16. März 2026
E-Rechnung 2026 – Ergänzende Hinweise zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025
Inhaltsverzeichnis
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zentrale Punkte zur E-Rechnung weiter präzisiert. In unserem vorherigen Beitrag haben wir die grundlegenden Neuerungen aus Sicht der Finanzverwaltung dargestellt. Der folgende Beitrag ergänzt diese Darstellung um ausgewählte Details, die für die praktische Umsetzung der E-Rechnung Pflicht in Deutschland besonders relevant sind.
Was ändert sich bei der E-Rechnung ab 2026?
2026 ist ein Schlüsseljahr. Für viele Unternehmen endet am 31. Dezember 2026 die Übergangsfrist zur Ausstellung von E-Rechnungen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen verpflichtend ausstellen. Spätestens dann entscheidet nicht mehr nur das Format, sondern die Qualität der Prozesse.
Ab 2028 entfällt diese Umsatzgrenze bei der E-Rechnung Pflicht. Dann müssen grundsätzlich alle nicht begünstigten Unternehmen (d.h. auch Unternehmen ≤ 800.000 EUR Vorjahresumsatz) E-Rechnungen ausstellen; ausgenommen sind u.a. Kleinunternehmer:innen sowie gesetzliche Ausnahmen (z.B. Kleinbetragsrechnungen/Fahrausweise).
Seit dem 1. Januar 2025 müssen bereits alle inländischen Unternehmer:innen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Der strukturierte Datensatz ist entscheidend
Das BMF stellt nochmals klar, dass bei E-Rechnungen ausschließlich der strukturierte Teil maßgeblich ist. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der XML-Datensatz führend. Der PDF-Teil dient nur der Darstellung. Auch dieses hatten wir bereits vor einiger Zeit in einem Blogbeitrag erläutert und schon angekündigt.
Abweichungen zwischen Bildteil und strukturiertem Teil der E-Rechnung gehen zulasten des strukturierten Datensatzes. Auch dann, wenn das PDF vollständig und korrekt erscheint, kann der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn Pflichtangaben im strukturierten Teil fehlen oder falsch sind.
Für Unternehmen bedeutet das eine klare Verschiebung der Prüfungsschwerpunkte. Die bisher übliche Sichtprüfung reicht nicht mehr aus.
Ist eine Validierung der E-Rechnung verpflichtend?
Das BMF-Schreiben macht deutlich, dass eine Validierung der E-Rechnung für die Rechtssicherheit grundsätzlich erforderlich bzw. dringend angeraten ist. Das gilt für eingehende wie für ausgehende Rechnungen.
Validierung bedeutet die technische Prüfung von Format und Geschäftsregeln. Sie dient dazu festzustellen, ob die E-Rechnung den zulässigen Syntaxen entspricht und ob Pflichtfelder vollständig und widerspruchsfrei befüllt sind. Eine Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der E-Rechnung, sie unterstützt diese aber.
Wichtig ist, dass die Validierung nachvollziehbar erfolgt. Einzelne Prüfungen ohne Dokumentation sind langfristig nicht ausreichend. Das Prüfergebnis sollte gespeichert und im Zweifel vorgelegt werden können.
Auch über DATEV lassen sich entsprechende Prüfungen durchführen. Die DATEV E-Rechnungsplattform ermöglicht die Prüfung strukturierter Rechnungen nach der Norm EN 16931 sowie eine Visualisierung der Inhalte. Die steuerliche Verantwortung verbleibt dennoch beim Unternehmen.
Die drei Fehlerarten laut BMF und ihre Folgen
Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerarten, die jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf die Ordnungsmäßigkeit und den Vorsteuerabzug bei der E-Rechnung haben:
- Formatfehler (Syntaxebene)
Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht den zulässigen Syntaxen oder technischen Vorgaben der EN 16931 entspricht. Die Rechnung ist dann keine E‑Rechnung im rechtlichen Sinne, auch wenn sie technisch geöffnet werden kann. Während der E-Rechnungs-Übergangsregelungen können abweichende Formate noch zulässig sein; nach Fristablauf gilt: Wo eine E-Rechnung geschuldet ist, berechtigt eine sonstige Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis ordnungsgemäß berichtigt wurde.
- Geschäftsregelfehler (Semantikebene)
Geschäftsregelfehler betreffen logische Abhängigkeiten innerhalb der Rechnung, z.B. wenn Steuerbetrag und Steuersatz nicht zusammenpassen oder Pflichtfelder unvollständig bzw. inkonsistent sind. Solche Fehler können sowohl technische Prüfungen als auch inhaltliche Prüfungen betreffen.
- Inhaltsfehler (ordnungsmäßige Rechnungspflichtangaben)
Ein Inhaltsfehler liegt vor, wenn eine gesetzlich notwendige Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG fehlt oder falsch ist (z.B. fehlerhafte Leistungsbeschreibung, fehlerhafte Steuernummer, falsches Leistungsdatum). Inhaltsfehler können unabhängig davon auftreten, ob Syntax und Geschäftsregeln erfüllt wurden.
Wie wirkt sich die Pflicht zur E-Rechnung auf den Vorsteuerabzug aus?
Für den Vorsteuerabzug ist entscheidend, dass erstens eine „echte" E-Rechnung vorliegt (kein Formatfehler nach Fristablauf) und zweitens die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil vollständig und richtig enthalten sind. Geschäftsregelfehler sind nur dann vorsteuerschädlich, wenn sie solche Pflichtangaben betreffen. Kurz zusammengefasst:
Formatfehler führen nach Ende der E-Rechnungs-Übergangsfristen dazu, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist, da es sich formal nicht um eine E‑Rechnung handelt.
Geschäftsregelfehler können den Vorsteuerabzug ausschließen, solange die Angaben widersprüchlich oder unvollständig sind und umsatzsteuerlich erhebliche Angaben betroffen sind.
Inhaltsfehler schließen den Vorsteuerabzug grundsätzlich sofort aus, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
Was ist bei der Berichtigung von E-Rechnungen zu beachten?
Nicht jede Änderung nach Rechnungsausstellung erfordert eine Rechnungsberichtigung. Änderungen der Bemessungsgrundlage wie Skonti oder Nachlässe ohne Leistungsänderung können ohne Berichtigung erfolgen.
Ändert sich jedoch der Leistungsinhalt oder der Leistungsumfang, ist eine Berichtigung notwendig. Das BMF stellt klar, dass eine Berichtigung grundsätzlich im gleichen Rechnungstyp zu erfolgen hat. Besteht (bzw. bestand) E-Rechnungspflicht, sollte auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen.
Eine bloße Nachsendung fehlender Angaben in einem anderen Format genügt nicht. Die berichtigte Rechnung muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen. Beide Rechnungen sind aufzubewahren.
Was bedeutet die Pflicht zur E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen?
Eine Pflicht zur E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen gibt es weiterhin nicht. Sie müssen jedoch seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Entscheiden sie sich freiwillig dafür, eine E-Rechnung zu erstellen, ist hierfür keine Zustimmung der Empfänger:innen erforderlich.
Was bedeutet die Pflicht zur E-Rechnung für Gutschriften?
Werden Rechnungen im Gutschriftverfahren erstellt, gelten die Vorgaben zur E-Rechnung entsprechend. Auch hier ist zu prüfen, ob eine strukturierte Rechnung geschuldet ist.
Welche Anforderungen gelten für Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation?
Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil aufzubewahren. Er muss unverändert, vollständig und lesbar bleiben. Der Bildteil ist nur dann zusätzlich relevant, wenn er steuerlich bedeutsame Informationen enthält.
Mit der E-Rechnung verlagert sich der Fokus der Betriebsprüfung stärker auf Prozesse und Systeme. Eine Verfahrensdokumentation gewinnt daher weiter an Bedeutung. Sie beschreibt den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang über Prüfung, Validierung, Buchung und Archivierung bis zur Berichtigung der E-Rechnung. Fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation, kann dies in einer Prüfung zu Problemen führen, auch wenn einzelne Rechnungen formal korrekt sind.
Wie sich die GoBD mit Einführung der E-Rechnung verändern, hatten wir auch bereits in einem Blogbeitrag erläutert.
Unsere Einschätzung
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bringt mehr Klarheit, erhöht aber auch die Anforderungen an die Praxis. 2026 sollte genutzt werden, um Prozesse zu prüfen und zu festigen. Empfang, Validierung, Berichtigung und Aufbewahrung müssen sauber ineinandergreifen.
Für ein belastbares Kontrollsystem und zur Erfüllung kaufmännischer Sorgfaltspflichten ist eine technische Validierung dringend zu empfehlen; der Validierungsbericht sollte als Nachweis archiviert werden.
Hinsichtlich der ZUGFeRD-Rechnungen gilt folgendes dringendes Problem, auf das immer wieder hingewiesen werden muss: Besonders problematisch sind Fälle, in denen der strukturierte Datensatz und das PDF unterschiedliche Inhalte aufweisen. In diesen Fällen gilt ausschließlich der strukturierte Teil.
Wer diese Punkte jetzt umsetzt, schafft eine belastbare Grundlage, um die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland ab 2027 zu erfüllen und reduziert steuerliche Risiken im laufenden Betrieb. Bei Fragen zur rechtskonformen Umsetzung wenden Sie sich gerne an unseren Experten Lars Rinkewitz. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.
