15. Mai 2024
Die neuen GoBD: Änderungen und Auswirkungen
Am 11. März 2024 trat eine überarbeitete Version der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Diese Richtlinien sind für viele Unternehmen in Deutschland sehr wichtig, da sie die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung festlegen. Damit erfahren die GoBD seit November 2019 ihre erste Anpassung nach knapp viereinhalb Jahren. Die ursprünglichen GoBD stammen aus dem Jahr 2014. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Änderungen und Neuerungen im Vergleich zu den vorherigen GoBD.
Überblick über die GoBD
Die GoBD geben klare Anweisungen, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen und Daten führen, aufbewahren und archivieren müssen. Das Ziel ist eine ordnungsgemäße und revisionssichere Buchführung. Die GoBD sind eine wichtige Grundlage für die Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung und dienen der Sicherstellung, dass steuerlich relevante Daten unverändert und jederzeit verfügbar sind.
Warum gibt es Änderungen bei den GoBD?
Eine der bedeutendsten Änderungen ist die Umsetzung der DAC 7-Richtlinie (EU-Richtlinie 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts). Diese hatte eine Änderung des § 147 Abs. 6 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) und eine Neueinführung des Absatzes 7 zur Folge, ebenso wurde der § 147b AO (Verordnungsermächtigung zur Vereinheitlichung von digitalen Schnittstellen) neu geschaffen.
Die im Rahmen einer Außenprüfung eingeräumte Datenzugriffsmöglichkeit Z3, die Datenträgerüberlassung, ist nicht mehr an einen Datenträger gebunden. Der Begriff wurde in den GoBD auf die Datenüberlassung eingekürzt. Diese Anpassung trägt dem modernen Umstand Rechnung, dass Daten auch über eine Datenaustauschplattform wie eine Cloud bereitgestellt werden können.
Wichtige Änderungen in den neuen GoBD
1. Erweiterte Regelungen für Cloud-Dienste
Eine der bedeutendsten Neuerungen betrifft die Nutzung von Cloud-Diensten. Die neuen GoBD enthalten detaillierte Regelungen, wie Cloud-Lösungen in die Buchführung und Archivierung integriert werden können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Anbieter der Cloud-Dienste alle Anforderungen an Datensicherheit und Revisionssicherheit erfüllen. Dies beinhaltet auch die Verpflichtung zum Treffen von vertraglichen Regelungen zur Datenverfügbarkeit und -integrität.
2. Stärkere Betonung der Datensicherheit
Die neuen GoBD legen einen stärkeren Fokus auf die Datensicherheit. Unternehmen müssen nun umfassendere Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff ergreifen. Dies umfasst unter anderem die regelmäßige Durchführung von Backups, den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und die Implementierung eines effektiven Zugriffsmanagements.
3. Detaillierte Vorgaben zur Verfahrensdokumentation
Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation wurden präzisiert und erweitert. Unternehmen müssen nun noch genauer dokumentieren, wie ihre IT-Systeme und Prozesse zur Erfüllung der GoBD-Anforderungen beitragen. Diese Dokumentation muss jederzeit aktuell und vollständig sein und bei Bedarf der Finanzverwaltung vorgelegt werden können.
4. Anpassungen bei der Aufbewahrungsfrist
Die neuen GoBD bringen auch Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen mit sich. So wurden die Fristen für einige Dokumenttypen verlängert, um eine längere Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Unternehmen müssen daher ihre Aufbewahrungsstrategien überprüfen und anpassen.
5. Integration von KI-Technologien
Ein weiterer neuer Aspekt ist die Berücksichtigung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Buchführung und Archivierung. Die GoBD erlauben nun den Einsatz von KI-Technologien, allerdings nur unter strengen Voraussetzungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die KI-Systeme transparent und nachvollziehbar arbeiten und die Ergebnisse jederzeit überprüfbar sind.
Neuer Anhang der GoBD
Ganz neu ist ein Anhang, der den GoBD beigefügt wurde. Dieser enthält ergänzende Informationen zur Datenüberlassung im Vorgriff auf den neuen § 147b AO, mit dem eine Verordnungsermächtigung zur Vereinheitlichung von digitalen Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten einhergeht.
Unsere Einschätzung
Die neuen GoBD vom 11.03.2024 bringen zahlreiche Änderungen und Erweiterungen mit sich, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Insbesondere die stärkeren Anforderungen an die Datensicherheit und die detaillierten Regelungen für Cloud-Dienste bedeuten eine gründliche Überprüfung und Anpassung der bestehenden Systeme und Prozesse. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Regelungen vertraut machen und gegebenenfalls externe Expertise hinzuziehen, um die Anforderungen der neuen GoBD umfassend zu erfüllen.
Durch die Einhaltung der neuen GoBD können Unternehmen nicht nur sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren und die Sicherheit ihrer Daten erhöhen. Die neuen Regelungen können in Zukunft auch die Digitalisierung und Effizienz der Buchführung weiter vorantreiben.
