprüfung angefochten werden?

Der Prüfungsbericht stellt nach herrschender Meinung keinen Verwaltungsakt dar, der durch Einspruch angefochten werden kann. Er dient aus Sicht des Finanzamts der Gewährung rechtlichen Gehörs. Zudem ist er nur die vorbereitende Grundlage für die zu erlassenden Änderungsbescheide.

Sofern ein Unternehmen also mit dem Inhalt eines Prüfungsberichts nicht einverstanden ist, ergibt es für das Unternehmen keinen Sinn, gegen diesen Bericht Einspruch einzulegen.

Das geprüfte Unternehmen muss in diesem Fall die vom Finanzamt erlassenen Änderungsbescheide abwarten. Falls das Unternehmen mit den Feststellungen des Prüfers/der Prüferin, die sich durch die Bescheide dann manifestieren, nach wie vor nicht einverstanden ist, muss es zwingend gegen die Bescheide Einspruch einlegen.

Betriebsprüfung: Die Negativmitteilung

Wenn eine Außenprüfung zu keinem abweichenden Ergebnis geführt hat, teilt das Finanzamt dem Unternehmen dies durch eine sogenannte Negativmitteilung mit. Dies ist ein Schreiben, in dem das Finanzamt abschließend bestätigt, dass die Betriebsprüfung zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen geführt hat.

Kann die Negativmitteilung der Betriebsprüfung angefochten werden?

Die Meinungen über die Handhabung der Negativmitteilung gehen bei steuerlichen Expert:innen auseinander. Der Bundesfinanzhof vertritt die folgende Auffassung: Die Negativmitteilung gibt lediglich eine Auskunft über das tatsächliche Ergebnis der durchgeführten Außenprüfung und stellt keinen Verwaltungsakt dar.

Auch das Niedersächsische Finanzgericht hat sich 2022 in einem Urteilsfall der Auffassung des Bundesfinanzhofs angeschlossen. Dort vertrat es die Meinung, dass die Mitteilung keinen mit Einspruch anfechtbaren Verwaltungsakt darstellt.

Bei dieser Betrachtung kann ein Unternehmen, das sich Prüfungsfeststellungen zu seinen Gunsten erhofft hat, gegen die Negativmitteilung also keinen Einspruch einlegen.

Dieses Urteil des Finanzgerichts liegt zur Revision in nächster Instanz beim Bundesfinanzhof. Dieser kann nun wieder entscheiden, ob er an seiner bisherigen Rechtsauffassung festhält.

Unsere Einschätzung

Geprüfte Unternehmen müssen sich im Verlauf und speziell zum Ende einer Betriebsprüfung stets im Klaren über ihre Mittel und Werkzeuge sein, falls sie mit Prüfungsfeststellungen des Finanzamts nicht einverstanden sind. Sie müssen wissen, ob sie Einspruch einlegen dürfen oder sogar müssen.

Wir empfehlen Unternehmen, die sich durch eine Betriebsprüfung steuerliche Vorteile erhofft haben, gegen Negativmitteilungen vorsorglich Einspruch einzulegen, um der derzeitigen Rechtsunsicherheit Rechnung zu tragen.

Bei Fragen zu diesem schwierigen verfahrensrechtlichen Thema, sprechen Sie uns gerne an.