So funktioniert der Formwechsel von einer Personengesellschaft in eine GmbH

Sie möchten eine Personengesellschaft in eine GmbH umwandeln? Unter welchen Voraussetzungen das geht, wie der Formwechsel abläuft und welche Folgen er hat, das erfahren Sie hier

Was ist ein Formwechsel?

Der Formwechsel ist ein gesellschaftsrechtlicher Begriff, der die Änderung der Rechtsform eines Rechtsträgers oder einer Gesellschaft bezeichnet. Die gesellschaftlichen Grundlagen finden sich in den §§ 190 bis 304 des Umwandlungsgesetzes (UmwG). Charakteristisch für den Formwechsel ist, dass sich nur das Rechtskleid des Unternehmens ändert. Die Identität des Rechtsträgers bleibt unverändert und das Vermögen überträgt sich nicht auf einen anderen Rechtsträger.

Zum Formwechsel zählen zum einen die Umwandlung einer Personengesellschaft in eine andere Form der Personengesellschaft, zum Beispiel einer oHG in eine KG oder einer Kapitalgesellschaft in eine andere Kapitalgesellschaft, zum Beispiel einer GmbH in eine AG. Es sind jedoch auch Formwechsel von einer Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft oder umgekehrt möglich.

Unter welchen Voraussetzungen ist ein Formwechsel möglich?

Voraussetzung für die Zulässigkeit eines Formwechsels ist, dass sowohl vor als auch nach der Umwandlung geeignete Rechtsträger partizipieren. Dabei gelten für den formwechselnden (bisherigen) Rechtsträger andere Zulässigkeitsvoraussetzungen als für die durch die Umwandlung entstehende neue Rechtsform des Rechtsträgers.

Eine Kapitalgesellschaft und eine Personenhandelsgesellschaft sind stets zulässige Rechtsträger eines Formwechsels. Als neuer Rechtsträger in Form einer Personengesellschaft kommt darüber hinaus nach dem UmwG auch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) in Betracht (§ 191 Absatz 2 Nummer 1 UmwG). Hierbei ist zu beachten, dass die GbR bisher keinen zulässigen formwechselnden Rechtsträger darstellt (§ 191 Absatz 1 UmwG), sondern diese nur als neuer Rechtsträger Teil einer Umwandlung sein konnte.

Modernisierung des Personengesellschaftsrecht hat Auswirkungen auf Formwechsel

Mit dem am 01.01.2024 in Kraft tretenden Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) erfolgt eine umfangreiche Reform. Durch die Einführung eines Gesellschaftsregisters für die GbR kann zukünftig auch die in diesem Register eingetragene eGbR Ausgangsgesellschaft eines Formwechsels sein. Zielgesellschaft eines Formwechsels kann die GbR zukünftig nur noch sein, wenn der Formwechsel in eine im Gesellschaftsregister eingetragene eGbR erfolgt. Reine Innengesellschaften in Rechtsform der GbR, die nicht im Gesellschaftsregister eingetragen sind, können zukünftig nicht (mehr) Ziel- oder Ausgangsgesellschaft eines Formwechsels sein.

Vorteile eines Formwechsels in eine Kapitalgesellschaft

Die Vorzüge einer Kapitalgesellschaft, beispielsweise die günstige Thesaurierungsbesteuerung oder die Haftungsbeschränkung, finden Sie hier. Neben diesen Gründen können Image- und Public-Relations-Aspekte oder die Möglichkeit der Kapitalbeschaffung eine Rolle spielen. Zum Beispiel, wenn in eine Aktiengesellschaft (AG) umgewandelt wird. Der Vorteil des Formwechsels gegenüber der Einbringung kann wiederum sein, dass hierbei kein Vermögen auf einen anderen Rechtsträger übergeht, da die rechtliche und wirtschaftliche Identität des formwechselnden Rechtsträgers fortbesteht. Dies kann in Fällen, in denen ein Grundstück zum Betriebsvermögen gehört, zur Vermeidung von Grunderwerbsteuer genutzt werden. 

So läuft ein Formwechsel ab

Zunächst müssen Sie prüfen, ob das Unternehmen qua Rechtsform umwandlungsberechtigt ist. Außerdem muss wie dargestellt die erwünschte Rechtsform nach dem UmwG zulässig sein. Anschließend müssen die formalen Voraussetzungen geschaffen werden.
Je nach Rechtsform des formwechselnden Rechtsträgers verlangt das Gesetz oder hiervon abweichende Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag eine bestimmte Mehrheit oder sogar Einstimmigkeit für den Formwechselbeschluss. Die Zustimmung kann sowohl vor dem Beschluss (als Einwilligung) als auch nach dem Beschluss (als Genehmigung) in der notariellen Urkunde erteilt werden.

Nachdem der Beschluss gefasst wurde, müssen Sie den Formwechsel beim zuständigen Registergericht anmelden. Dort wird er anschließend durch das Registergericht im Handelsregister eingetragen und somit bekannt gegeben. Erst mit der Eintragung wird der Formwechsel wirksam und vollzogen (§ 202 UmwG), das heißt, die Eintragung ist konstitutiv und nicht rein deklaratorisch.

Wie wird ein Formwechsel steuerlich behandelt?

Steuerlich ist ein Formwechsel einer Personenhandelsgesellschaft in eine Kapitalgesellschaft mit der Einbringung eines Einzelunternehmens vergleichbar. Denn bei einem solchen Formwechsel wird fingiert, dass eine Personengesellschaft in eine GmbH eingebracht wird. Genauer gesagt werden aus steuerlicher Sicht die Mitunternehmeranteile der Gesellschafter der bisherigen Personengesellschaft in die neue GmbH eingebracht. Dies hat steuerlich einige Besonderheiten zur Folge, die zu beachten sind. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Personengesellschaft dann steuerneutral umgewandelt werden.

Die steuerrechtlichen Anforderungen für den Formwechsel sind im § 20 UmwStG geregelt. Denn nach § 25 UmwStG sind die Vorschriften über Einbringungen von Unternehmen in eine Kapitalgesellschaft entsprechend anzuwenden.

So führen Sie einen steuerneutralen Formwechsel durch

Die Voraussetzungen für die Steuerneutralität des Vorgangs könnten Ihnen nach der Lektüre unserer bisherigen Beiträge zu Umwandlungsvorgängen mittlerweile bekannt vorkommen. Diese ähneln den Voraussetzungen bei der Einbringung eines Einzelunternehmens. 

• Die durch den Formwechsel entstehende GmbH muss körperschaftsteuerpflichtig sein.
• Außerdem darf der eingebrachte Mitunternehmeranteil kein negatives steuerliches Eigenkapital aufweisen.
• Durch den Formwechsel darf außerdem das Recht der Bundesrepublik hinsichtlich der Besteuerung des Betriebsvermögens nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden.
• Weiter sind die sonstigen Gegenleistungen, die neben neuen Geschäftsanteilen an der GmbH gewährt werden dürfen, betragsmäßig beschränkt.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, muss rechtzeitig ein Antrag gestellt werden. Dieser ist von der neu entstandenen GmbH bei ihrem Finanzamt einzureichen.

Welche Vorteile bietet ein Formwechsel?

Bei einem Formwechsel wird ausschließlich die Rechtsform des Unternehmens gewechselt. Dabei bleibt der Rechtsträger als solcher zivilrechtlich bestehen. Er bleibt weiterhin Eigentümer aller Vermögensgegenstände, das heißt, es findet zivilrechtlich keine Vermögensübertragung statt. Dank dieser Rechtsträgerkontinuität fällt im Rahmen eines Formwechsels in der Regel keine Grunderwerbsteuer an.

Da sich nur die Rechtsform, aber nicht der Rechtsträger verändert, werden außerdem sämtliche Vertragsverhältnisse fortgeführt, ohne dass es einer Zustimmung der Vertragspartner:innen bedarf. Bei Einbringungen abseits eines Formwechsels sind sämtliche Vertragsbeziehungen auf die neue Gesellschaft zu übertragen, wenn kein Vorgang mit Gesamtrechtsnachfolge gegeben ist. Das geschieht durch Vertragsanpassung oder Neuabschluss.

Worauf Sie beim Formwechsel achten sollten

Ähnlich wie nach einer Einbringung eines Einzelunternehmens ist nach dem Formwechsel eine Sperrfrist zu beachten, wenn dieser steuerneutral erfolgt ist. Die im Rahmen des Formwechsels erhaltenen Geschäftsanteile an der GmbH sind nach einem Formwechsel zu Buchwerten auf der persönlichen Ebene der Gesellschafter:innen für sieben Jahre latent steuerverhaftet.

Sollten die erhaltenen GmbH-Anteile innerhalb der Sieben-Jahresfrist auch nur anteilig verkauft werden, führt dies rückwirkend im Jahr des Formwechsels zu einer nachträglichen Besteuerung eines sogenannten Einbringungsgewinns. Dabei wird rückwirkend eine Veräußerung des Mitunternehmeranteils an der umgewandelten Personengesellschaft fingiert.

Für jedes nach der Einbringung abgelaufene Zeitjahr vermindert sich der im Falle einer Veräußerung rückwirkend zu versteuernde Einbringungsgewinn um ein Siebtel. Die latente Steuerverhaftung geht nach Ablauf der sieben Jahre nach Einbringung unter. Eine Veräußerung der GmbH-Anteile führt dann nur noch regelmäßig zur Besteuerung des Gewinns nach § 17 EStG im Jahr der Veräußerung. 

Jährliche Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt bei steuerneutralem Formwechsel

Aufgrund der Sperrfrist müssen die Gesellschafter:innen innerhalb der ersten sieben Jahre jährlich jeweils bis spätestens zum 31. Mai den Nachweis gegenüber dem zuständigen Wohnsitzfinanzamt erbringen, von wem die erhaltenen Geschäftsanteile an der GmbH zum Jahrestag des Formwechsels gehalten werden. Der Nachweis kann beispielsweise durch ein Bestätigungsschreiben der GmbH unter Beifügung der Gesellschafterliste erfolgen. Dadurch ist eindeutig ersichtlich, wer wirtschaftliche:r Eigentümer:in der erhaltenen Geschäftsanteile ist. Erfolgt der Nachweis verspätet oder erfolgt er gar nicht, gelten die erhaltenen Anteile als veräußert. In dem Fall ist rückwirkend ein entsprechender Einbringungsgewinn zu versteuern. Die entsprechenden Fristen und die Führung des Nachweises müssen daher zwingend beachtet werden.

Unsere Einschätzung

Eine GmbH kann Vorteile im Vergleich mit einer Personengesellschaft bringen. Gerade die Haftungsbegrenzung für die Gesellschafter:innen sowie die niedrigere Thesaurierungsbesteuerung sind oft entscheidende Gründe für die Kapitalgesellschaft. Wollen Sie diese Vorteile zukünftig für Ihr Unternehmen nutzen, kann ein Formwechsel Ihres bisherigen Unternehmens zielführend sein.

Gerne unterstützen unsere ECOVIS NRW-Expert:innen Sie bei geplanten Umstrukturierungen. Wir begleiten Sie von Beginn an und durch den gesamten Prozess. Auch nach der Umstrukturierungsmaßnahme kümmern wir uns rechtzeitig um alle erforderlichen Nachweise, damit diese fristgerecht beim Finanzamt eingereicht werden können und keine ungewollten Folgen eintreten.

Sprechen Sie uns an, wenn bei Ihnen eine Umstrukturierung geplant ist!