Lohnbuchhaltung: Alles, was Sie wissen müssen
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18. Juli 2023

Lohnbuchhaltung: Alles, was Sie wissen müssen

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Die Lohnbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, das sich mit der korrekten Abrechnung und Verwaltung der Gehälter seiner Mitarbeitenden befasst. Eine effektive Lohnbuchhaltung gewährleistet nicht nur die pünktliche Auszahlung der Gehälter, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Alles, was Sie über die Lohnbuchhaltung wissen müssen, lesen Sie hier.

Wichtige Aspekte bei der Lohnbuchhaltung

Für die fehlerfreie und effiziente Verwaltung von Gehältern müssen Arbeitgeber:innen verschiedene Aspekte beachten. 

  • Die Lohnabrechnung muss mit den geltenden Arbeitsgesetzen und Steuervorschriften übereinstimmen. Arbeitgeber:innen sollten über Änderungen in den gesetzlichen Bestimmungen auf dem Laufenden sein und sicherstellen, dass die Lohnabrechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht. 
  • Jede:r gewerbliche Arbeitgeber:in muss in Deutschland nach § 108 Gewerbeordnung Arbeitnehmer:innen eine nachvollziehbare Lohnabrechnung digital oder in gedruckter Form und in Euro berechnet ausstellen. 
  • Die Lohnabrechnung muss gesetzliche Abzüge, wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie den jeweiligen Auszahlungsbetrag enthalten. 
  • Die Lohnabrechnung muss korrekt und pünktlich berechnet sein. Dies umfasst die Berücksichtigung von Basisgehalt, Überstunden, Boni, Betriebliche Altersvorsorge, Zuschläge, Provisionen sowie Urlaubs- und Krankheitstage. 

Vorteile einer effektiven Lohnbuchhaltung

Compliance

Lohngesetze und -vorschriften ändern sich ständig. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Änderungen im Blick behalten und ihre Lohnabrechnungen anpassen. Eine fehlerhafte Lohnabrechnung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Arbeitgeber:innen sind dafür verantwortlich, dass die Lohnbuchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist.

Mitarbeiterzufriedenheit

Eine pünktliche und genaue Abrechnung der Gehälter trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen bei. Haben Mitarbeiter:innen Vertrauen in die korrekt berechnete Auszahlung ihrer Gehälter, fühlen sie sich wertgeschätzt und sind motiviert.

Kostenkontrolle 

Unternehmen bekommen durch die Lohnbuchhaltung einen Überblick über ihre Lohnkosten und potenzielle Budgetüberschreitungen. Durch genaue Aufzeichnungen und Kostenanalysen erkennen Sie Engpässe und können früh genug Gegenmaßnahmen ergreifen.

Regelungen über die Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung

Eine Ausnahme bildet lediglich die Lohnabrechnung von Minijobs. Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung, die gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV den Minijobber:innen regelmäßig nicht mehr als 520 Euro pro Monat einbringt. Dementsprechend hat der Gesetzgeber in diesem Bereich gesonderte Berechnungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt.

Im Gegensatz zu vollbeschäftigten Arbeitnehmer:innen, die einen Midijob ausüben, verwenden Sie bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen bestimmte Pauschalen für die Abgeltung der Sozialabgaben und der Lohnsteuer. Das liegt daran, dass Sie den Arbeitnehmer:innen bei einem Minijob in der Regel das Bruttogehalt ohne Abzüge ausbezahlen. 

Für Arbeitgeber:innen gelten diese pauschalen Abzüge:

  • 2 Prozent Lohnsteuer (beinhaltet bereits die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag)
  • 13 Prozent Krankenversicherung
  • 15 Prozent Rentenversicherung

Arbeitnehmer:innen müssen den Anteil zur Aufstockung zum vollen Rentenanspruch selbst tragen. Aktuell liegt der Rentenversicherungssatz bei 18,6 Prozent. Optional können Minijobber:innen auf die Rentenversicherungspflicht verzichten. Arbeitgeber:innen müssen Minijobber:innen bei der Knappschaft-Bahn-See anmelden.

Wie ist die Aufbewahrungspflicht in der Lohnbuchhaltung?

Wie für alle wichtigen Belege in der Buchhaltung gibt es auch für Lohnabrechnungen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund sollte man bei der Entsorgung der Bescheinigungen nicht zu voreilig sein. Arbeitgeber:innen müssen alle Unterlagen zur Lohnabrechnung in den Personalakten der Mitarbeiter:innen für zehn Jahre aufbewahren. Das gilt, sofern man mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaftet.

Wie optimiert man die Lohnbuchhaltung?

Eine effiziente Lohnbuchhaltung kann den Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Compliance verbessern. Hier sind einige Tipps zur Optimierung der Lohnbuchhaltung:

  1. Automatisierung
  2. Regelmäßige Schulungen
  3. Outsourcing

Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben wie der Berechnung der Gehälter, der Abführung von Beiträgen und der Erstellung von Lohnabrechnungen spart Zeit und Ressourcen. Eine Lohnbuchhaltungssoftware kann dabei helfen, den Prozess zu rationalisieren und Fehler zu minimieren.

Da sich die Gesetze und Vorschriften ständig ändern, ist es wichtig, dass das Lohnbuchhaltungspersonal regelmäßig Schulungen besucht. Schulungen können dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Compliance sicherzustellen.
Viele Unternehmen lagern ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus. Das Outsourcing ist für kleinere Unternehmen eine sinnvolle Option. Sie konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft, während Expert:innen die Lohnbuchhaltung verwalten.

Unsere Einschätzung

Eine effektive Lohnbuchhaltung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle. Steuergesetze und -vorschriften ändern sich ständig. Als Steuerkanzlei sind wir stets über die neuesten Entwicklungen informiert und stellen die Anpassung der Lohnbuchhaltung unserer Mandant:innen sicher. Das reduziert das Risiko von Fehlern. Wenn Sie sich über steuerliche Optimierungsmöglichkeiten informieren möchten, sprechen Sie uns gerne an.

 

Rainer Breitholz

Teamleitung Lohnbuchhaltung

Expert:innen zu diesem Thema

Rainer Breitholz

Teamleitung Lohnbuchhaltung

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