Können Sie Ihre virtuelle Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?

Wegen der Corona-Pandemie waren die vergangenen Monate für viele Arbeitnehmer:innen mit besonderen Herausforderungen verbunden. Viele waren von Kurzarbeit betroffen und sind es noch immer. Außerdem kamen Home-Office und zum Teil Homeschooling für Kinder hinzu. Die aktuellen Maßnahmen zwingen viele Unternehmen dazu, die betriebliche Weihnachtsfeier 2020 nicht wie gewohnt zu veranstalten. Doch können Sie Ihre virtuelle Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?

Gerade in diesen so schwierigen Zeiten haben viele Arbeitnehmer:innen das Bedürfnis nach einem geselligen Jahresabschluss. Mit Blick auf die aktuell wieder steigenden Infektionszahlen und den seit dem 2. November 2020 angeordneten Lockdown-Light scheidet eine „klassische” Weihnachts- oder Jahresabschlussfeier in diesem Jahr leider aus.

Vor diesem Hintergrund liegen virtuelle Jahresabschlussfeiern dieses Jahr im Trend. Viele Event-Agenturen und Startups haben die Idee aufgegriffen. Sie haben Plattformen entwickelt, über die Sie eine virtuelle Jahresabschlussfeier abhalten können.

Was ist eine virtuelle Weihnachtsfeier?

• Sie findet per Videokonferenz statt, zu der es im Vorfeld eine virtuelle Einladung gibt.
• Mitarbeiter:innen nehmen von Zuhause aus teil.
• Oftmals erst ein gemeinsames virtuelles Beisammensein gepaart mit einem anschließenden Team-Event.
• Verschiedene gemeinsame Events sind denkbar: beispielsweise Partyspiele, Online-Quiz, gemeinsame Koch-Events, Cocktail-Kurse, virtuelle Zaubershow, virtuelle Foto-Box, Speed-Dating (gemeinsames Kennenlernen der Mitarbeiter:innen untereinander) etc.
• Viele Angebote in unterschiedlichen Preisspannen.

Vorab erhalten die Mitarbeiter:innen oftmals ein Paket zugeschickt, welches beispielsweise Zutaten für das gemeinsame Koch-Event, ein Überraschungsgeschenk oder Glühwein und Kekse enthält.

Die virtuelle Jahresabschlussfeier findet vereinzelt auch als „Hybrid-Veranstaltung“ statt. Hierbei nimmt ein Teil der Mitarbeiter:innen online von Zuhause und der andere Teil vom Büro aus teil.

Virtuelle Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung

Bei einer Betriebsveranstaltung handelt es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.

Hierzu zählen beispielsweise:

• Weihnachtsfeiern,
• Sommerfeste,
• Jubiläumsfeiern,
• Betriebsausflüge etc.

Stellen die Kosten für die Durchführung einer Betriebsveranstaltung Arbeitslohn dar?

Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gibt es einen Freibetrag in Höhe von 110 Euro. Liegen die anteiligen Kosten für die Durchführung der Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer:in unter diesem Freibetrag, so liegt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Der Freibetrag gilt jeweils für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und pro Mitarbeiter:in.

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags in Höhe von 110 Euro:

• Die Teilnehmenden müssen überwiegend Betriebsangehörige, deren (Ehe-) Partner:innen / Lebensgefährten, Lebensgefährtinnen oder Arbeitnehmer:innen verbundener Unternehmen sein.
• Es muss eine Teilnehmerliste geführt werden.
• Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss allen Mitarbeitenden offenstehen (nicht nur einem Teil der Mitarbeiter:innen); hierzu zählen u.a. aktuelle auch ehemalige Mitarbeiter:innen, Leiharbeitnehmer:innen, Arbeitnehmer:innen anderer konzernangehöriger Unternehmen, Begleitpersonen etc.

Welche Kosten müssen bei der Überprüfung der 110 Euro-Grenze berücksichtigt werden?

Um zu überprüfen, ob die Aufwendungen pro Arbeitnehmer:in unter dem Freibetrag in Höhe von 110 Euro liegen, sind sämtliche im Zusammenhang mit der Durchführung der Betriebsveranstaltung entstandenen Kosten (Bruttobeträge einschließlich Umsatzsteuer!) zu addieren und durch die Anzahl der Teilnehmenden zu dividieren.

Kosten für die folgenden Positionen sind hierbei insbesondere zu berücksichtigen:

• Speisen und Getränke,
• Geschenke,
• Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Raummieten,
• DJs, Eintrittskarten etc.

Nicht einzubeziehen sind beispielsweise die anteiligen Personalkosten des Arbeitgebers (für die Planung der Feier und die Lohnbuchhaltung).

Beispiel

Lösung

Kosten pro Arbeitnehmer:in:
EUR 4.000,00: 40 AN = EUR 100,00
(somit unter dem Freibetrag iHv. EUR 110,00 liegend)

Folge: Es liegt kein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

Pauschalversteuerung der Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung

Übersteigen die Kosten für die Durchführung einer Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 Euro, stellt der übersteigende Betrag grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn für die Mitarbeitenden dar. Um das zu umgehen, kann der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin den den Freibetrag übersteigenden Betrag pauschal versteuern.

Vorteil: Arbeitnehmern und Arbeitbehmerinnen entstehen hierdurch keine finanziellen Nachteile!

Die pauschale Lohnsteuer beträgt 25 Prozent zzgl. 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (8 Prozent bzw. 9 Prozent je nach Bundesland).

Beispiel

Lösung

Kosten pro Arbeitnehmer:in:
EUR 6.000,00: 30 AN = EUR 200,00
(somit über dem Freibetrag iHv. EUR 110,00 liegend)

Folge: Es liegt grundsätzlich lohnsteuer- und steuersozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn von 90 Euro (EUR 200,00 – EUR 110,00) vor.

Steuern einer virtuellen Weihnachtsfeier: Mögliche Pauschalversteuerung durch Arbeitgeber

Bemessungsgrundlage pro Arbeitnehmer:in für Pauschalversteuerung:
EUR 200,00 – EUR 110,00 = EUR 90,00

pauschale Lohnsteuer:
EUR 90,00 x 25 % =  EUR 22,50

pauschaler Solidaritätszuschlag:
EUR 22,50 x 5,5 % =  EUR   1,24

ggf. pauschale Kirchensteuer
(in NRW 9%): EUR 22,50 x 9,0 % = EUR  2,03

somit Arbeitgeberbelastung pro Arbeitnehmer: EUR 25,77

Durch die vorgenommene Pauschalversteuerung sind die Aufwendungen in der Sozialversicherung beitragsfrei.

Was Sie bei der Besteuerung beachten sollten

• Eine nachträgliche Änderung der Versteuerung (pauschal durch den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin oder individuell bei Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin) hat auch Auswirkungen auf die sozialversicherungspflichtige Behandlung.
• Beitragsrechtliche Korrekturen sind nur bis Ende Februar des jeweiligen Folgejahres möglich.

Unsere Einschätzung

In diesem Jahr finden corona-bedingt verstärkt virtuelle Weihnachtsfeiern statt. Schon zum Teil mit einem niedrigen Budget lässt sich ein unvergesslicher gemeinsamer Abend mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen organisieren. Wenn es das Event richtig organisiert wird, ist Spaß fast schon vorprogrammiert.

Virtuelle Betriebsveranstaltungen bieten sich dabei insbesondere für Unternehmen mit verschiedenen Standorten an. Betriebsveranstaltungen wirken sich gut auf das Arbeitsklima aus, fördern den Zusammenhalt der Mitarbeiter:innen untereinander und stärken die Bindung an das Unternehmen.

Erfüllt ein Unternehmen die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten, können zweimal im Jahr die Freibeträge von 110 Euro pro Teilnehmer:in in Anspruch genommen werden.

Bei Rückfragen hierzu können Sie uns hierzu gerne ansprechen.