Die E-Rechnung für B2B-Umsätze kommt: Ein Überblick

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 17.04.2023 einen Diskussionsvorschlag zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze vorgelegt. Dieses basiert auf der Initiative der Europäischen Union (EU) “VAT in the Digital Age”, zu der es einen Richtlinienvorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie gibt. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat am 08.05.2023 dazu Stellung bezogen. Hier finden Sie den aktuellen Stand der Diskussion.

Welche Kernpunkte enthält der Diskussionsvorschlag?

Der Entwurf des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) umfasst folgende Punkte:

• Verpflichtende E-Rechnung auf inländische B2B-Umsätze
• Neue Definition der E-Rechnung angelehnt an den ViDA-Rechtsetzungsvorschlag und basierend auf der Norm CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, ABl. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1)
• Zusammenfassung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung, die nicht die Anforderungen an die neue E-Rechnung erfüllt, unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“
• Streichung der vorrangigen Geltung der Papierrechnung (§ 14 Abs. 2 UStG)
• Neustrukturierung der Rechnungsausstellungsverpflichtung in § 14 Abs. 2 UStG um E-Rechnungen beim B2B-Geschäft
• Definitionen zur Echtheit der Herkunft der Rechnung, zur Unversehrtheit des Inhalts und zur Lesbarkeit von E-Rechnungen

Der Diskussionsvorschlag resultiert aus Initiativen und Vorhaben innerhalb der EU. Es werden Ideen und Konzepte diskutiert, mit denen unter anderem ein transaktionsbezogenes Meldesystem für EU-Umsätze verbunden mit einer elektronischen Rechnungsstellungspflicht eingeführt werden soll. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug besser bekämpft werden können.

Die Einführung von verpflichtenden E-Rechnungen soll als erster Schritt dienen, um ein EU-weites transaktionsbezogenes Meldesystem zu implementieren. Das BMF schlägt dem Gesetzgeber nun die verpflichtende Verwendung eines strukturierten elektronischen Rechnungsformats E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze vor. Rechnungen in Papierform oder als PDF würden dann der Vergangenheit angehören. Nach den aktuellen Plänen des BMF wären alle Unternehmen betroffen, unabhängig von Größe und Branche.

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist definitionsgemäß keine Rechnung im pdf-Format. Vielmehr bezieht sich eine E-Rechnung auf die europäische Norm CEN 16931. Es handelt sich um eine strukturierte Rechnung im XML-Format. PDF-Dokumente sind zwar grundsätzlich auch digital, aber sie sind unstrukturiert, es handelt sich gewissermaßen nur um eine Mischung aus formatierten Texten und Bildern. Nur mittels OCR können strukturierte Informationen gelesen werden. XML-Formate sind dagegen Belege mit klar definierten, strukturierten Aufbau. Somit können standardisiert sämtliche relevante Informationen ausgelesen und anschließend verarbeitet werden.

Was sind die Vorteile gegenüber der klassischen Rechnung?

Der Vorteil des E-Rechnungssystems liegt insbesondere im Empfang der strukturierten, voll maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Insofern dürften sämtliche Unternehmen ein Interesse daran haben, diese XML-Daten systemseitig direkt zu verarbeiten. Denn dann können die Buchungen von Eingangsrechnungen (fast) vollständig digital möglich sein. Es würde dann eine manuelle Verbuchung entfallen.

Wie ist der aktuelle Stand der E-Rechnung?

Der DStV führt aus: 

“Zur Diskussion steht, die obligatorische E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze zum 01.01.2025 einzuführen. Klar ist: Software- und Prozessumstellungen gehen nicht von heute auf morgen. Daher sollte ausreichend Zeit zwischen Gesetzesverkündung und Inkrafttreten der Neuregelung zur Verfügung stehen. Weniger als 12 Monate Umstellungszeit sieht der DStV kritisch. In einem solchen Fall sollten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine Schonfrist erhalten, bis sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen. Damit würden jedoch Abgrenzungsfragen einhergehen. Abhilfe könnte ein grundsätzlich etwas späteres Inkrafttreten schaffen. Dann verpflichtend für alle.”

Es werden aktuell verschiedene zeitliche Staffelungen diskutiert, z. B. Staffelungen der Einführungszeitpunkte nach Unternehmensgröße sowie Staffelung nach Rechnungsbeträgen.

Was sind die Besonderheiten und Herausforderungen?

Für bestimmte Rechnungsarten müssten Sonderregelungen und gegebenenfalls Ausnahmen geschaffen werden, zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen im Sinne von § 33 UStDV oder für Fahrscheine im Sinne von § 34 UStDV.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen keine Umsatzsteuer, weisen somit auch keine Umsatzsteuer in Rechnungen aus. Demgegenüber dürfen sie natürlich keine Vorsteuerberträge geltend machen. Sollten Kleinunternehmer dennoch verpflichtet werden, E-Rechnungen zu erstellen und Ihren Kunden zu übermitteln? Der DStV verneint in seiner Stellungnahme diese Frage klar. Jedoch sollten Kleinunternehmer selbstverständlich dieses freiwillig machen dürfen.

Wie ist die Position der Fachverbände zur E-Rechnung?

Der DStV begrüßt das Vorhaben grundsätzlich. Allerdings wird darauf hingewiesen, dass ausreichend Zeit zur Vorbereitung bleibt.

So wird zu bedenken gegeben, dass die Einführung einer obligatorischen E-Rechnungspflicht im Regelfall großen Umstellungsaufwand für die Unternehmen und deren steuerliche Berater bedeuten würde. Eine erfolgreiche Implementierung setze voraus, dass Softwarehäuser ihre Produkte rechtzeitig und zielgenau für die Unternehmen anpassen können. Solche Umprogrammierungen dürften erst nach finaler Gesetzesverkündung begonnen und endgültig abgeschlossen werden. Dies sollte bei dem geplanten Startdatum für die obligatorische E-Rechnung berücksichtigt werden. Ferner würde die Anpassung der Rechnungsstellungsprozesse in der Praxis einen gewissen zeitlichen Vorlauf benötigen.

Unsere Einschätzung

Auch wir begrüßen das Vorhaben. Es können damit wichtige Weichen für eine weiter fortschreitende Digitalisierung gestellt werden. Die E-Rechnung ermöglicht Unternehmer:innen eine Optimierung ihrer B2B-Prozesse und bietet eine Entlastung ihrer Buchhaltung. Ein maschinenlesbares Format erlaubt dabei die einfachere und automatisierte Erfassung von Rechnungen.

Sollten Sie Fragen zur Digitalisierung oder der kommenden Einführung der E-Rechnung haben. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie.