E-Rechnungen: Was jetzt auf Unternehmen in Deutschland zukommt

In den nächsten Jahren wird die Rechnung auf Papier in Deutschland schrittweise durch eine neue Pflicht ersetzt: die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Was einfach klingt, hat es in der Praxis in sich – vor allem für Unternehmen, die über Ländergrenzen hinweg tätig sind. Dieser Beitrag erklärt in aller Kürze, worum es geht und was Sie jetzt tun sollten.

Warum passiert das gerade in ganz Europa?

Eigentlich schreibt das EU-Recht vor, dass ein Kunde einer E-Rechnung zustimmen muss – ein Unternehmen kann sie also nicht einfach vorschreiben. Mehrere EU-Länder, darunter Deutschland, haben sich von der EU aber eine Sondererlaubnis geben lassen, genau das trotzdem zu tun. Der Hauptgrund: Steuerbetrug bekämpfen. Digitale Rechnungen lassen sich schwerer fälschen und leichter kontrollieren als Papier. Langfristig will die EU das Thema ohnehin einheitlich regeln – dazu weiter unten mehr unter dem Stichwort „ViDA“ (VAT in the Digital Age).

E-Rechnungen: Pflicht in Deutschland – was gilt ab wann?

• E-Rechnungen ab 2025: Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• E-Rechnungen 2027: Ab 2027 müssen größere Unternehmen (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) E-Rechnungen auch selbst ausstellen.
• E-Rechnungen 2028: Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für praktisch alle Unternehmen.

Ein paar Ausnahmen gibt es, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrscheine – für die meisten Unternehmen spielen sie aber keine große Rolle.

E-Rechnung für ausländische Unternehmen: Was gilt, wenn ein Unternehmen aus dem Ausland kommt?

Hat ein ausländisches Unternehmen eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Deutschland, gelten die deutschen Regeln für diesen Teil des Geschäfts genauso – auch wenn die Konzernzentrale und das IT-System woanders sitzen. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft ausländische Unternehmen also ebenso wie inländische. Erschwerend kommt hinzu: Auch andere europäische Länder haben eigene E-Rechnungs-Regeln, die sich in Zeitplan und Technik unterscheiden, etwa in Frankreich, Polen, Italien oder Spanien. Wer in mehreren Ländern tätig ist, hat es also derzeit mit mehreren, unterschiedlichen Systemen zu tun.

E-Rechnung im ERP-System: Warum ist das technisch schwieriger als gedacht?

Ein kurzer Hinweis vorab: Dieser Teil betrifft die Technik, nicht das Steuerrecht. Als Steuerberater können wir einordnen, was rechtlich gilt – wie ein konkretes System das technisch umsetzt, ist eine Frage für den IT-Partner, in unserem Fall AltaVia.

In der Praxis zeigt sich: Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme, auch bekannte und bewährte, sind nicht automatisch in der Lage, E-Rechnungen im geforderten Format korrekt zu erstellen. Es braucht meist noch Anpassungen – etwa bei Kundendaten oder beim Dateiformat –, damit Sie am Ende wirklich eine gültige E-Rechnung erstellen können.

Der entscheidende Punkt: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Nach den neuen Regeln gilt nur eine strukturierte Datendatei als E-Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht – in Deutschland typischerweise XRechnung oder ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten im XML-Format. Ein per E-Mail verschicktes PDF reicht nicht mehr aus. Ein per E-Mail verschicktes PDF reicht nicht mehr aus. Damit ändert sich, was die E-Rechnung im ERP-System voraussetzt. Die typischen Stolpersteine aus unseren Projekten:

• Stammdaten: Jedes Pflichtfeld muss befüllt und korrekt codiert sein – USt-IdNr., vollständige Adressen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, standardisierte Codes für Mengeneinheiten und bei Kunden der öffentlichen Hand die Leitweg-ID.
• Steuerlogik: Sonderfälle wie Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder gemischte Steuersätze müssen in die richtigen Steuerkategorie-Codes und Befreiungsgründe übersetzt werden. Andernfalls wird die Rechnung abgelehnt.
• Validierung: Jede Rechnung sollte automatisch gegen die offiziellen Regeln der EN 16931 geprüft werden, bevor sie das System verlässt. Eine vom Kunden abgelehnte Rechnung bedeutet einen verspäteten Zahlungseingang.
• Versand und Archivierung: Rechnungen brauchen einen zuverlässigen Versandweg (E-Mail oder das europäische Peppol-Netzwerk). Die XML-Datei selbst ist das Original und muss unverändert und revisionssicher archiviert werden.
• Eingangsrechnungen: Eine XML-Datei ist für Menschen nicht lesbar. Sie muss für Prüfung und Freigabe lesbar dargestellt werden, und ihre Daten müssen in die Kreditorenbuchhaltung einfließen.

Kurz gesagt: Bei der E-Rechnung geht es weniger um ein neues Dateiformat als um Datenqualität – im Vertrieb, in der Buchhaltung und in den Stammdaten. Wer mit einem Datencheck beginnt statt mit dem Format, erspart sich später den meisten Aufwand.

E-Rechnung mit NetSuite: Wie helfen NetSuite und AltaVia?

Oracle NetSuite bringt bereits einiges an Grundfunktionen für die E-Rechnung mit. Mit der Erfahrung von AltaVia lässt sich das System so erweitern, dass Rechnungen automatisch im richtigen Format erstellt, geprüft und verschickt werden – und eingehende E-Rechnungen ebenso automatisch verarbeitet werden. Für Unternehmen mit mehreren Landesgesellschaften bedeutet das: ein System statt vieler Einzellösungen. Die genauen technischen Details zur E-Rechnung in NetSuite besprechen Sie am besten direkt mit AltaVia.

Alta Via Applications entwickelt Lokalisierungs- und Compliance-Erweiterungen für NetSuite mit Fokus auf europäische Anforderungen. Für die E-Rechnung heißt das konkret:

• Deutschland: Unsere Lokalisierung Deutschland für NetSuite erstellt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus NetSuite, inklusive Validierung vor dem Versand. So werden Fehler im System erkannt – nicht erst beim Kunden.
• Europa: Über eine integrierte Anbindung an Peppol und nationale Behördenplattformen, betrieben gemeinsam mit einem zertifizierten Access-Point-Partner, wird dieselbe NetSuite-Rechnung in genau dem Format zugestellt, das das Land des Empfängers vorschreibt.
• Einführung: Wir starten mit einem kurzen Readiness-Check und einer schlanken Ersteinrichtung, konfigurieren dann, testen mit echten Rechnungsbeispielen und gehen live – deutlich vor dem Stichtag für E-Rechnungen in 2027 bzw. E-Rechnungen in 2028.

„Die meisten E-Rechnungen scheitern nicht am Format, sondern an den Daten dahinter. Deshalb verstehen wir die E-Rechnung als Prozess in NetSuite – nicht als Export-Button.“

Natalia Shilova, Head of Product, Alta Via Applications

Was kommt als nächstes? ViDA – VAT in the Digital Age

Die EU möchte die vielen nationalen Sonderregeln mittelfristig durch ein gemeinsames System ablösen. Dieses Vorhaben heißt „ViDA“ (VAT in the Digital Age) und soll schrittweise ab 2027 eingeführt werden, mit dem Ziel einer einheitlichen europäischen Lösung bis Mitte der 2030er-Jahre.

Genau deshalb haben wir uns bei Alta Via entschieden, nicht für jedes Land eine eigene Lösung zu bauen. Unsere europäische Lösung E-Invoicing für NetSuite basiert auf der gemeinsamen europäischen Norm EN 16931 – derselben Norm, die ViDA für grenzüberschreitende E-Rechnungen nutzt. Über unseren Access-Point-Partner deckt sie mehr als 40 Länder ab, darunter auch Länder mit staatlichen Clearance-Plattformen wie Italien (SDI), Polen (KSeF) und Rumänien (e-Factura).

Für unsere Kunden heißt das: Führt das nächste Land eine Pflicht ein, wird dieses Land aktiviert – ein neues IT-Projekt ist nicht nötig. Und wenn mit ViDA die digitale Meldepflicht für innergemeinschaftliche Umsätze kommt, lassen sich dieselben sauberen Rechnungsdaten wiederverwenden. Was ein Unternehmen 2027 für Deutschland investiert, zahlt sich europaweit aus.

Fazit: Die E-Rechnung – Pflicht mit Mehrwert

Wer sein System schon jetzt vorbereitet, ist für E-Rechnungen ab 2027 und 2028 gerüstet – und gleichzeitig für das, was danach EU-weit kommt. ECOVIS KSO und AltaVia unterstützen dabei gemeinsam: die steuerliche Seite und die technische Umsetzung.