Von Datenverwaltung bis Kundeninteraktion: Der Einfluss von CRM-Systemen in Unternehmen

Ein Customer Relationship Management (CRM) System spielt eine zentrale Rolle in vielen Abteilungen eines Unternehmens und unterstützt bei der Bewältigung unterschiedlichster Herausforderungen. Dieses System, das weit mehr als nur ein Nachfolger der Kundenkartei ist, hat eine bedeutende Funktion im täglichen Geschäftsbetrieb.

Steuerliche Aspekte und Datenverwaltung von CRM-Systemen

CRM-Systeme können als Basis für die Buchhaltung dienen. Sie gelten dann als Nebensystem. Daraus ergibt sich stets eine steuerliche Komponente. Es muss beispielsweise geklärt werden, wo die Daten des CRM liegen, also ob sich der Server 

• in Deutschland,
• im EU-Ausland oder 
• in einem Nicht-EU-Land (Drittland) befindet. 

Wenn relevante Daten für die Buchhaltung, beispielsweise digitale Eingangsrechnungen oder die Daten des ERP-Systems, auf einem ausländischen Server liegen, muss das Unternehmen dieses der Finanzverwaltung gegenüber anzeigen. Liegen die Daten in einem Drittland, also außerhalb der EU, muss ein Antrag auf Verlagerung der Buchführung gestellt werden. Daraufhin folgt eine Genehmigung der Finanzverwaltung.

Eine Verlagerung der elektronischen Buchführung in einen EU/EWR-Staat ist in § 146 Abs. 2a AO und die Verlagerung in ein Drittland in § 146 Abs. 2b AO geregelt. Die Verlagerung in einen EU/EWR-Staat ist zwar mittlerweile ohne Antrag möglich, Unternehmen müssen jedoch nach wie vor zwingend darauf achten, dass der Datenzugriff in vollem Umfang möglich ist. Zudem muss die Verlagerung gem. § 14b Abs. 2 Satz 3 UStG dem Finanzamt gegenüber angezeigt werden. Daten in ein Drittland dürfen nur nach einem im Voraus gestellten und genehmigten Antrag verlagert werden.

Weitere Einsatzbereiche von CRM-Systemen

Effizientes Datenmanagement im Vertrieb durch CRM-Systeme

Im Bereich des Vertriebs ermöglicht das CRM-System 

• die effiziente Verwaltung von Kundendaten
• die Nachverfolgung von Verkaufschancen und 
• eine Optimierung der Interaktionen mit potenziellen sowie bestehenden Kunden. 

Dies führt zu einer verbesserten Handhabung von Leads und einem effektiveren Management der Verkaufspipeline. 

Zielgerichtete Marketingkampagnen

Marketingteams nutzen CRM für eine zielgerichtete Gestaltung ihrer Kampagnen und für eine bessere Analyse der Reaktionen. Sie können durch Kundensegmentierungen personalisierte Angebote entwickeln und den Erfolg ihrer Initiativen in Echtzeit verfolgen.

Effizienterer Kundenservice durch CRM-Systeme

Auch der Kundenservice zieht Vorteile aus dem Einsatz von CRM-Systemen. Diese bieten einen schnellen Zugriff auf vollständige Kundenprofile und -historien, was die Bearbeitung von Anfragen effizienter macht und zu einer schnelleren Problemlösung führt. Es minimiert unnötige interne Rückfragen zu Vorgängen rund um den Kunden.

Integration verschiedener Datenquellen für die IT

IT-Abteilungen können mit den Systemen verschiedene Datenquellen und Geschäftsanwendungen integrieren. Das verbessert die Datenkonsistenz und -sicherheit und erleichtert die technische Unterstützung für andere Teams.

Strategische Entscheidungsfindung durch CRM-Analysen

Management- und Führungsteams können mit den Analysefunktionen eines CRM-Systems strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen. Die gewonnenen Einblicke in Markttrends, Kundenverhalten und Geschäftschancen sind für die strategische Planung und Entscheidungsfindung unerlässlich.

Automatisierung von Routineaufgaben und Skalierbarkeit

Ein CRM-System hilft beim Aufbaue einer einheitlichen Kundendatenquelle sowie bei 

• der Automatisierung von Routineaufgaben, 
• Verbesserung der Effizienz der Verkaufsprozesse und 
• der Skalierung des Unternehmens. 

Zudem ermöglicht es maßgeschneiderte Marketingstrategien und Kundenbindungsprogramme, die die Kundenbindung stärken und die Qualität der Kundenkommunikation durch zeitnahe, relevante und personalisierte Nachrichten verbessern.

Unsere Einschätzung 

Ein effektiv implementiertes CRM-System stellt eine wesentliche Investition dar, die die Kundenzufriedenheit erhöht und die Unternehmensleistung steigert. Es ist nicht nur ein Instrument zur Verwaltung von Kundeninformationen, sondern eine strategische Ressource, die Unternehmen hilft, agiler, kundenorientierter und erfolgreicher zu sein. Trotzdem sollten Sie bei der Implementierung immer die steuerliche Komponente im Auge behalten. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl, Implementierung und steuerlichen Überprüfung eines CRM-Systems brauchen, sprechen Sie uns und unsere Partner von Flexcon-IT gerne an.