E-Rechnungen ab 2025: BMF veröffentlicht finales Anwendungsschreiben am 15. Oktober 2024

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15.10.2024 das endgültige Schreiben zur Einführung der Ausstellung von elektronischen Rechnungen gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 15.10.2024 – III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007). Gegenüber dem Entwurf vom 13.06.2024 – wir hatten darüber berichtet – ergeben sich in einigen wenigen Punkten noch Änderungen bei der Auslegung. In diesem Beitrag gehen wir auf die wesentlichen Aspekte ein.

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Ab dem 1.1.2025 besteht eine gesetzliche Pflicht, bei bestimmten Umsätzen im B2B-Bereich (Unternehmer:innen stellen Rechnungen an andere Unternehmer:innen) eine strukturierte elektronische Rechnung zu verwenden, die durch Übergangsregelungen begleitet wird. Diese Verpflichtung wird für (fast) alle Unternehmer:innen erhebliche Auswirkungen haben.

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Geschäfte steht in engem Zusammenhang mit der in Zukunft auf europäischer Ebene geplanten gesetzlichen Verpflichtung, bestimmte Rechnungsdaten zeitnah und transaktionsbezogen elektronisch an die Verwaltung zu übermitteln (Meldesystem).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, jedoch in Form strukturierter elektronischer Daten, üblicherweise in einer XML-Datei. Wichtig ist, dass eine PDF-Datei nicht als E-Rechnung nach den neuen Vorgaben gilt, da sie keine strukturierten Daten enthält und nicht automatisch verarbeitet werden kann. Aktuell gängige Formate sind die XRechnung als reiner XML-Datensatz sowie als hybride Variante ZUGFeRD als kombinierter XML-Datensatz mit einer pdf-Bilddatei. Lesen Sie hier auch unseren Beitrag zur E-Rechnung 2025: Die Zukunft der Rechnungsstellung – Sind Sie bereit?

Wie sieht der Zeitplan mit den Übergangsregelungen aus?

• Ab dem 1. Januar 2025:
  Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Januar 2025 bis 31. Dezember 2026:
  – Papierrechnungen verlieren ihre Vorrangstellung.
  – Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen.
  – Papierrechnungen bleiben weiterhin erlaubt.
  – Andere elektronische Formate (z.B. PDF) sind nur mit Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers zulässig.
• Januar 2027 bis 31. Dezember 2027:
  – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € im B2B-Bere  ich dürfen nur noch E-Rechnungen versenden.
  – Unternehmen mit geringerem Umsatz können weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung der – Empfängerin oder des Empfängers) verwenden.
• Ab dem 1. Januar 2028:
  Der Versand von E-Rechnungen wird für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtend.

Wer ist betroffen?

Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerpflichtige und steuerbare Umsätze an andere inländische Unternehmen tätigen. Ausgenommen sind Rechnungen für Leistungen, die gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind, sowie Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Pflichten des E-Rechnungs-Empfangs ab 1.1.2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer:innen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ein E-Mail-Postfach reicht hierfür aus. Unternehmer:innen sind nicht nur die „klassischen“ Gewerbetreibenden oder Freiberufler, sondern auch alle Vermieter:innen.

Auch Personen, die vermieten, gelten aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht als Unternehmer:innen, selbst wenn sie möglicherweise nur umsatzsteuerfreie Einnahmen aus Vermietungen erzielen. Daher müssen auch sogenannte “private” Vermietende, wie z.B. von Wohnungen, die E-Rechnungsstellungspflicht berücksichtigen und ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wenn Rechnungsempfänger:innen die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder technisch nicht in der Lage sind, diese zu empfangen, besteht kein Anspruch auf eine alternative Rechnungsform. Die Verpflichtung der Rechnungsaussteller gilt als erfüllt, wenn sie nachweisen können, dass der Versuch unternommen wurde, die E-Rechnung korrekt zu übermitteln.

E-Rechnungen müssen auf elektronischem Weg versendet werden, zum Beispiel per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder durch Bereitstellung eines Downloads. Die strukturierte elektronische Datei einer E-Rechnung muss unverändert (revisionssicher) und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Die noch im Entwurf des BMF-Schreibens vorgesehene Vorgabe, dass ein USB-Stick kein zulässiges Übertragungsmedium ist, wurde gestrichen. Neu sind weitere Übermittlungswege: So sind nun der Download von Rechnungen sowie die Ablage auf einem gemeinsamen Speicher innerhalb von Konzernstrukturen ebenfalls zulässig.

Weitere Fälle mit verpflichtender E-Rechnungserstellung

• Abrechnung durch Leistungsempfänger:innen (Gutschrift)
• Rechnungen für Umsätze, bei denen Leistungsempfänger:innen die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren)
• Rechnungen, die von Kleinunternehmer:innen gemäß § 19 UStG ausgestellt werden
• Rechnungen für Umsätze unter der Durchschnittsbesteuerung (z.B. Land- und Forstwirte nach § 24 UStG)
• Rechnungen für Reiseleistungen (§ 25 UStG)
• Rechnungen für Umsätze mit Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)

Weitere zu beachtende Punkte

• Eine korrekte E-Rechnung muss im strukturierten Teil alle Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG enthalten. Zusätzliche Informationen können beispielsweise in einem unstrukturierten (PDF-)Anhang beigefügt werden.
• Verträge können als Rechnungen anerkannt werden, wenn sie alle erforderlichen Angaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverträgen) reicht es aus, wenn für den ersten Abrechnungszeitraum eine E-Rechnung erstellt wird, der der Vertrag als Anhang beigefügt ist, oder klar aus dem Inhalt hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
• Dauerrechnungen, die vor dem 01.01.2027 in Papierform oder als pdf-Datei ausgestellt wurden, bleiben weiterhin gültig. Eine Umstellung auf E-Rechnung ist erst erforderlich, wenn Änderungen an den Rechnungsangaben vorgenommen werden. (Neuregelung im endgültigen BMF-Schreiben)
• Korrekturen von E-Rechnungen müssen in der vorgeschriebenen Form vorgenommen werden und haben rückwirkende Wirkung.
• Nur ordnungsgemäß ausgestellte E-Rechnungen berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug. Laut dem endgültigen BMF-Schreiben kann jedoch auch eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen, sofern daraus die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ersichtlich sind.
• Auch juristische Personen des öffentlichen Rechts sind, unabhängig von der E-Rechnungsverordnung (ERechV), umsatzsteuerrechtlich zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Bis zum Ende der Übergangsfristen können Unternehmer:innen ihre Leistungen weiterhin mit einer sonstigen Rechnung, wie etwa in Papierform oder als pdf-Datei, abrechnen. Sollte eine Korrektur dieser Rechnung notwendig sein, kann diese ebenfalls in dem ursprünglichen Format erfolgen. Die Pflicht zur Korrektur in Form einer E-Rechnung gilt nur für Leistungen, die von vornherein mit einer E-Rechnung abgerechnet werden müssen.
• Hinsichtlich der Abrechnung mittels Anzahlungsrechnungen gibt es eine Besonderheit: Das BMF weist darauf hin, dass es derzeit technisch noch nicht möglich sei, eine Endrechnung im strukturierten Format mit Abzug der Anzahlungsbeträge zu erstellen. Daher müsste nach aktuellem Stand entweder eine Restrechnung über den verbleibenden Betrag erstellt oder die Verrechnung der Anzahlungen während der Übergangszeit in einem unstrukturierten Anhang dargestellt werden

Unsere Einschätzung

Die Einführung der E-Rechnung stellt einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland dar. Die neuen Regelungen sowie die Übergangsfristen bieten Unternehmen ausreichend Flexibilität, um sich auf die kommenden Anforderungen einzustellen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich vorzubereiten und die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen.

Im Vergleich zum im Sommer veröffentlichten Entwurf wurden im nun endgültigen Schreiben des BMF einige sinnvolle Anpassungen vorgenommen. Das BMF hat dabei einige Anregungen der Verbände und Expert:inneen aufgegriffen und berücksichtigt.

Nun folgt die praktische Umsetzung. Diese sollten alle Unternehmen nun zeitnah angehen. Wir unterstützen Sie dabei. Haben Sie noch Fragen? Wenden Sie sich vertrauensvoll an Steuerberater Lars Rinkewitz.