Die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer: Wichtige Schritte und Übergangsregelungen für Unternehmen

Ab November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) für alle wirtschaftlich aktiven Personen und Unternehmen in Deutschland eingeführt. Erfahren Sie hier alles über die neuesten Regelungen, praktische Umsetzungstipps und wie Sie sich optimal vorbereiten können. 

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Ein Überblick

Über die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ab 2024 hatten wir Sie bereits in unserem Blog informiert. Ab dem 24. Oktober 2024 (geplant) erhält jede wirtschaftlich aktive Person eine W-IdNr., die zur eindeutigen Identifikation im Besteuerungsverfahren dient. Diese neue Kennung soll die bisherige Vielzahl von Identifikationsnummern ersetzen und eine effizientere Verwaltung ermöglichen. Die vollständige Vergabe der W-IdNr. soll bis 2026 abgeschlossen sein. Es wird sichergestellt, dass jede wirtschaftlich tätige Person oder Unternehmen nur eine W-IdNr. erhält und diese einzigartig vergeben wird. 

Alle natürlichen und juristischen Personen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind, erhalten eine W-IdNr. Dies umfasst Unternehmen aller Rechtsformen, Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und ähnliche Gewerbetreibende sowie entsprechende Gesellschaften. Für jede unterschiedliche wirtschaftliche Tätigkeit wird eine separate W-IdNr. zugewiesen, um sicherzustellen, dass verschiedene Geschäftsbereiche klar voneinander abgegrenzt sind. 

Aktuelle Entwicklungen zur W-IdNr.-Verordnung (WIdV)

Am 21. August 2024 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Entwurf einer Verordnung zur Vergabe von steuerlichen Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WIdV) veröffentlicht. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das für die Vergabe und Verwaltung der W-IdNr. zuständig ist, bietet umfangreiche Informationen auf seiner Website. Auch ein FAQ-Bereich, der regelmäßig aktualisiert wird, steht als dynamische Informationsquelle zur Verfügung. 

Laut dem BMF ist der offizielle Start der W-IdNr. für den 24. Oktober 2024 geplant.  

Wie erhalten Unternehmen die W-IdNr. und welche Übergangsregelungen gelten? 

Prozess der Vergabe: 

Es ist weder erforderlich noch vorgesehen, dass Unternehmen oder Personen einen Antrag auf die W-IdNr. stellen. Die Vergabe erfolgt automatisch durch das BZSt: 

1. Unternehmen mit USt-IdNr.: Unternehmen und Personen, die bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen, erhalten diese automatisch als W-IdNr. ab einem festgelegten Stichtag. Der Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt I bekanntgegeben, voraussichtlich im Oktober 2024. 
2. Wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr.: Ab November 2024 erhalten diese die W-IdNr. elektronisch mitgeteilt. Voraussetzung ist ein ELSTER-Benutzerkonto oder die Beauftragung eines steuerlichen Beraters. Die Software der Steuerberater wird über eine Schnittstelle in der Lage sein, die W-IdNr. direkt abzurufen. 
3. Weitere Unternehmen: Andere wirtschaftlich Tätige, die nicht unter die ersten beiden Kategorien fallen, erhalten ihre W-IdNr. ab dem 3. Quartal 2025 elektronisch. Die Mitteilungen erfolgen auf demselben Weg wie für Unternehmen ohne USt-IdNr. 
4. Mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten: Ab dem 1. Quartal 2026 vergibt das BZSt zusätzliche Unterscheidungsmerkmale für verschiedene Tätigkeiten, um eine klare Trennung der Geschäftsbereiche zu gewährleisten. 

Übergangsregelungen: 

Die W-IdNr. muss zukünftig auf allen steuerlichen Anträgen, Erklärungen und Mitteilungen an die Finanzbehörden angegeben werden. Bis die Vergabe vollständig abgeschlossen ist, gelten jedoch Übergangsregelungen. Die Pflicht zur Angabe in elektronischen Steuerformularen tritt erst nach Abschluss der Vergabe in Kraft. 

Welche Vorteile bringt die W-IdNr. für Unternehmen? 

Die Einführung der W-IdNr. bietet eine Reihe von Vorteilen: 

• Effizientere Verwaltung: Mit der Einführung einer einzigen Identifikationsnummer für alle wirtschaftlichen Tätigkeiten wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. 
• Klare Trennung der Tätigkeiten: Unternehmen, die mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, erhalten für jede Tätigkeit eine separate W-IdNr., um ihre Geschäftsbereiche besser zu verwalten. 
• Zentralisierte Datenverwaltung: Durch die W-IdNr. wird eine einheitliche Datenbasis geschaffen, die den behördenübergreifenden Datenaustausch erleichtert. 

Wie ist die W-IdNr. aufgebaut? 

Die W-IdNr. setzt sich zusammen aus: 

• Länderkürzel „DE“ 
• Neun Ziffern 
• Fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal 

Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen: DE123456789-00001. Dieses Unterscheidungsmerkmal erlaubt es, verschiedene Geschäftszweige oder Betriebsstätten eines Unternehmens eindeutig zu identifizieren. Wichtig: Die W-IdNr. ersetzt nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), sondern wird zusätzlich verwendet. Auf der Website des BZSt finden sich detaillierte Informationen zur Abgrenzung der W-IdNr. von der USt-IdNr., der Steuernummer und der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.). 

Praktische Umsetzung: Was müssen Unternehmen jetzt tun? 

Schritte zur Implementierung der W-IdNr.: 

• Bleiben Sie informiert: Nutzen Sie die umfangreichen Informationen auf der Website des BZSt und verfolgen Sie regelmäßig die Updates im FAQ-Bereich. Auch in unserem Blog werden wir Sie auf dem Laufenden halten. 
• ELSTER-Konto: Stellen Sie sicher, dass Ihr ELSTER-Benutzerkonto aktiviert ist, um die W-IdNr. elektronisch zu empfangen. Alternativ kann Ihr steuerlicher Berater diesen Vorgang für Sie übernehmen. 
• Software-Integration: Prüfen Sie, ob Ihre steuerliche Software auf dem neuesten Stand ist und die Schnittstelle zur W-IdNr. unterstützt. 
• Vorbereitung auf die Übergangsfristen: Nutzen Sie die Übergangsregelungen, um Ihre internen Abläufe an die neuen Anforderungen anzupassen, bevor die W-IdNr. verpflichtend wird. 

Ressourcen und Unterstützung für Unternehmen 

• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Auf der Website des BZSt finden Sie ausführliche Informationen zur W-IdNr. sowie den FAQ-Bereich.
• Steuerberatung: Sprechen Sie bei Fragen auch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin 

Unsere Einschätzung 

Wie auch der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) unterstützen wir die Einführung der W-IdNr. Sie markiert einen bedeutenden Schritt hin zu einer effizienteren und digitaleren Verwaltung. Unternehmen profitieren langfristig von einem reibungsloseren Datenaustausch und einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands. 

Für alle betroffenen Unternehmen führt an der neuen W-IdNr. kein Weg vorbei. 

Wenn Sie Fragen zum Thema haben, wenden Sie sich gerne an unseren Steuerberater Lars Rinkewitz.

Vermerk: Bitte beachten Sie, dass in diesem Dokument bei den durch Gesetze festgeschriebenen Begriffen auf das Gendern verzichtet wird, um die juristische Präzision und Klarheit zu wahren. In allen anderen Textteilen wird eine gendergerechte Sprache verwendet, um die Gleichstellung aller Geschlechter zu fördern.