Formeller Buchführungsmangel durch fehlende Stornobuchungen: BFH verschärft Anforderungen

Mit Urteil vom 29.07.2025 hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass das Unterlassen des Ausweises von Stornobuchungen in der Buchführung einen formellen Buchführungsmangel darstellt – mit potenziell erheblichen Folgen für Unternehmen aller Branchen. Die Entscheidung (Az. 23-24/21) knüpft konkret an die Kassenführung in einem bargeldintensiven Betrieb an und rückt damit die Anforderungen an Kassensysteme und Kassenaufzeichnungen noch stärker in den Fokus.

Welche konkreten Pflichten ergeben sich aus dem Urteil? Welche Risiken entstehen für Unternehmen mit Kassensystem? Und wie lässt sich die Buchhaltungspraxis entsprechend anpassen?

Was gilt als formeller Buchführungsmangel?

Dem Urteil lag der Fall eines Bargeldbetriebs mit elektronischem Kassensystem zugrunde, der zwar Einnahmen und Ausgaben regulär verbuchte, jedoch Stornobuchungen weder nachvollziehbar noch lückenlos dokumentierte. Im Rahmen einer Außenprüfung beanstandete das Finanzamt dieses Defizit im Kassenbereich und stufte es als formellen Buchführungsmangel ein – mit der Konsequenz, dass die Grundlagen für eine Steuerfestsetzung geschätzt wurden. Der BFH bestätigte diese Sichtweise nun und stellte klar:

Bereits das Fehlen eines nachvollziehbaren Stornoausweises im Kassensystem genügt, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage zu stellen.

In der Betriebsprüfungspraxis zählen diese formellen Fehler zu den typischen Beanstandungen – insbesondere, wenn Kassensysteme keine revisionssichere Stornohistorie ausgeben. Damit wird die Stornodokumentation zu einem entscheidenden Ordnungskriterium, selbst in Fällen ohne manipulative Absicht.

Was sagt das BFH-Urteil X R 23-24/21 zu Stornobuchungen?

Der Bundesfinanzhof verweist in seiner Urteilsbegründung auf die §§ 238 und 239 HGB sowie § 146 AO. Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit:

• die Buchungen überblicken,
• Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen und
• Stornierungen im Kassensystem eindeutig erkennen kann.

Fehlt dieser Ausweis oder ist technisch-organisatorisch nicht sichergestellt, dass Stornos im Kassenjournal bzw. auf dem Z-Bon erscheinen, wird dieser Grundsatz verletzt. Der BFH betont ausdrücklich: Der Mangel liegt nicht erst bei Manipulationsverdacht vor, sondern bereits dann, wenn das Kassensystem keinen transparenten Stornoausweis erzeugt.

Welche Konsequenzen drohen Unternehmen bei fehlenden Stornobuchungen?

Ein formeller Buchführungsmangel in der Kassenführung eröffnet der Finanzverwaltung die Möglichkeit, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen – und zwar auch dann, wenn keine konkrete Steuerverkürzung nachweisbar ist.

Das Urteil verdeutlicht:

Schon ein fehlender Stornoausweis im Kassensystem reicht für eine Schätzungsbefugnis aus.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Gefahr höherer Steuerfestsetzungen
• potenzielle Zuschätzungen
• Risiken bei Betriebsprüfungen
• im Streitfall erschwerte Gegenbeweisführung

Damit wird die Dokumentationsqualität der Kassenführung zunehmend zum zentralen Prüfstein.

Wie können Unternehmen formelle Buchführungsmängel vermeiden?

Damit es nicht zu formellen Mängeln kommt, sollten Unternehmen ihre Kassenprozesse überprüfen und ggf. anpassen:

• Prüfen Sie, ob Ihr Kassensystem sämtliche Stornobuchungen automatisiert und transparent dokumentiert.
• Sensibilisieren und schulen Sie Ihr Team hinsichtlich der Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit.
• Führen Sie regelmäßige interne Kontrollen durch.
• Lassen Sie Ihre Kassenführung ggf. extern prüfen.

Gerade in Zeiten digitaler Kassensysteme kann mangelnde Dokumentation rasch zum Problem werden. Das BFH-Urteil zeigt deutlich: Die saubere Dokumentation von Stornos im Kassensystem ist Pflicht.

Unsere Einschätzung: Was das BFH-Urteil für Unternehmen praktisch bedeutet

Die Entscheidung des BFH gibt Anlass, die eigenen Kassenprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Aus unserer bisherigen Beratungspraxis wissen wir, wie oft technische Defizite oder schlanke Abläufe im Kassensystem in der Praxis zu Problemen führen können.

Unternehmen sollten jetzt:

• Systemprüfungen durchführen, insbesondere bei Storno- und Korrekturprozessen,
• Verantwortlichkeiten klären,
• und Schulungsbedarfe frühzeitig erkennen.

Gerne unterstützen wir Sie hinsichtlich einer Prüfung Ihrer Kassen- und Buchführungsprozesse oder mit gezielten Inhouse-Schulungen für Ihr Team.

Nehmen Sie einfach Kontakt auf.