Digitale Buchhaltung & Auslagenmanagement: Interview mit Pleo und ECOVIS KSO

Die digitale Buchhaltung revolutioniert die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandant:innen. Statt Papierbelegen, Excel-Tabellen und langwierigen Prozessen ermöglichen smarte Tools eine effiziente, transparente und revisionssichere Arbeitsweise. Besonders Lösungen wie Pleo vereinfachen Auslagenmanagement, Reisekostenabrechnung und Belegverwaltung – und unterstützen Steuerberater:innen bei der täglichen Arbeit. 

Im Interview geben ECOVIS KSO und Pleo Einblicke, wie Kanzleien und Unternehmen von digitaler Buchhaltung profitieren, welche Stolpersteine vermieden werden und warum die Zukunft der Steuerberatung ohne digitale Tools kaum vorstellbar ist. 

Digitale Tools in der Steuerberatung: Effizienz für Kanzlei und Mandant:innen

Anja: Nico, zum Einstieg – wer bist du, was machst du, und wie bist du zu ECOVIS KSO gekommen?  

Nico: Ich bin 31 Jahre alt und seit 2018 bei ECOVIS KSO. Seit 2021 leite ich ein Team im Compliance-Bereich am Standort Langenfeld. Meine Schwerpunkte liegen in der Finanzbuchhaltung, der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Steuerberatung – insbesondere für internationale Mandant:innen. 

Anja: Und wie sehr hat sich dein Arbeitsalltag durch digitale Entwicklungen verändert? 

Nico: Die digitale Transformation ist in unserem Berufsfeld allgegenwärtig. Ob beleglose Buchhaltung, E-Rechnung, OCR-Technologien oder KI-Tools: All das vereinfacht die Prozesse enorm, verkürzt Bearbeitungszeiten und steigert die Qualität der Arbeit – für uns wie auch für unsere Mandant:innen. 

“Was früher über Ordner und Tabellen lief, funktioniert heute mit wenigen Klicks – das ist ein echter Fortschritt für alle Beteiligten.” 

Vom Papierchaos zur digitalen Buchhaltung: So verändert Pleo die Prozesse 

Anja: Wenn du an Auslagen und Reisekosten denkst: Was sind da die typischen Stolpersteine, die deine Mandant:innen mitbringen? 

Nico: Oftmals gehen Belege wie Tankquittungen verloren oder werden zu spät eingereicht. Viele Unternehmen arbeiten noch mit komplizierten Excel-Tabellen – das ist fehleranfällig und führt zu langen Erstattungszeiten. Das wiederum sorgt für Frust – bei den Arbeitnehmer:innen und in der Buchhaltung. 

Anja: Meike, genau an diesem Punkt setzt Pleo an, richtig? 

Meike: Genau. Mit Pleo digitalisieren wir den gesamten Ausgabenprozess: Mitarbeitende erhalten Firmenkarten, laden ihre Belege direkt per App hoch, und innerhalb von Minuten liegt der vollständige Beleg mit Zahlungsbezug, Kategorie und Kostenstelle digital vor. Das reduziert Fehler und erspart langwierige Abstimmungen. 

Typische Herausforderungen bei Auslagen & Reisekosten in Unternehmen 

Anja: Nico, wie funktioniert das in der Praxis in der Kanzlei? 

Nico: Für Mandant:innen sind die Prozesse deutlich transparenter und schneller: Belege können digital erfasst, mit Zahlungen verknüpft und direkt in die Buchhaltung übergeben werden. Als Steuerberater:innen profitieren wir von einheitlichen Datensätzen, weniger Papierchaos und einer schnelleren Verarbeitung. 

Pleo im Einsatz: Digitale Auslagenverwaltung für mehr Transparenz 

Anja: Meike, wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Kanzleien wie ECOVIS KSO konkret? 

Meike: Sehr gut! Kanzleien erhalten über unser Partnerportal eigene Zugänge und sehen dort nur die Mandant:innen, die sie betreuen. Sie können alle Ausgaben und Belegbilder einsehen und komplett exportieren – inklusive Vorkontierung. Das spart enorm viel Zeit beim Monatsabschluss und schafft hohe Transparenz. Jede:r Buchhalter:in kann über das Portal die Mandant:innen zu Pleo einladen, für die er oder sie zuständig ist und optimiert damit sein eigenes Tagesgeschäft und die Zusammenarbeit. 

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

Anja: Was bedeutet das für die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft? 

Nico: Automatisierte Prozesse bedeuten: keine Papierbelege, kein Tabellen-Wildwuchs mehr. Die digitalen Datensätze ermöglichen eine sichere, schnelle Prüfung. Vorgesetzte können Ausgaben direkt freigeben, und an fehlende Belege wird automatisch erinnert. Das spart Zeit und reduziert Fehler. 

Anja: Und wie erleben eure Mandant:innen die Einführung solcher Tools? 

Nico: Die Tools, mit denen wir arbeiten, sind sehr intuitiv. Wer ein Smartphone und einen PC bedienen kann, kommt damit schnell zurecht – auch ohne große Technikaffinität. Oft reicht eine kurze Einführung, und schon läuft’s. 

Anja: Meike, was braucht es aus deiner Sicht, damit Kanzleien optimal mit Pleo arbeiten können? 

Meike: Vor allem die Bereitschaft zur Digitalisierung. Pleo ist kein klassisches Belegtool, sondern ein Prozessbeschleuniger. Wir begleiten Kanzleien mit dedizierten Partnermanager:innen und bieten Support innerhalb von 24 Stunden. So stellen wir sicher, dass Kanzleien ihre Mandate mehr und mehr digitalisieren, was auch durch staatliche Vorgaben zukünftig mehr gefordert wird.  

GoBD-konforme Dokumentation: Rechtssicher und revisionssicher 

Anja: Thema rechtssichere Dokumentation – was leistet die digitale Auslagenverwaltung? 

Nico: Digitale Systeme unterstützen eine GOBD-konforme Belegvorhaltung. Sie erinnern automatisch an fehlende Belege. Das ist wichtig, denn verlorene Belege können steuerliche Nachteile verursachen oder zur Versagung der Erstattung führen. 

Meike: Wir arbeiten bereits GoBD konform und auch an einer offiziellen GoBD-Zertifizierung. Bereits heute erfüllt Pleo die wichtigsten Anforderungen:

• revisionssichere Ablage,
• transparente Audit-Trails und
• Exportformate für Steuerberater:innen. 

Digitale Zukunft der Steuerberatung: KI, Tools & enge Kooperationen 

Anja: Was bedeutet all das für dich als Steuerberater, Nico? Gibt es neue Anforderungen? 

Nico: Wir müssen offen sein für neue Technologien – insbesondere bei KI und digitalen Tools. Die Zeiten, in denen analoge Buchführung ausgereicht hat, sind vorbei. Wer zukunftsfähig bleiben will, muss sich aktiv mit diesen Themen auseinandersetzen. 

Anja: Und wie sieht die Zukunft der Zusammenarbeit mit Tech-Anbietern aus?

Nico: Die Zusammenarbeit wird enger. Kanzleien unterstützen Pilotprojekte, arbeiten praxisnah mit und helfen, digitale Prozesse auf die Bedürfnisse der Mandant:innen zuzuschneiden. Ziel muss sein: echte Vereinfachung. 

Anja: Was wünschst du dir für die Zukunft? 

Nico: Ich wünsche mir eine noch einfachere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatung – durch automatisierte Belegverarbeitung, anwenderfreundliche Tools für alle Generationen und KI, die uns wirklich im Alltag hilft. Kein Buzzword-Bingo, sondern konkrete Lösungen. 

Meike: Und genau dabei möchten wir mit Pleo unterstützen. Mit intuitiver Technologie, schneller Einführung und einem starken Partnernetzwerk, zu dem ECOVIS KSO ganz klar dazugehört. 

Unsere Einschätzung: 

Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen ist kein Zukunftstrend mehr, sondern essenziell für moderne Kanzleien und Unternehmen. Lösungen wie Pleo bieten nicht nur erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse, sondern erhöhen auch die Transparenz und Compliance-Sicherheit. Unsere Erfahrung zeigt: Wer frühzeitig auf digitale Auslagenverwaltung setzt, profitiert von effizienteren Prozessen, zufriedeneren Mandant:innen und einer zukunftsfähigen Steuerberatung. Unser Experte Nico Kurth steht Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung.

Über unseren Kooperationspartner Pleo

Pleo ist die Ausgabenlösung für zukunftsorientierte Teams. Unsere smarten Firmenkarten beflügeln Tausende Unternehmen europaweit. Wir geben dabei altmodischen und trägen Prozessen den Laufpass, indem wir sie automatisieren. Für Finanzteams bedeutet das: mehr Kontrolle. Für Mitarbeiter:innen: mehr Freiheit.

Website: https://www.pleo.io/de

Meike ist Partner Managerin bei Pleo und unterstützt Steuerberater und deren Mandanten dabei, Finanz- und Buchhaltungsprozesse nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher zu gestalten – stets mit dem Fokus auf enge Zusammenarbeit und den Einsatz moderner Ausgabenlösungen.