Umsatzsteuersenkung und DATEV: Anleitung für die Buchhaltung

Vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 gilt in Deutschland die Umsatzsteuersenkung von 19% auf 16% beziehungsweise von 7% auf 5%. Warum gibt es die Umsatzsteuersenkung 2020? Die Umsatzsteuersenkung soll zu einer Stärkung der Wirtschaft führen. Für den einzelnen Unternehmer und die einzelne Unternehmerin stellt sich nun die Frage, wie er oder sie die Umsätze buchhalterisch erfassen muss und den entsprechenden Steuersatz handhabt. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchhaltung, die für ihr Rechnungswesen DATEV nutzen, haben wir deshalb eine Übersicht zusammengestellt. Details zu „Umsatzsteuer und DATEV: Anleitung für die Buchhaltung“ finden sie hier im Detail.

Für Unternehmen, die die Finanzbuchhaltung selbstständig über DATEV erfassen, gab es zum 1. Juli 2020 Anpassungen bei den Konten. Im Folgenden sehen Sie die drei Alternativen der DATEV, wie Sie die Umsätze im Kanzlei-Rechnungswesen richtig erfassen können. Bei den angegebenen Konten handelt es sich immer um die DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit einer anderen Buchhaltungssoftware erstellen, wenden Sie sich bitte an den Softwarehersteller oder Ihren Systembetreuer und klären, wie das Thema bei Ihnen richtig umgesetzt wird.

Zur Erinnerung:

Sollversteuerung

• Entscheidend für den Steuersatz ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung (kurz: Leistungsdatum)
• Lieferungen: Verschaffung der Verfügungsmacht an einem Gegenstand (in der Regel Besitzübergang)
• Sonstige Leistung: Zeitpunkt der Vollendung der Leistung (letzter Tag der Leistung)
• ACHTUNG! Unerheblich sind immer Ø Zeitpunkt der:
  – vertraglichen Vereinbarung;
  – Entgeltvereinnahmung;
  – Rechnungserteilung.

Istversteuerung

• Keine Unterschiede zur Sollversteuerung
• Wichtig für Istversteuerer: Sie können den Umsatz nicht im Dezember 2020 vereinnahmen und erst im Januar 2021 ausführen. Dieser Umsatz unterliegt dann 19% beziehungsweise 7% Umsatzsteuer!

Wichtig: Die richtige Bestimmung des Leistungszeitpunkts ist entscheidend!

Für die korrekte Erfassung der geminderten Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge bietet die DATEV – nach der Installation eines Service Release – drei Alternativen an:

1. Alternative: Buchen mit Leistungsdatum bei Umsatzsteuersenkung und DATEV

Die DATEV hat die Standardkonten für 7% (#8300/4300) und 19% Umsätze (#8400/4400) ab dem 1. Juli 2020 umgeschlüsselt. Und zwar auf 5% und 16%. Hierbei handelt es sich um Automatikkonten. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer automatisch dem Sammelkonto für Umsatzsteuer gutgeschrieben und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Zeile 28 (Kennziffer 35) ausgewiesen wird.

Umsätze, die vor dem 1. Juli 2020 ausgeführt wurden und die zu 19% bzw. 7% erfolgen, können über die zusätzliche Angabe des Leistungsdatums ebenfalls auf den bekannten Erlöskonten erfasst werden.

So aktivieren Sie die Funktion Leistungsdatum:

• Öffnen Sie einen Buchungsstapel;
• Aktivieren Sie im Zusatzbereich Eigenschaften ꟾ Kategorie Leistungsdatum das Kontrollkästchen Leistungsdatum nutzen.

Nachteil: Die Buchung mit einem Leistungsdatum auf den bekannten Konten kann nur erfolgen, wenn das Gegenkonto ein Debitorenkonto (#10000 – 99999) ist. Bei allen anderen Konten (z.B. das Bankkonto oder ein Verrechnungskonto) gibt es eine Fehlermeldung.

Das bedeutet, dass vor allem Unternehmen, die die Umsätze erst erfassen, wenn der Umsatz auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird (Zuflussprinzip) und somit die Umsatzsteuer mit vereinnahmten Entgelten entsteht, die anderen Alternativen anwenden müssen.

Fazit:

• Durch Buchung mit Leistungsdatum erfolgt die korrekte Zuordnung zum Steuersatz;
• Bei Buchungen ohne Leistungsdatum bestimmt das Belegdatum den richtigen Steuersatz.

Zusammenfassung Konten

2. Alternative: Neue Automatikkonten für neue und alte Steuersätze bei Umsatzsteuersenkung und DATEV

Die DATEV hat neue Automatikkonten für die 7% und 19% Umsätze festgelegt.

Für die Unternehmen, die die Istversteuerung anwenden, sowie die Unternehmen, die kein Leistungsdatum erfassen möchten, hat die DATEV neue Konten für die einzelnen Steuersätze festgelegt.

Vorteil: Bebuchen Sie die unterschiedlichen Erlöskonten, lässt sich am Jahresende eine Umsatzsteuer-Verprobung leichter durchführen.
Hinweis: Auch hier können Sie die bekannten Automatikkonten für die 5%- und 16%-Steuersätze verwenden und nur die 19%- und 7%-Umsätze mit den neuen Automatikkonten erfassen.

Steuerschlüssel bei Verwendung von Nicht-Automatikkonten

Ebenfalls angepasst wurden Steuerschlüssel für Nicht-Automatikkonten sowie für den Vorsteuerabzug:

3. Alternative: Individuelle Konten bei Umsatzsteuersenkung und DATEV

Sie haben individuelle Automatikkonten angelegt und möchten diese den neuen Steuersätzen anpassen? So funktioniert es:

Zunächst sollten Sie prüfen, ob die Kontenfunktion im Standard ist. Alle Konten mit Funktionsergänzung 1 (001) bzw. 2 (002) errechnen die Steuer zeitabhängig.

Konten mit der Funktionsergänzung 1 (001) rechnen in Abhängigkeit des Beleg-/ Leistungsdatums mit dem vollen Steuersatz (19% bzw. 16%) ab.

Konten mit Funktionsergänzung 2 (002) rechnen in Abhängigkeit des Beleg-/Leistungsdatums mit dem ermäßigten Steuersatz (7% bzw. 5%) ab.

Ob die Funktion 1 bzw. 2 bei einem Automatikkonto hinterlegt ist, prüfen Sie über:

1. Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan wählen;
2. Unter Ansicht | Eigenschaften | Einstellungen | Kontenumfang den Schaltknopf bei Genutzt (bebucht/individuell beschriftet) wählen;
3. In der Spalte FE können Sie für die einzelnen Konten die Funktion prüfen.

Neue Automatikkonten anlegen

Sie möchten neue Automatikkonten anlegen? Voraussetzungen dafür sind, dass Sie das Konto noch nicht bebucht haben oder alle Buchungsstapel, in denen das Konto verwendet wurde, festgeschrieben sind:

1. Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan wählen;
2. Unter Ansicht | Eigenschaften | Einstellungen | Kontenumfang den Schaltknopf bei Allen Konten wählen;
3. Konto wählen | rechte Maustaste: Konto ändern.
4. Folgendes Feld öffnet sich:

Wählen Sie bei der Funktionsergänzung „1 – Normal-Satz“ oder „2 – Ermäßigter Satz“, errechnet das Programm je nach Beleg-/Leistungsdatum automatisch die Steuer.

Sie können über die Funktionsergänzung auch Automatikkonten mit festen zeitunabhängigen Steuersätzen bestimmen.

Tipp: Sie müssen sich in anderen EU-Ländern für umsatzsteuerliche Zwecke registrieren lassen, weil Sie die Lieferschwellen überschritten haben. Bestimmen Sie Automatikkonten über die Funktionsergänzung, die automatisch die Steuer des anderen EU-Landes ermittelt und separat erfasst.

Haben Sie weitere Fragen? Dann kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu!

Für beide Kontenrahmen gibt es eine gesonderte Aufstellung der Automatikkonten, die für den Zeitraum 01.07.-31.12.2020 umgeschlüsselt wurden (z.B. #8400 = Erlöse 16%/19%). Hier können Sie die Aufstellung der DATEV (Dok-Nr.: 1018040) als PDF herunterladen:

Automatikkonten USt-Senkung SKR03