Gewerbetreibende, Selbstständige und Arbeitnehmer: Das sollten Sie über das Fahrtenbuch wissen. Teil 3

Wer seinen Dienstwagen privat nutzt, hat grundsätzlich die Wahl zwischen der Versteuerung mit der Ein-Prozent-Regelung (0,5 oder 0,25 Prozent- bei E-Autos) oder dem Führen eines Fahrtenbuchs. Das Fahrtenbuch erscheint auf den ersten Blick als vorteilhafte Lösung.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist allerdings eine Aufgabe, die dem Fahrer Sorgfalt und Präzision abverlangt. Außerdem hält ein Fahrtenbuch den einen oder anderen steuerlichen Fallstrick bereit. Wir haben für Sie in aller Kürze Informationen zum Thema „Das sollten Sie über das Fahrtenbuch wissen“ zusammengestellt.

Vorab: zwei Grundregeln

Jede einzelne Fahrt muss zeitnah und lückenlos aufgezeichnet werden. Wenn Sie eine ursprünglich dienstliche Fahrt aus privaten Gründen unterbrechen, müssen Sie dies direkt im Fahrtenbuch dokumentieren.

Diese Formen des Fahrtenbuchs auf Papier akzeptieren die Finanzämter

Grundsätzlich müssen Sie ein Fahrtenbuch auf Papier in einer geschlossenen Form führen. Das bedeutet, dass die Abfolge nicht veränderbar sein darf. Als geschlossene Form akzeptiert das Finanzamt gebundene Fahrtenbuch-Hefte. Die sind in verschiedenen Größen und Ausführungen im Schreibwarenhandel verfügbar. Eine lose Sammlung einzelner Blätter, also eine Loseblattsammlung, die nachträglich verändert werden kann, akzeptiert das Finanzamt nicht.

Diese Formen des digitalen Fahrtenbuchs akzeptieren die Finanzämter

Es gibt spezifische Software-Lösungen, mit denen Sie Ihr Fahrtenbuch digital führen können. Insbesondere Premium-Fahrzeuge bieten diese Funktion als Ausstattungsmerkmal an. Eine selbst gebaute Excel-Tabelle wird nicht als digitales Fahrtenbuch anerkannt. Denn: Sie kann leicht verändert werden und kommt damit einer Loseblattsammlung gleich.

Die Finanzverwaltung zertifiziert keine digitalen Software-Lösungen. Sie sind als Fahrzeugführer dafür verantwortlich, dass ein digitales Fahrtenbuch den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.

Die Anforderungen an ein digitales Fahrtenbuch

• Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder
• werden als solche gekennzeichnet.
• Die Daten stehen zehn Jahre lang unverändert lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung.

Diese Informationen müssen in einem Fahrtenbuch für betriebliche Fahrten stehen

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder einzelnen Fahrt
• Reiseziel
• Reiseroute, sofern es sich nicht um eine Stadtfahrt handelt
• Reisezweck
• Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Das sollten Sie wissen: Privatfahrten

Bei allen Privatfahrten und bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reichen ein Vermerk und die Addition der gefahrenen Kilometer in der Additionsspalte.

Für wen bietet das Führen eines Fahrtenbuchs steuerliche Vorteile?

Vorteile des Fahrtenbuchs haben Sie, wenn Sie:

• Ihren Dienstwagen nur wenig privat nutzen,
• niedrige Kfz-Kosten haben,
• einen Dienstwagen gewählt haben mit hohem Brutto-Listen-Neupreis – inklusive der Sonderausstattung, die über die Fahrgestellnummer für die Finanzverwaltung leicht abzufragen ist. Außerdem wenn:
• das Fahrzeug älter ist und Sie
• keine Scheu vor dem bürokratischen Aufwand haben.

Kann ich unterjährig mit dem Fahrtenbuch beginnen?

Nein. Haben Sie sich einmal für die Ein-Prozent-Regel entschieden, gilt diese Entscheidung für das gesamte Kalenderjahr. Zur Ermittlung des Privatanteils mittels Fahrtenbuch können Sie unterjährig nur dann wechseln, wenn Sie Ihr Dienstfahrzeug wechseln.

Unsere Einschätzung

Wir wissen aus langer beruflicher Erfahrung, dass die Finanzämter bei jeder Prüfung auf den korrekten Umgang mit Dienstwagen achten. Das gilt auch für Fahrtenbücher. Finanzämter prüfen die Stimmigkeit aufgelisteter Fahrten im Zusammenhang mit den von Ihnen eingereichten Tankquittungen, Reparaturrechnungen oder Knöllchen.

Wir raten Ihnen dringend zu einem sorgfältigen Umgang mit einem Fahrtenbuch. Bei der individuellen Entscheidung zur steuerlichen Handhabung Ihres Dienstwagens helfen wir Ihnen gerne.

Lese-Tipp: Falls Sie lieber auf zwei statt auf vier Rädern unterwegs sein möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag zum Thema “E-Bikes als Dienstrad“.