Elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen

Der Bundesfinanzhof (BFH) und das Finanzgericht (FG) Düsseldorf haben Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher formuliert, die sich von denen für handschriftliche Fahrtenbücher unterscheiden. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Anforderungen gemäß BFH: Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 12.01.2024 (VI B 37/23)

Laut diesem Beschluss muss ein elektronisches Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden, genauso wie ein handschriftliches Fahrtenbuch. Das Gericht führte aus, dass die Dokumentation von Änderungen und deren Offenlegung integraler Bestandteil eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs sind. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind. Alternativ müssen sie zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Der BFH wies darauf hin, dass Fahrtenbücher, die diese Anforderungen nicht erfüllen, steuerlich nicht anerkannt werden können. Vorinstanz war das Hessisches Finanzgericht, 16. Mai 2023, 3 K 1219/21.

Anforderungen gemäß FG Düsseldorf: Finanzgericht Düsseldorf, 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)

Elektronische Fahrtenbücher müssen so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen entweder ausgeschlossen oder zumindest klar dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme erkennbar sind. Dies bedeutet, dass jede Änderung, die nachträglich vorgenommen wird, in der Datei selbst offengelegt werden muss. Eine einfache Protokolldatei reicht nicht aus, wenn diese nur durch zusätzliche Abfragen zugänglich ist, die nur ein Systemadministrator vornehmen kann.

Zudem wird das Kriterium der zeitnahen Führung nicht erfüllt, wenn Eintragungen zunächst auf Notizzetteln festgehalten und erst Tage oder Wochen nach den Fahrten in das Fahrtenbuch übertragen werden.

Fahrtenbücher: Rechtsfolgen und wichtige Punkte

Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend für die Vermeidung steuerlicher Nachteile. Fahrtenbücher, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden nicht als Nachweis für den tatsächlichen Umfang der geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeugs anerkannt, was zur Anwendung der 1%-Regelung führt und somit zu einer teilweise deutlich höheren steuerlichen Belastung.

Digitale und handschriftliche Fahrtenbücher

Handschriftliche Fahrtenbücher müssen manuell und zeitnah geführt werden. Änderungen sind schwerer nachvollziehbar und müssen ebenfalls lückenlos dokumentiert sein. Elektronische Fahrtenbücher bieten den Vorteil technischer Sicherungen, die Manipulationen verhindern oder zumindest sichtbar machen.

Ein Fahrtenbuch in Papierform hat folgende Eigenschaften:

1. Manuelle Eintragung – Alle Eintragungen müssen manuell und zeitnah erfolgen.
2. Nachträgliche Änderungen – Nachträgliche Änderungen sind schwieriger zu dokumentieren und können Verdachtsmomente der Manipulation hervorrufen.
3. Aufbewahrung – Das handschriftliche Fahrtenbuch muss physisch aufbewahrt werden und ist anfällig für Verlust oder Beschädigung.

Elektronische Fahrtenbücher bieten hingegen:

1. Automatisierung – Sie können Fahrten automatisch aufzeichnen und erleichtern die Dateneingabe.
2. Sicherheitsmechanismen – Sie enthalten technische Sicherungen gegen Manipulationen und protokollieren Änderungen automatisch.
3. Digitale Aufbewahrung – Sie können sicher und platzsparend digital gespeichert werden.

Fahrtenbücher: Diese Anforderungen sind wesentlich

Unveränderbarkeit – Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein oder sind klar zu dokumentieren (Revisionssicherheit).

Geschlossenheit – Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein und alle Änderungen sind direkt in der Datei sichtbar zu machen.

Vollständigkeit – Alle Fahrten müssen lückenlos und zeitnah aufgezeichnet werden.

Diese Anforderungen sorgen dafür, dass elektronische Fahrtenbücher handschriftlichen Fahrtenbüchern in ihrer Aussagekraft und Verlässlichkeit gleichgestellt sind.

Unsere Einschätzung

Die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind streng und sollten sorgfältig beachtet werden, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Das gilt sowohl für elektronische Fahrtenbücher als auch für Fahrtenbücher in Papierform. Die Gerichte haben klargestellt, dass elektronische Fahrtenbücher nur dann anerkannt werden, wenn sie unveränderbar und lückenlos geführt werden. Insbesondere müssen nachträgliche Änderungen direkt in der Datei dokumentiert und sofort erkennbar sein. Verstöße können zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen, bedenken Sie dieses!

Für eine ordnungsgemäße und steuerlich anerkannte Dokumentation empfehlen wir Ihnen, ein zertifiziertes elektronisches Fahrtenbuchsystem zu verwenden und regelmäßige Überprüfungen vorzunehmen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen dazu haben oder Unterstützung benötigen.