Formeller Buchführungsmangel durch fehlende Stornobuchungen: BFH verschärft Anforderungen

Mit Urteil vom 29.07.2025 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass das Unterlassen des Ausweises von Stornobuchungen in der Buchführung einen formellen Buchführungsmangel darstellt – mit potenziell erheblichen Folgen für Unternehmen aller Branchen. Die Entscheidung (Az. 23-24/21) rückt die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie die Befugnis des Finanzamts zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen weiter in den Fokus. 

Welche konkreten Pflichten ergeben sich aus dem Urteil? Welche Risiken entstehen für Unternehmen? Und wie lässt sich die Buchhaltungspraxis entsprechend anpassen? 

Was gilt als formeller Buchführungsmangel? 

Dem Urteil lag der Fall eines Unternehmens zugrunde, das Einnahmen und Ausgaben regulär verbuchte, jedoch Stornobuchungen weder nachvollziehbar noch lückenlos dokumentierte. Im Rahmen einer Außenprüfung beanstandete das Finanzamt diese fehlende Nachvollziehbarkeit und stufte sie als formellen Buchführungsmangel ein – mit der Konsequenz, dass die Grundlagen für eine Steuerfestsetzung geschätzt wurden. Der BFH bestätigte diese Sichtweise nun und stellte klar:  

Bereits das vollständige Fehlen von Stornobuchungen und ein nicht lückenloser Ausweis genügt, um die (Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage zu stellen. 

In der Betriebsprüfungspraxis zählen diese formellen Fehler zu den typischen Beanstandungen – insbesondere, wenn Systeme keine revisionssichere Stornohistorie ausgeben. Damit wird Stornodokumentation zu einem entscheidenden Ordnungskriterium, selbst in Fällen ohne manipulative Absicht. 

Was sagt das BFH-Urteil X R 23-24/21 zu Stornobuchungen? 

Der Bundesfinanzhof verweist in seiner Urteilsbegründung auf die §§ 238 und 239 HGB sowie § 146 AO. Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit: 

• die Buchungen überblicken, 
• Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen und 
• Stornierungen eindeutig erkennen kann. 

Fehlen Stornobuchungen oder deren Dokumentation ist technisch-organisatorisch nicht sichergestellt, wird dieser Grundsatz verletzt. Besonders praxisrelevant: Der Mangel ist nicht erst bei vorsätzlicher Manipulation gegeben, sondern bereits dann, wenn technisch oder organisatorisch keine nachvollziehbare Dokumentation von Stornobuchungen erfolgt.   

Welche Konsequenzen drohen Unternehmen bei fehlenden Stornobuchungen?

Ein formeller Buchführungsmangel eröffnet der Finanzverwaltung die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen – und zwar auch dann, wenn keine konkrete Steuerverkürzung nachweisbar ist. Die Entscheidung verschärft den Maßstab für eine ordnungsgemäße Buchführung und knüpft Storno- und Korrekturprozesse unmittelbar an die GoBD-Vorgaben. 

Das Urteil verdeutlicht: 

Schon fehlende Stornobuchungen reichen für eine Schätzungsbefugnis aus. 

Für Unternehmen bedeutet das: 

• Gefahr höherer Steuerfestsetzungen 
• potenzielle Zuschätzungen 
• Risiken bei Betriebsprüfungen 
• im Streitfall erschwerte Gegenbeweisführung

Damit wird die Dokumentationsqualität zunehmend zum zentralen Prüfstein.   

Wie können Unternehmen formelle Buchführungsmängel vermeiden? 

Damit es nicht zu formellen Mängeln kommt, sollten Unternehmen ihre Prozesse überprüfen und ggf. anpassen: 

• Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungssystem sämtliche Stornobuchungen automatisiert und transparent dokumentiert. 
• Sensibilisieren und schulen Sie Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam gezielt in Bezug auf die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit. 
• Führen Sie regelmäßige interne Kontrollen durch, um formelle Mängel frühzeitig zu erkennen. 
• Lassen Sie im Zweifel Ihre Buchführung durch externe Expert:innen prüfen – auch mit Blick auf potenzielle Haftungsrisiken. 

Gerade in Zeiten zunehmend digitaler Buchführungslösungen kann mangelnde Dokumentation rasch zum Problem werden. Das BFH-Urteil zeigt deutlich: Die saubere Dokumentation von Stornos ist keine Kür, sondern Pflicht.  

Unsere Einschätzung: Was das BFH-Urteil für Unternehmen praktisch bedeutet 

Die Entscheidung des BFH gibt Anlass, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Aus unserer bisherigen Beratungspraxis wissen wir, wie oft technische Defizite oder schlanke Prozessabläufe in der Buchhaltung in der alltäglichen Praxis zu Problemen führen können. Unternehmen sollten jetzt die Gelegenheit nutzen, die Einhaltung der Formvorschriften zu sichern und Risiken präventiv zu minimieren. 

Unternehmen sollten jetzt: 

• Systemprüfungen durchführen, insbesondere bei Storno- und Korrekturprozessen, 
• Prozessverantwortlichkeiten klären, 
• und Schulungsbedarfe frühzeitig erkennen, um Risiken nachhaltig zu reduzieren. 

Gerne unterstützen wir Sie hinsichtlich einer Prüfung Ihrer Buchführungsprozesse oder mit gezielten Inhouse-Schulungen für Ihr Team. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.