Rechnungen schreiben mit Excel und Word? Worauf Sie achten müssen.

Es gibt immer noch Unternehmen in Deutschland, die ihre Rechnungen an die Kund:innen (Ausgangsrechnungen) in Word, Excel oder ähnlichen Programmen schreiben. Dies ist jedoch seitens der Finanzverwaltung nicht gestattet. Die GoBD sagen, das sei nur dann zulässig, wenn man die Text- oder Tabellenkalkulationssoftware als „Schreibmaschine“ benutzt. Das Niedersächsische Finanzgericht hat dazu ein Urteil gesprochen.

Excel und Word können beim Schreiben von Rechnungen zum Problem werden

Die Auffassung der Finanzverwaltung ist in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) kodifiziert. In den Randziffern 119 und 120 steht, dass nicht zu beanstanden ist, wenn Programme als reine Schreibprogramme verwendet werden (also ständiges Überschreiben der Datei, Nutzung als reine Vorlage). Rechnungsdoppel sind dann auf Papier zulässig. Die Speicherung in Papierform ist nicht mehr gestattet, wenn die Rechnungen in elektronischer Form (Speicherung je Rechnung in einer separaten Datei) aufbewahrt werden. Die Revisionssicherheit ist dann nicht mehr gewährleistet.

Finanzgericht bestätigt: Rechnungen per Excel und Word nur noch als Schreibmaschine möglich

Das Niedersächsische Finanzgericht hat sich mit dieser Frage auseinandergesetzt. Mit Urteil vom 03.06.2021 (11 K 87/20) sagte das Finanzgericht: Allein der Umstand, dass die zum Schreiben der Rechnungen vom Kläger eingesetzte Software die Rechnungen zwar automatisch fortlaufend nummeriert, jedoch die Löschung bzw. Änderung einzelner Rechnungen (ohne Dokumentation dieser) ermöglicht, ist kein hinreichend formaler Mangel in der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen. Eine Hinzuschätzung ist damit nicht zu begründen. Die GoBD wurde vom Niedersächsischen Finanzgericht damit bestätigt.

Unsere Einschätzung

Eine Aufbewahrung der Rechnungsdoppel in Papierform ist immer dann ausreichend, wenn die EDV lediglich als Schreibmaschine genutzt wird. Aber im Umkehrschluss heißt das auch, dass bei einer digitalen Speicherung der einzelnen elektronischen Rechnungen in jedweder Form diese Möglichkeit nicht mehr gegeben ist.

Sobald Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe oder andere buchführungsrelevante Unterlagen tatsächlich digital gespeichert werden (z. B. auf dem Server, in einem File-System, in einem Dokumentenmanagementsystem oder einfach auf der Festplatte), diese zwingend auch elektronisch über die Aufbewahrungsfristen digital zu archivieren sind. Und dann gilt zwingend auch die Beachtung der Revisionssicherheit. Das bedeutet unter anderem auch, dass die Belege bzw. Unterlagen unverändert zur ursprünglichen Form abgespeichert werden müssen. Diese müssen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar gespeichert werden. Dies ist mit der klassischen Rechnungsschreibung mit Word/Excel und dem Abspeichern auf der Festplatte (ohne ein Dokumentenmanagementsystem) nicht möglich.

Das Urteil hört sich vielleicht etwas seltsam an, bestätigt aber auch unseren Beratungsansatz. Die Ausgangsrechnungen dürfen nicht mit Word/Excel geschrieben werden, es sei denn, es wird ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet. Wir empfehlen unseren Mandanten seit jeher, ein revisionssicheres Tool für die Rechnungsschreibung zu nutzen. Haben Sie dazu Fragen? Melden Sie sich gerne bei uns.