Umsatzsteuerfalle: Zahlungsanforderung als Rechnung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem aktuellen Beschluss (BFH-Beschluss vom 19. März 2025, XI R 4/22) wichtige Klarstellungen zu den Anforderungen an Rechnungen nach § 14c Abs. 2 UStG getroffen. Der Beschluss zeigt, dass auch vermeintlich harmlose Abrechnungsdokumente zu einer Steuerschuld führen können – mit teuren Folgen für Unternehmen.  

Sachverhalt: Wie kam es zum unberechtigten Steuerausweis nach § 14c UStG?  

Im entschiedenen Fall übernahm eine GmbH für Ihre Auftraggeber Projektkoordination, Datenmanagement, Honorarverwaltung und die Erstellung von Statusberichten sowie weitere Leistungen nach Absprache.  

Die Auftraggeber schlossen daneben mit jedem an den Studien teilnehmenden Arzt einen sogenannten “Prüfarztvertrag” ab, wonach dem Arzt jeweils ein Honorar für seine Leistungen, insbesondere für dessen Dokumentationsaufwand, zustand.  

Die GmbH hatte mit den an den Studien teilnehmenden Ärzten selbst keine Verträge abgeschlossen. Sie zahlte im Rahmen der mit den Auftraggebern vereinbarten Honorarverwaltung die Honorare der Ärzte im Auftrag und Namen der Auftraggeber an die Ärzte aus. Dabei übernahm sie auch die Honorarverwaltung für die teilnehmenden Ärzte.  

Zur Abforderung der Gelder von ihren Auftraggebern stellte die GmbH sogenannte „Abforderungsschreiben“ aus, die neben Projektangaben auch Umsatzsteuer auswiesen. Diese Schreiben waren jedoch nicht für eigene Leistungen der GmbH gedacht, sondern sollten nur dazu dienen, Gelder zur Weiterleitung an die Ärzte anzufordern. Das Finanzamt wertete die Umsatzsteuerangaben dennoch als unberechtigten Steuerausweis im Sinne des § 14c UStG und setzte zusätzliche Umsatzsteuer fest.   

Welche formalen Angaben machen ein Dokument zur Rechnung? 

Der BFH stellte klar: Ein Dokument erfüllt bereits dann die Voraussetzungen einer Rechnung im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG, wenn es den Aussteller, den (vermeintlichen) Leistungsempfänger, eine Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und ausgewiesene Umsatzsteuer enthält – auch wenn tatsächlich keine Leistung erbracht wurde. Bezugnahmen auf andere Dokumente können berücksichtigt werden. Entscheidend ist, ob beim Empfänger der Eindruck entsteht, dass über steuerpflichtige Leistungen abgerechnet wird und somit die Gefahr besteht, dass der Empfänger die in diesem Abrechnungsdokument ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend macht, so dass es zu einer Gefährdung des Steueraufkommens kommt.  

Warum schon der Eindruck einer Abrechnung für steuerpflichtige Leistungen reicht? 

Das Gericht betonte, dass es nicht darauf ankomme, ob der Empfänger tatsächlich Vorsteuer gezogen hat. Es reiche die abstrakte Gefahr, dass dies geschehen könnte. Im vorliegenden Fall sei die Umsatzsteuerangabe in den Abforderungsschreiben überflüssig und widersprüchlich gewesen. Dadurch sei der Eindruck entstanden, es handele sich um Abrechnungen für steuerpflichtige Leistungen. Bei einigen Auftraggebern habe sich dieses Risiko sogar realisiert, indem diese den Vorsteuerabzug aus den Abforderungsschreiben tatsächlich geltend gemacht hätten.  Ein Dokument, das trotz der in Bezug genommenen ergänzenden Unterlagen mit seinen überflüssigen und widersprüchlichen Angaben bei einem Empfänger den Anschein erweckt, dass über steuerpflichtige Leistungen abgerechnet wird, so dass die Gefahr eines unberechtigten Steuerausweises nicht ausgeschlossen werden kann, ist eine Rechnung im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG. Dementsprechend schuldet die GmbH als Ausstellerin der Abforderungsschreiben die dort unberechtigt gesondert ausgewiesenen Steuerbeträge nach § 14c Abs. 2 Satz 1 i.V.m. Satz 2 UStG. 

Wie dokumentierte Abrechnungen zur Steuerfalle werden 

Die Entscheidung verdeutlicht, dass auch Abrechnungsdokumente, die primär Zahlungsflüsse dokumentieren sollen, schnell zur „Rechnung“ im umsatzsteuerlichen Sinne werden können. Insbesondere wenn sie formale Rechnungsmerkmale enthalten wie zum Beispiel einen gesonderten Umsatzsteuerausweis. In solchen Fällen schuldet der Aussteller die ausgewiesene Steuer, selbst wenn keine entsprechende Leistung erbracht wurde. Eine nachträgliche Berichtigung ist zwar grundsätzlich möglich, kann aber Zinsnachteile mit sich bringen.  

Unsere Einschätzung: In Zahlungsanforderungen auf Ausweis der Umsatzsteuer verzichten  

Unternehmen sollten äußerst sorgfältig prüfen, welche Angaben in Abrechnungsdokumenten erscheinen. Ein unnötiger Umsatzsteuerausweis kann schnell eine teure Steuerschuld auslösen. Unsere Empfehlung: Prüfen Sie Ihre Vorlagen für Abrechnungen oder Zahlungsanforderungen auf steuerlich relevante Angaben. Sofern das Abrechnungsdokument nicht der Abrechnung einer umsatzsteuerpflichtigen Leistung dient, sollte auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichtet werden. Gerne unterstützt unser Umsatzsteuer-Team (Marcus Sauer, Raphael Vogt, Marius Bensmann) Sie bei der Prüfung Ihrer Dokumente. So vermeiden Sie kostspielige Überraschungen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.  

Vermerk: Bitte beachten Sie, dass in diesem Dokument bei den durch die Gesetze festgeschriebenen Begriffen auf das Gendern verzichtet wird, um die juristische Präzision und Klarheit zu wahren. In allen anderen Textteilen wird eine gendergerechte Sprache verwendet, um die Gleichstellung aller Geschlechter zu fördern.