Start der Reihe zur Betriebsprüfung: Eine Übersicht

Unternehmer:innen würden wohl zu gern auf Betriebsprüfungen verzichten. Dabei wird aber leider der Wunsch Vater des Gedankens bleiben. Das Finanzamt und andere Behörden, die Betriebsprüfungen in Deutschland durchführen, sind auf Zack und lassen nicht locker. In dieser Reihe werden Sie von vielen verschiedenen Aspekten von Betriebsprüfungen erfahren, die Sie vielleicht noch nicht kannten. Auf diesem Feld bewegen wir uns. Einen allgemeinen Überblick zu Betriebsprüfungen finden Sie hier.

Was wird in einer Betriebsprüfung geprüft?

Welche Elemente eines Unternehmens der Betriebsprüfung unterliegen, hängt von der Art der Prüfung und der prüfenden Behörde ab. Die meisten Prüfungen führen das Finanzamt und die deutsche Rentenversicherung durch. Es gibt aber auch noch andere. 

Betriebsprüfung des Finanzamts

Die Finanzverwaltung kümmert sich um die Festsetzung und Entrichtung von Steuern. Zunächst werden verschiedene interne Stellen des Finanzamts tätig, die sich um die Veranlagung der eingereichten Steuererklärungen kümmern. In der Folge kann es dann durch die Betriebsprüfungsstellen der Finanzverwaltung zu Betriebsprüfungen kommen. Sie widmet sich sowohl mit Vorankündigung als auch unangekündigt den Unterlagen eines Unternehmens. 

Die klassische Betriebsprüfung wird vorab per anfechtbarer Prüfungsanordnung angekündigt. Dabei prüft die Betriebsprüfung im Regelfall die letzten drei Jahre, für die Steuerbescheide vorliegen.

In der Prüfungsanordnung teilt das Finanzamt die zu prüfenden Steuerjahre und Steuerarten mit. Zudem gibt das Finanzamt bekannt, ob es sich um eine Gesamtkontrolle der genannten Steuerarten handelt oder ob es nur bestimmte Bereiche prüft.

Im Rahmen von Sonderprüfungen prüft es nur eine Steuerart, das gilt besonders bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen. Das Finanzamt kann aber auch unangekündigt bei Unternehmen aufschlagen. Im drastischsten Fall ist es die Steuerfahndung, die bei groben Verstößen auftaucht. Bei einer Steuer-Nachschau prüft das Finanzamt, anders als bei der Außenprüfung, nicht den vergangenen Zeitraum, sondern den aktuellen Status.

Bei einer Prüfung des Finanzamts stehen unterschiedliche Fragen im Vordergrund, wie zum Beispiel: 

Hat das Unternehmen

• die Betriebseinnahmen vollumfänglich erklärt?
• Betriebsausgaben zu Recht abgezogen?
• Investitionsabzugsbeträge rechtmäßig geltend gemacht?
• Rückstellungen zurecht und in angemessener Höhe gebildet?
• beim Betriebsausgabenabzug alle formellen Kriterien eingehalten (z. B. bei Kleinbetragsrechnungen)
• die private Nutzung von Firmeneigentum zutreffend behandelt (insbesondere von Firmenfahrzeugen)
• die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe und zum richtigen Zeitpunkt angemeldet?
• alle Voraussetzungen für den geltend gemachten Vorsteuerabzug vorgelegt?
• eine formell richtige Verfahrensdokumentation erstellt?

Betriebsprüfung der deutschen Rentenversicherung

Die deutsche Rentenversicherung führt alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch. Dabei überprüft sie, ob ein Unternehmen die Sozialabgaben, also Sozialversicherung und Unfallversicherung, sowie Abgaben zur Künstlersozialabgabe korrekt entrichtet hat. 

Sonstige Betriebsprüfungen

Es gibt noch einige andere Stellen, die Betriebsprüfungen durchführen können. Der Zoll kontrolliert das korrekte Abführen von Steuern, wie beispielsweise Biersteuer oder Tabaksteuer. Zollbeamte halten auch die Augen nach Schwarzarbeit offen. Auch Betriebsprüfungen der Berufsgenossenschaft (BG) sind nicht unüblich.

Wer wird bei einer steuerlichen Betriebsprüfung durchleuchtet?

Das Finanzamt darf gemäß § 193 Abgabenordnung Betriebsprüfungen in allen deutschen Unternehmen durchführen. Dabei sind Rechtsform und Größe irrelevant. Sogar Privatpersonen mit positiven Überschusseinkünften (zum Beispiel aus nichtselbstständiger Arbeit oder Vermietung und Verpachtung) mit einer Summe von mehr als EUR 500.000 darf das Finanzamt prüfen.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Mit Zusendung der Prüfungsanordnung klären das Finanzamt und das geprüfte Unternehmen den Prüfungsbeginn und den Prüfungsort. Der Prüfer prüft entweder in den Unternehmen oder im Finanzamt. Mitunter wird die Prüfung auch in den Räumen der Steuerberatung durchgeführt.

Zwischen der Zusendung der Prüfungsanordnung und dem Beginn der Prüfung trifft das Finanzamt seine Vorbereitungen. Dazu kann es bereits die Daten des Rechnungswesens anfordern oder eine Aufstellung der vorzulegenden Unterlagen, Dokumente oder Verträge versenden.

Das ist der exemplarische Ablauf einer Betriebsprüfung: 

Die Prüferin oder der Prüfer

• kündigt sich vorab per Prüfungsanordnung an. Oft wird der Termin telefonisch abgestimmt.
• weist sich beim Unternehmen aus.
• erhält Zugang zu einem ungestörten Raum und zu den wichtigsten Akten und Unterlagen.
• erhält Kontakt zu einer/einem Ansprechpartner:in. Unternehmer:innen, Steuerberater:innen oder geschulte Mitarbeitende. 
• sichtet und prüft die wesentlichen Unterlagen.
• macht im Einzelfall eine geführte Betriebsbesichtigung.
• teilt während der Prüfung seine Fragen und Feststellung mit.
• bespricht in einer Schlussbesprechung die Ergebnisse der Prüfung, die sogenannten Prüfungsfeststellungen. Darauf haben Unternehmer:innen nach § 201 Abgabenordnung ein Recht.
• stellt einen Abschlussbericht aus.

Die Dauer der Betriebsprüfung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bei kleineren Unternehmen dauert es mitunter nur wenige Tage, bei größeren kann es auch einige Wochen oder sogar Monate und Jahre dauern.

Wie kann man eine Betriebsprüfung vermeiden?

Ganz vermeiden lassen sich Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung nicht. 

Je nach Unternehmensgröße werden Unternehmen dauerhaft geprüft. Das ist bei Großunternehmen der Fall. Hier kann eine Betriebsprüfung nicht vermieden werden.

Kleinere oder mittelgroße Unternehmen können versuchen, die Häufigkeit der Betriebsprüfungen zu verringern. Der Schlüssel für weniger Betriebsprüfungen ist eine möglichst gute Steuerdeklaration im Vorfeld. Wenn die Steuererklärung bei der Finanzverwaltung keine oder nur wenige Fragen aufwirft, ist das gut. Hat das Finanzamt Fragen und fordert weitere Unterlagen, dann sollten Sie oder Ihr:e Steuerberater:in diesen Aufforderungen schnell und lückenlos nachkommen. 

Die Erstellung und Vorlage einer guten Verfahrensdokumentation führt ebenfalls dazu, dass ein Unternehmen eine Prüfung vielleicht im Vorfeld abwenden kann. Denn damit legen Unternehmen den Grundstein für einen geordneten Überblick über ihre Steuerangelegenheiten und machen Prozesse für Prüfer:innen transparent.

Unternehmer:innen sollten für weniger Betriebsprüfungen neben einer Verfahrensdokumentation möglichst kooperativ mit den Behörden agieren. 

Sie sollten 

• so schnell wie möglich auf Schreiben reagieren.
• die gesetzten Fristen einhalten.
• wenn Fristen nicht eingehalten werden können, direkt Bescheid geben.
• pünktlich die Steuerschulden begleichen. 
• und Jahresabschlüsse ordentlich und am besten mit Hilfe von Steuerberater:innen aufstellen.

Unternehmer:innen müssen nicht jede Rechtsauslegung und Auffassung der Finanzbehörde klaglos hinnehmen. Sofern Sie eine abweichende steuerliche oder rechtliche Auffassung vertreten, sollten Sie die begründet und offen darlegen.

Unsere Einschätzung

Betriebsprüfungen bringen verschiedene Aspekte mit sich – manche haben nur kleine, andere haben auch große Auswirkungen. Unangenehm ist eine Prüfung meistens darum, weil einfach alles auf den Tisch kommen kann und das Ergebnis oftmals nicht absehbar ist. Also sollten Sie auf die Prüfung perfekt vorbereitet sein. Während einer Prüfung sollten die Beteiligten dem/der Prüfer:in die volle Aufmerksamkeit widmen und alle Fragen zeitnah und vollumfänglich beantworten. Denn klar ist: Wirkt man vernünftig an der Prüfung mit und macht es der Finanzverwaltung und anderen Stellen einfacher, ist man in der Regel schneller aus dem Schneider. Wenn Sie Fragen zu Betriebsprüfungen haben, sprechen Sie uns gerne an.