29. August 2024
Nachweisgesetz und nachwirkende Pflichten für Arbeitgeber:innen
Inhaltsverzeichnis
Das Nachweisgesetz spielt eine zentrale Rolle im deutschen Arbeitsrecht. Es soll sicherstellen, dass Arbeitgeber:innen klare Vorgaben zur Dokumentation von Arbeitsverhältnissen einhalten und gewährleisten, dass Arbeitnehmer:innen über Arbeitsbedingungen umfassend informiert werden.
Das Nachweisgesetz zielt darauf ab, die Transparenz und Sicherheit im Arbeitsverhältnis zu erhöhen und Missverständnisse zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen zu vermeiden.
In diesem Beitrag werden die wesentlichen Aspekte des Nachweisgesetzes und insbesondere die Pflichten, die sich daraus für Arbeitgeber:innen ergeben, beleuchtet.
Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachweisG) verpflichtet Arbeitgeber:innen dazu, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und dem/der Arbeitnehmer:in auszuhändigen. Es dient der Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis und stellt sicher, dass beide Parteien über ihre Rechte und Pflichten informiert sind.
Pflichten für Arbeitgeber:innen im Nachweisgesetz: Was Sie aktuell beachten müssen
Seit dem 1. August 2022 sind die Pflichten der Arbeitgeber:innen deutlich erweitert worden. Arbeitgeber:innen müssen Vertragsbedingungen nunmehr deutlich umfangreicher dokumentieren und diese den Arbeitnehmer:innen schriftlich in Papierform aushändigen. Zu den (neuen) Anforderungen zählen unter anderem:
- Eckdaten zum Arbeitslohn: Zusammensetzung, Art der Auszahlung, Höhe sowie Fälligkeit
- Dauer der Probezeit
- Ruhezeiten sowie Pausen
- Arbeitszeiten und Schichtsysteme
- Enddatum befristeter Verträge
Ergänzende Informationen zu den Pflichten der Arbeitgeber:innen gemäß dem NachweisG finden Sie in diesem Beitrag zum Nachweisgesetz in Arbeitsverträgen.
Insgesamt umfassen die Änderungen des Nachweisgesetzes eine erweiterte Dokumentationspflicht der Vertragsbestandteile, strengere Fristen, bei befristeten Arbeitsverhältnissen eine angepasste Probezeit sowie eine detaillierte Dokumentation des Kündigungsverfahrens.
Konsequenzen bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz: Bußgelder und Risiken
Werden die neuen Anforderungen des Nachweisgesetzes durch Arbeitgeber:innen nicht erfüllt, drohen diesen erhebliche Konsequenzen. Arbeitnehmer:innen können im Falle der Nichteinhaltung der Dokumentationspflichten Schadensersatzansprüche geltend machen.
Zudem können fehlende oder unvollständige Dokumentationen auf Seiten der Arbeitgeber:innen im Streitfall zu Beweisnachteilen führen.
Erheblich ist aber seit den Änderungen im August 2022 insbesondere, dass Verstöße gegen das Nachweisgesetz mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden können. Durch das Bußgeld soll die Einhaltung der neuen Vorgaben sichergestellt und die Transparenz der Arbeitsbedingungen verbessert werden.
Nachweispflichten nach dem Arbeitsverhältnis: Was Arbeitgeber:innen beachten müssen
Auch nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bleiben für Arbeitgeber:innen bestimmte Nachweispflichten bestehen. Während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses stellt die Pflicht zur Erteilung des Nachweises eine Dauerpflicht dar, die im Grunde immer wieder neu entsteht. Die Verjährung beginnt erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Daraus lässt sich der Rückschluss ziehen, dass der Anspruch auf Ausstellung eines Nachweises selbst am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses noch entstehen kann.
Auf den Anspruch auf Ausstellung des Nachweises finden zudem keine Ausschlussfristen Anwendung. Im Ergebnis können Arbeitnehmer:innen die Angaben auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangen.
Für Arbeitgeber:innen bedeutet dies, dass sie sich auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht von ihren Nachweispflichten entbunden sehen können. Sie müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise korrekt und vollständig geführt werden, da Arbeitnehmer:innen jederzeit, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, die Ausstellung dieser Nachweise verlangen können.
Arbeitgeber:innen sollten die notwendigen Dokumentationen während des gesamten Arbeitsverhältnisses aktuell halten, um diese bei Bedarf auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung zu stellen. Die fortdauernde Nachweispflicht soll die Rechtssicherheit für Arbeitnehmer:innen erhöhen sodass potentiell rechtliche Auseinandersetzungen teilweise vermieden werden können. Werden die erforderlichen Nachweise auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht bereitgestellt, kann dies ein Bußgeld nach sich ziehen.
Unsere Einschätzung zum Nachweisgesetz
Das Nachweisgesetz hat im August 2022 bedeutende Änderungen erfahren, die die Dokumentationspflichten für Arbeitgeber:innen erheblich erweitert haben. Diese Maßnahmen sollen die Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis stärken. Arbeitgeber:innen sind gefordert, ihre Arbeitsverträge und internen Prozesse entsprechend anzupassen und auf dem aktuellen Stand zu halten, um rechtliche Konsequenzen und Bußgelder zu vermeiden.
Besonders zu beachten ist, dass die Nachweispflichten auch nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses fortbestehen. Arbeitgeber:innen sollten sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise korrekt und vollständig geführt werden, da Arbeitnehmer:innen auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Ausstellung dieser Nachweise verlangen können.
Es empfehlen sich daher sorgfältige und langfristig orientierte Dokumentationsstrategien sowie die regelmäßige Überprüfung, ob diese sich auf dem aktuellen rechtlichen Stand befindet.
Haben Sie Fragen zum Nachweisgesetz oder benötigen Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Arbeitsverträge? Wenden Sie sich vertrauensvoll an Rechtsanwältin Louisa Reitemeier.
