Wirtschaftlicher Arbeitgeber bei Entsendung von Mitarbeiter:innen – Wichtiges Update zum BMF-Schreiben vom 12.12.2023

Das BMF hat am 19.12.2025 ein Update des Schreibens zu der steuerlichen Behandlung des Arbeitslohns nach den Regelungen der Doppelbesteuerungsabkommen veröffentlicht. Die Änderungen beinhalten eine Vereinfachungsregelung für die Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers im Falle von Entsendungen sowie Neuerungen für die Berücksichtigung des Arbeitslohns für Zeiten der Arbeitsfreistellung. 

Überblick: Was beinhaltet das Update des BMF-Schreibens zur Entsendung von Mitarbeiter:innen ins Ausland? 

• Vereinfachte Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers für Arbeitnehmer:innen 

• Einführung eines verbindlichen BMF-Musterformulars  

• Keine Entlastung bei der Lohnsteuer für Arbeitgeber:innen 

• Arbeitslohn während Freistellung wird dem ursprünglichen Arbeitsstaat zugerechnet 

Vereinfachungsregelung für die Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers

Das Schreiben bestimmt, dass die von Arbeitgeber:innen ausgestellte Bescheinigung über die Weiterbelastung des Arbeitslohns nun Indizwirkung für die Veranlagung der Arbeitnehmer:innen hat. Dies bedeutet Folgendes: 

• Für die Einkommensteuerveranlagung von Arbeitnehmer:innen entfällt künftig oft die komplexe Einzelfallprüfung der „Interessenslage". Voraussetzung ist die Einreichung der Arbeitgeberbescheinigung nach dem vom BMF vorgegebenen Muster, die bestätigt, dass Kosten an das aufnehmende Unternehmen weiterbelastet wurden. 

• Voraussetzungen hierfür ist, dass die Weiterbelastung der Kosten dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen muss. 

• Sofern alle Lohn-, Lohnneben- und Verwaltungskosten weiterbelastet werden, geht das Finanzamt davon aus, dass die Tätigkeit im Interesse des aufnehmenden Unternehmens lag und dieses als wirtschaftlicher Arbeitgeber zu qualifizieren ist. 

Die Feststellung des wirtschaftlichen Arbeitgebers gewinnt besondere Bedeutung, wenn das Besteuerungsrecht abweichend von der 183-Tage-Regelung zuzuordnen ist. 

Die neue Musterbescheinigung

Das BMF hat mit dem Schreiben zur Entsendung ins Ausland nun direkt auch ein Musterformular für die „Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung zur Vorlage beim Wohnsitzfinanzamt" veröffentlicht. An diesem Musterformular können sich Arbeitgeber:innen orientieren, um dem Finanzamt sämtliche entsprechend relevante Kosten mitzuteilen. 

Das Musterformular des BMF zur Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung bringt hohe Anforderungen mit sich. Neben den Informationen zur Kostentragung werden auch Daten zur Kostentragung abgefragt. Insbesondere die Abgrenzung zu dem Vorliegen einer Dienstleistungsvereinbarung ist hier zu beachten.  

Wer trägt die Beweislast für den wirtschaftlichen Arbeitgeber bei der Lohnsteuer? 

Die Vereinfachungsregelung gilt ausschließlich für die Einkommensteuerveranlagung der Arbeitnehmer:innen. Für Arbeitgeber:innen ist insbesondere für die Abführung der Lohnsteuer bei Entsendung weiterhin selbständig und umfassend zu prüfen, wer als wirtschaftlicher Arbeitgeber anzusehen ist. Hierbei ist nicht nur die reine Weiterbelastung der Kosten zu beachten, sondern auch Merkmale wie die organisatorische Eingliederung in die Betriebe.  

Wie wird der Arbeitslohn nach DBA während einer Freistellung behandelt? 

Seit dem 1. Januar 2024 wird laufender Arbeitslohn während einer widerruflichen oder unwiderruflichen Arbeitsfreistellung nach § 50d Abs. 15 EStG steuerlich so behandelt, als wäre die Tätigkeit im ursprünglich vorgesehenen Tätigkeitsstaat erbracht worden. Soweit ein DBA jedoch eine andere Aufteilung vorsieht, ist der Arbeitslohn entsprechend aufzuteilen. 

Offen bleibt hingegen, wie zu verfahren ist, wenn der/die jeweilige Arbeitnehmer:in vor der Freistellung in verschiedenen Ländern eingesetzt wurde. In Anlehnung an die OECD-Kommentierung ist in diesem Fall regelmäßig auf den Ort der zuletzt ausgeübten Tätigkeit abzustellen.  

Fazit: Welche Auswirkungen hat das BMF-Schreiben auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen? 

Entgegen dem ursprünglichen Entwurf des BMF-Schreibens ist die Vereinfachungsregelung für die Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit nicht in das finale BMF-Schreiben übernommen worden. Dies ist grundsätzlich zu begrüßen, stieß diese Regelung in der Literatur auf vielfache Kritik.  

Für die Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers enthält das BMF-Schreiben für Arbeitnehmender eindeutige Vereinfachungsregelungen. Für Arbeitgeber:innen bleibt es hingegen bei der aufwendigen Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers im Rahmen der Mitarbeiterentsendung. Neben der wirtschaftlichen Belastung mit dem Arbeitslohn ist eine Vielzahl von Kriterien entscheidend. Für Arbeitnehmer:innen verbleibt somit weiterhin die schwierige Aufgabe, den wirtschaftlichen Arbeitgeber zu bestimmen. Falls Sie diesbezüglich Fragen haben, wenden Sie sich gerne an unsere Experten Meike Ringel und Christian Kappelmann. 

Vermerk: Bitte beachten Sie, dass in diesem Dokument bei den durch Gesetze festgeschriebenen Begriffen auf das Gendern verzichtet wird, um die juristische Präzision und Klarheit zu wahren. In allen anderen Textteilen wird eine gendergerechte Sprache verwendet, um die Gleichstellung aller Geschlechter zu fördern.