2. Oktober 2026
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
Inhaltsverzeichnis
Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber die in § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Unterlagen verpflichtend elektronisch führen. Für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung sind diese digital bereit zu stellen. Die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 gilt ausnahmslos für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe des Unternehmens. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen gelten und wie Sie die Umstellung rechtzeitig umsetzen.
Befreiung von der Pflicht zu elektronische Entgeltunterlagen: Die Übergangsfrist endet
Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag von der Pflicht befreien lassen, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet mit Ablauf des 31.12.2026. Eine zuvor erteilte Befreiung für elektronische Entgeltunterlagen verliert damit ihre Wirkung. Eine Verlängerung der Frist ist nicht vorgesehen. Damit gilt die Pflicht ab 2027 für alle Arbeitgeber gleichermaßen.
Keine neuen Unterlagen, aber neue Form der Dokumentation
Wichtig für Arbeitgeber: Durch die neue Regelung entstehen grundsätzlich keine zusätzlichen Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten. Die für die Sozialversicherung relevanten Unterlagen mussten sie bereits bisher vorhalten. Neu ist die Form, in der diese Unterlagen zu führen sind. Künftig müssen die Dokumente vollständig elektronisch vorliegen, eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet sein und bei einer Betriebsprüfung digital bereitgestellt werden können.
Welche Unterlagen gehören zu den elektronischen Entgeltunterlagen?
§ 8 BVV legt fest, welche Angaben und Unterlagen Arbeitgeber für alle Beschäftigten führen müssen. Dazu zählen zum einen die Angaben zur Person und zur Beschäftigung, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung sowie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Zum anderen gehören ergänzende Nachweise dazu, zum Beispiel:
- Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Befreiungsbescheide
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs
- A1-Bescheinigungen bei Entsendungen ins Ausland
- Nachweise zum Aufenthaltsstatus
Gerade diese ergänzenden Nachweise gehen häufig noch in Papierform im Unternehmen ein. Sie müssen künftig ebenfalls als elektronische Entgeltunterlagen vorliegen.
Rechtlicher Hintergrund: § 28f SGB IV und § 8 BVV
Grundlage der elektronischen Entgeltunterlagen sind § 28f SGB IV sowie die Beitragsverfahrensverordnung. Während § 28f SGB IV die Aufzeichnungspflicht der Arbeitgeber regelt, konkretisiert § 8 Beitragsverfahrensverordnung den Inhalt der Entgeltunterlagen. Ziel des Gesetzgebers ist die weitere Digitalisierung der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung und eine bessere Nachvollziehbarkeit der beitragsrechtlichen Sachverhalte.
Bei der Betriebsprüfung prüft die Deutsche Rentenversicherung insbesondere:
- die Versicherungspflicht der Beschäftigten
- die ordnungsgemäße Beitragszahlung
- die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Entgeltunterlagen
Welche Anforderungen gelten ab 2027?
Wer Entgeltunterlagen elektronisch führen muss, sollte sie so organisieren, dass alle prüfungsrelevanten Nachweise einer beschäftigten Person vollständig und ohne aufwendige Nachforschungen nachvollziehbar sind. Entscheidend ist dabei nicht nur die digitale Speicherung. Es kommt vor allem auf diese fünf Punkte an:
- Vollständige elektronische Führung der Unterlagen
- Eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Mitarbeiterin bzw. zum jeweiligen Mitarbeiter
- Jederzeitige Verfügbarkeit
- Schnelle Auffindbarkeit im Prüfungsfall
- Digitale Bereitstellung für die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung
Der Gesetzgeber schreibt dabei weder eine bestimmte Software noch eine feste Ablagestruktur vor. Sie können die Anforderungen zum Beispiel über eine digitale Personalakte oder ein geeignetes HR- bzw. Lohnsystem erfüllen. Eine ausdrückliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es also nicht. In der Praxis ist sie aber der einfachste Weg, die Vorgaben zu erfüllen.
Entgeltunterlagen aufbewahren: Welche Fristen gelten?
An den Aufbewahrungsfristen ändert sich durch die Umstellung nichts. Sozialversicherungsrechtlich müssen die Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Daneben gelten für lohnsteuerlich relevante Unterlagen die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Wer Entgeltunterlagen aufbewahren muss, sollte die digitale Ablage deshalb so einrichten, dass sie beide Fristen abdeckt.
Verantwortung verbleibt beim Arbeitgeber
Auch wenn Ihre Steuerberatungskanzlei die Lohnabrechnung erstellt, bleibt die rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung und Bereitstellung der Entgeltunterlagen bei Ihnen als Arbeitgeber. Das betrifft vor allem Unterlagen, die zunächst in Papierform bei Ihnen eingehen. Diese müssen Sie rechtzeitig digitalisieren und der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen.
Lohnunterlagen digitalisieren: So gehen Sie vor
Mit diesen Schritten bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 vor:
- Bestand prüfen: Welche Unterlagen liegen noch auf Papier vor, welche bereits digital?
- Zuständigkeiten klären: Legen Sie fest, wer eingehende Nachweise scannt und ablegt.
- System wählen: Entscheiden Sie sich für eine digitale Personalakte oder ein HR-System.
- Ablage strukturieren: Ordnen Sie jedes Dokument eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zu.
- Prozess dokumentieren: Halten Sie fest, wie Unterlagen erfasst, gespeichert und bereitgestellt werden.
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Unsere Einschätzung
Die Pflicht für elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 bringt keine neuen Inhalte, verlangt aber in vielen Unternehmen neue Abläufe. Unserer Erfahrung nach liegt die größte Hürde nicht in der Lohnabrechnung selbst, sondern bei den ergänzenden Nachweisen, die noch auf Papier im Unternehmen eingehen. Nutzen Sie die verbleibenden Monate bis zum 01.01.2027, um Ihre Prozesse zu prüfen und auf eine digitale Lösung umzustellen. Wer frühzeitig handelt, schafft die Voraussetzungen für eine rechtssichere Dokumentation und eine reibungslose Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung.
Gerne beraten wir Sie zu Ihrem individuellen Handlungsbedarf und unterstützen Sie bei der Einführung der DATEV Digitalen Personalakte. Unsere Expert:innen um Stephan Kollenbroich und Tamara Friese sind für Sie da. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.
FAQ: Elektronische Entgeltunterlagen
Was sind elektronische Entgeltunterlagen?
Elektronische Entgeltunterlagen sind die nach § 8 BVV vorgeschriebenen Angaben und Nachweise zu Ihren Beschäftigten, die Sie digital statt auf Papier führen. Dazu gehören die Daten zur Person und zur Beschäftigung sowie ergänzende Nachweise zu sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalte wie z.B. Befreiungsbescheide. Sie müssen den jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet sein.
Ab wann gilt die Pflicht für elektronische Entgeltunterlagen?
Die Pflicht gilt ab dem 01.01.2027. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet mit Ablauf des 31.12.2026. Ab dann müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen und für die Betriebsprüfung digital bereitstellen.
Müssen elektronische Entgeltunterlagen GoBD-konform sein?
Die GoBD sind steuerliche Vorgaben und gelten für alle steuerlich relevanten Unterlagen – also auch für lohnsteuerlich relevante Teile der Entgeltunterlagen wie das Lohnkonto. Sozialversicherungsrechtlich verlangt die BVV, dass die Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und verfügbar sind. Wir empfehlen Ihnen daher eine GoBD-konforme Ablage, weil sie beide Anforderungen abdeckt.
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen und Minijob-Arbeitgeber?
Ja, die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und auch für geringfügig Beschäftigte. Eine Ausnahme gilt nach § 28f SGB IV für Beschäftigte in privaten Haushalten. Minijob-Arbeitgeber sollten insbesondere Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht digital ablegen.
Wer ist verantwortlich, wenn die Steuerberatungskanzlei die Lohnabrechnung erstellt?
Die Verantwortung bleibt immer beim Arbeitgeber. Unsere Kanzlei erstellt die Abrechnung, Sie müssen aber dafür sorgen, dass alle Unterlagen vollständig, digital und den Beschäftigten zugeordnet vorliegen. Das gilt vor allem für Nachweise, die in Papierform bei Ihnen eingehen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für elektronische Entgeltunterlagen?
Nach § 28f SGB IV müssen Sie Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Für lohnsteuerlich relevante Unterlagen gelten zusätzlich die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich ist jeweils die längere Frist.
Brauche ich für elektronische Entgeltunterlagen eine revisionssichere Archivierung?
Die BVV schreibt keine bestimmte Archivierungslösung vor. Für steuerlich relevante Unterlagen verlangen die GoBD jedoch, dass Dokumente unveränderbar und vollständig gespeichert werden. Eine revisionssichere Archivierung, wie sie etwa die Digitale Personalakte der DATEV bietet, ist deshalb dringend zu empfehlen.
