Senkung der Umsatzsteuersätze: So gehen Sie als Unternehmer richtig damit um

Die geplante Herabsetzung der Umsatzsteuersätze beschäftigt uns. Was wir bisher wissen, haben wir hier mit Ihnen geteilt. Thomas Müller hat Ihnen außerdem bereits eine erste Einschätzung der praktischen Herausforderungen gegeben, die das Thema mit sich bringt. Zu den relevanten Fragen der buchhalterischen Praxis haben wir Ihnen im Folgenden einige pragmatische Antworten und Tipps zusammengestellt.

Anpassung der Kassensysteme, der EDV-Systeme und der Vordrucke an die neuen Umsatzsteuersätze. Mit diesen Tipps ersparen Sie sich Ärger.

Um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, sind nur noch knapp 3,5 Wochen Zeit. Handeln Sie jetzt.

Anpassung von Kassensystemen an gesenkte Umsatzsteuersätze

Sie müssen Ihre elektronischen Kassen umprogrammieren. Die neuen Steuersätze müssen zum 1. Juli 2020 einprogrammiert sein. Nach dem Geschäftsschluss am Dienstag, den 30 Juni 2020, müssen zum 1. Juli 2020 die neuen Steuersätze hinterlegt sein. Die Erfahrung lehrt, dass Sie diese Programmierung vorbereiten sollten, insbesondere dann, wenn Sie dafür externe Techniker benötigen. Die Termine werden rar sein.

Das ist die eine Seite der Medaille. Es gibt aber noch eine andere: Aus steuerrechtlicher Sicht müssen Sie die Neuprogrammierung der Kasse dokumentieren. Das ist zwingend erforderlich. Die Protokolle legen Sie Ihrer Kassendokumentation bei. Tun Sie das nicht, entsprechen Sie bei einer Kassennachschau des Finanzamts nicht den Anforderungen. Darum unsere Empfehlung: Lassen Sie die Neuprogrammierung von Fachleuten durchführen und dokumentieren.

Belege, Bons und Rechnungen

Sie müssen die neuen Umsatzsteuersätze auch auf Ihren Bons und Rechnungen anzeigen. Sofern diese in Kassensystemen, Fakturasystemen oder Warenwirtschaftssystemen angepasst werden müssen, sollten Sie rechtzeitig die notwendigen Vorkehrungen treffen. Auch hier werden Sie wohlmöglich Fachpersonal in Anspruch nehmen müssen. Sichern Sie sich schnell freie Termine.

In der analogen Welt sollten Sie einen prüfenden Blick auf Ihre Vordrucke werfen. Steht darin weiterhin eine Formulierung wie: „Alles inklusive 7 Prozent oder 19 Prozent Mehrwertsteuer”, sieht das Umsatzsteuergesetz vor, dass Sie dann den falschen, weil höheren Steuersatz abführen müssen. Das gilt auch für die Fälle, in denen der höhere Umsatzsteuerbetrag ausgegeben wird. Ein zu hoch ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag wird vom Unternehmer geschuldet.

Kataloge, Flyer und Anzeigen

Viele Unternehmer haben Angaben zu den Umsatzsteuersätzen auch auf Ihren Print-Veröffentlichungen angegeben, zum Beispiel in Katalogen, Flyern, Anzeigen oder Broschüren. Wir empfehlen, alle Veröffentlichungen zu überarbeiten. Broschüren können mit Aufklebern oder Beilagen aktualisiert werden.

Drei Umstellungen innerhalb eines Jahres in der Gastronomie

In der Gastronomie müssen die Steuersätze in den internen Systemen und Prozessen drei Mal innerhalb eines Jahres umgestellt werden. Das ist die Folge aus der Corona-bedingten Anpassung des Steuersatzes auf Speisen. Wir hatten darüber berichtet, dass ab 1. Juli 2020 bis zum 30. Juni 2021 auch für Speisen im Haus der ermäßigte Steuersatz anzuwenden ist. Das führt aber jetzt dazu, dass auf Im-Haus-Speisen nun diese Steuersätze anzuwenden sind:

• bis 30. Juni 2020: 19 Prozent
• 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020: 5 Prozent
• 1. Januar 2021 bis 30. Juni 2021: 7 Prozent
• ab 1. Juli 2021: 19 Prozent

Organisatorisch stellt das Gastronomen vor die größten Herausforderungen, da sie ihre Systeme und Prozesse, alle Formulare und Angebote gleich mehrfach anpassen müssen. Auch aufgrund der Dokumentationspflicht raten wir allen Gastronomen, dieses Thema möglichst bald anzugehen.

Unsere Einschätzung

Bitte nehmen Sie die erforderlichen Maßnahmen nicht auf die leichte Schulter und organisieren Sie die Anpassungen rechtzeitig.

Allerding existiert keine Verpflichtung zur Weitergabe der Umsatzsteuersenkung an Ihre Kunden. Sie entscheiden unternehmerisch, ob Sie Ihre Preise senken oder aber aufgrund der niedrigeren Steuersätze eine zusätzliche Marge für sich beanspruchen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Stand heute sind die angekündigten Maßnahmen noch nicht in einen Gesetzesentwurf verankert worden. Wir gehen allerdings davon aus, dass dies nach der medienwirksamen Ankündigung auch zum 1. Juli 2020 passieren wird. Erste Stimmen in der Politik fordern sogar schon, dass die Befristung bis zum 31. Dezember 2020 noch einmal überdacht wird.

Wir halten Sie weiter auf dem Laufenden und helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.