Inventur und Vorratsbewertung: Best Practices für einen reibungslosen Jahresabschluss

Der 31. Dezember 2026 rückt näher – und mit ihm für viele Unternehmen die Inventur. In Handel und Produktion gehören die Vorräte häufig zu den größten Bilanzposten. Fehler bei der Bestandsaufnahme oder der Bewertung wirken sich unmittelbar auf Jahresergebnis und Steuerlast aus. Eine mangelhafte Inventur kann zudem die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage stellen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorgaben Handels- und Steuerrecht an Inventur und Vorratsbewertung stellen, welche Inventurverfahren zulässig sind und wo Handels- und Steuerbilanz bei der Bewertung auseinanderlaufen. Zum Abschluss stellen wir Ihnen die wichtigsten Best Practices aus unserer Prüfungs- und Beratungspraxis vor.

Das Wichtigste zur Inventur in Kürze 

• Inventurpflicht: Kaufleute müssen für den Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 Abs. 2 Handelsgesetzbuch, HGB). Befreit sind nur kleine Einzelkaufleute nach § 241a HGB. 
• Zeitfenster: Die Stichtagsinventur ist in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchzuführen (R 5.3 Abs. 1 Einkommensteuer-Richtlinien, EStR). Eine vor- oder nachverlegte Inventur ist innerhalb der letzten drei Monate vor bzw. der ersten beiden Monate nach dem Stichtag möglich (§ 241 Abs. 3 HGB). 
• Bewertung: Handelsrechtlich gilt für Vorräte das strenge Niederstwertprinzip. Steuerlich ist die Teilwertabschreibung ein eigenständiges Wahlrecht, das eine voraussichtlich dauernde Wertminderung voraussetzt.

Wer ist zur Inventur verpflichtet und was gehört dazu? 

Nach § 240 Abs. 2 HGB haben Kaufleute für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen, in dem ihre Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnet und bewertet sind. Die Inventur ist das Verfahren, mit dem diese Bestände ermittelt werden. Bei Vorräten geschieht das grundsätzlich durch körperliche Bestandsaufnahme, also durch Zählen, Messen oder Wiegen. Über § 140 AO (Abgabenordnung) gilt diese Pflicht auch für steuerliche Zwecke. 

Ausgenommen sind lediglich Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a HGB). Personenhandels- und Kapitalgesellschaften können diese Befreiung nicht in Anspruch nehmen. 

Zum Vorratsvermögen zählen nach § 266 Abs. 2 B. I. HGB Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen, fertige Erzeugnisse und Waren sowie geleistete Anzahlungen. Aufzunehmen sind alle Bestände, die dem Unternehmen wirtschaftlich zuzurechnen sind (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB), unabhängig davon, wo sie lagern: 

• Eigene Ware in Fremd- oder Konsignationslagern gehört zum Inventar, Kommissionsware Dritter im eigenen Lager dagegen nicht. 
• Ware, die unter Eigentumsvorbehalt des Lieferanten bzw. der Lieferantin steht, ist beim Erwerber bzw. der Erwerberin zu erfassen. 
• Bei Ware auf dem Transportweg kommt es darauf an, wann Besitz, Gefahr, Nutzen und Lasten übergehen. Anhaltspunkte liefern die vertraglichen Lieferbedingungen, etwa die vereinbarten Incoterms.

Welche Inventurverfahren sind zulässig? 

Das HGB lässt neben der klassischen Stichtagsinventur mehrere Inventurvereinfachungsverfahren zu. Diese können auch kombiniert werden, etwa für unterschiedliche Lagerbereiche. 

• Stichtagsinventur: Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt zum Bilanzstichtag. Sie muss nicht exakt am Stichtag stattfinden, aber zeitnah – nach R 5.3 Abs. 1 EStR in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Bestandsveränderungen bis zum Stichtag sind anhand von Belegen oder Aufzeichnungen zu berücksichtigen. 

• Vor- oder nachverlegte Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB): Die Bestände werden in einem besonderen Inventar für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Bilanzstichtag erfasst und anschließend wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet (R 5.3 Abs. 2 EStR). Für den Stichtag 31. Dezember reicht das Zeitfenster für die Inventur 2026 damit von Anfang Oktober 2026 bis Ende Februar 2027. 

• Permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 HGB): Der Bestand zum Stichtag wird der Lagerbuchführung entnommen. Voraussetzung ist, dass alle Zu- und Abgänge laufend nach Tag, Art und Menge belegmäßig erfasst werden und jeder Bestand mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen und mit dem Buchbestand abgeglichen wird (H 5.3 Einkommensteuer-Hinweise, EStH). 

• Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB): Der Bestand wird mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grundlage von Stichproben ermittelt. Das Ergebnis muss denselben Aussagewert haben wie eine vollständige körperliche Aufnahme. In der Praxis setzt das eine verlässliche Lagerbuchführung voraus. 

Die Vereinfachungsverfahren haben Grenzen: Für Bestände mit ins Gewicht fallenden unkontrollierbaren Abgängen, etwa durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder leichte Zerbrechlichkeit, sowie für besonders wertvolle Wirtschaftsgüter lässt die Finanzverwaltung weder eine permanente noch eine zeitverschobene Inventur zu (R 5.3 Abs. 3 EStR). Bei Schwund gilt eine Ausnahme, wenn sich die Abgänge auf Grund von Erfahrungssätzen annähernd zutreffend schätzen lassen. Nach der Stellungnahme HFA 1/1990 des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) scheidet für diese Bestände auch die Stichprobeninventur aus. 

Vorratsbewertung: Wie werden Vorräte in der Handelsbilanz bewertet? 

Die Vorratsbewertung legt fest, mit welchem Wert Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, halbfertige/ fertige Erzeugnisse und Waren in der Bilanz angesetzt werden. Ausgangspunkt sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (§ 253 Abs. 1 Satz 1 HGB). Zu den Anschaffungskosten gehören neben dem Kaufpreis die Anschaffungsnebenkosten wie Fracht, Zölle oder Transportversicherung sowie nachträgliche Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen wie Rabatte oder Skonti sind abzuziehen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können (§ 255 Abs. 1 HGB). 

Bei selbst hergestellten Erzeugnissen sind nach § 255 Abs. 2 HGB zwingend Materialkosten, Fertigungskosten und Sonderkosten der Fertigung sowie angemessene Teile der Material- und Fertigungsgemeinkosten und des fertigungsbedingten Werteverzehrs des Anlagevermögens einzubeziehen. Für angemessene Teile der Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie für Aufwendungen für soziale Einrichtungen, freiwillige soziale Leistungen und die betriebliche Altersversorgung besteht ein Einbeziehungswahlrecht, soweit sie auf den Zeitraum der Herstellung entfallen. Forschungs- und Vertriebskosten dürfen nicht einbezogen werden. Steuerlich ist dieses Wahlrecht bei bilanzierenden Unternehmen in Übereinstimmung mit der Handelsbilanz auszuüben (§ 6 Abs. 1 Nr. 1b Einkommensteuergesetz, EStG). 

Für gleichartige Vorräte lässt das Gesetz Bewertungsvereinfachungen zu: die Gruppenbewertung mit dem gewogenen Durchschnittswert (§ 240 Abs. 4 HGB), die Verbrauchsfolgeverfahren Lifo („last in – first out") und Fifo („first in – first out") (§ 256 Satz 1 HGB) sowie für regelmäßig ersetzte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe von nachrangiger Bedeutung den Festwert (§ 240 Abs. 3 HGB). Beim Festwert ist in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Gewählte Bewertungsmethoden sind grundsätzlich stetig anzuwenden (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB). 

Für die Folgebewertung gilt das strenge Niederstwertprinzip: Liegt der aus einem Börsen- oder Marktpreis abgeleitete Wert oder – mangels eines solchen – der beizulegende Wert am Abschlussstichtag unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, ist zwingend abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB). Auf die Dauer der Wertminderung kommt es handelsrechtlich nicht an. Welcher Markt maßgeblich ist, hängt von der Art der Vorräte ab: 

• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe werden grundsätzlich vom Beschaffungsmarkt her bewertet, also mit den Wiederbeschaffungskosten am Stichtag. 

• Unfertige und fertige Erzeugnisse werden vom Absatzmarkt her bewertet (verlustfreie Bewertung): Vom voraussichtlichen Verkaufserlös werden Erlösschmälerungen und die bis zum Verkauf noch anfallenden Kosten abgezogen, bei unfertigen Erzeugnissen einschließlich der Kosten bis zur Fertigstellung. Ein durchschnittlicher Unternehmergewinn wird dabei, anders als im Steuerrecht, nicht abgezogen: Die verlustfreie Bewertung soll künftige Verluste vermeiden, nicht einen Gewinn sichern. 

• Handelswaren unterliegen nach herrschender Meinung der doppelten Maßgeblichkeit: Maßgeblich ist der niedrigere Wert aus Beschaffungs- und Absatzmarkt. 

Gängigkeitsabschläge auf Basis von Lagerreichweiten oder Umschlagshäufigkeiten sind in der Praxis verbreitet. Sie müssen aber auf nachvollziehbaren Annahmen beruhen und sollten regelmäßig anhand tatsächlicher Abverkaufspreise und Verwertungsquoten plausibilisiert werden. Entfallen die Gründe für eine Abschreibung, ist nach § 253 Abs. 5 Satz 1 HGB zuzuschreiben, höchstens bis zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. 

Teilwertabschreibung auf Vorräte: Wo weicht die Steuerbilanz ab? 

Steuerlich sind Vorräte ebenfalls mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen. Eine Teilwertabschreibung auf Vorräte, also der Ansatz des niedrigen Teilwerts, ist nur bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung zulässig (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Dabei handelt es sich um ein eigenständiges Wahlrecht, das unabhängig von der handelsrechtlichen Abschreibungspflicht ausgeübt werden kann (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 EStG). Bei Vorräten ist eine Wertminderung nach Auffassung der Finanzverwaltung voraussichtlich von Dauer, wenn sie bis zur Aufstellung der Bilanz oder bis zum vorangegangenen Verkaufs- oder Verbrauchszeitpunkt anhält (BMF-Schreiben vom 2. September 2016, Rz. 16). Den Nachweis muss das Unternehmen erbringen; entfällt die Wertminderung später, gilt ein striktes Wertaufholungsgebot. 

Auch die Höhe kann abweichen: Den Teilwert zum Absatz bestimmter Vorräte ermittelt die Finanzverwaltung retrograd, indem sie vom voraussichtlichen Verkaufserlös neben den noch anfallenden Kosten auch einen durchschnittlichen Unternehmergewinn abzieht (R 6.8 Abs. 2 EStR). Eine lange Lagerdauer allein rechtfertigt nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) regelmäßig noch keine Teilwertabschreibung, solange die Waren zu den ursprünglichen Preisen verkauft werden.

Als Verbrauchsfolgeverfahren ist steuerlich nur die Lifo-Methode zulässig (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG); sie kann unabhängig von der Handelsbilanz gewählt werden, ein späterer Wechsel bedarf jedoch der Zustimmung des Finanzamts. Weichen Handels- und Steuerbilanz voneinander ab, sind die betroffenen Wirtschaftsgüter in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EStG); bei Kapitalgesellschaften sowie haftungsbeschränkten Personenhandelsgesellschaften wie der GmbH & Co. KG können zudem latente Steuern nach § 274 HGB entstehen – für kleine Gesellschaften ist deren Bilanzierung allerdings freiwillig (§ 274a Nr. 4 HGB). 

Die acht wichtigsten Best Practices für Inventur und Vorratsbewertung 

In unserer Prüfungs- und Beratungspraxis begegnen uns immer wieder dieselben Schwachstellen: unklare Zuständigkeiten, fehlende oder veraltete Inventuranweisungen, nicht dokumentierte Warenbewegungen am Stichtag, doppelt oder gar nicht erfasste Bestände, fehlerhaft ins System übertragene Zählergebnisse und Korrekturen, nicht abgegrenzte Fremd- und Kommissionsware sowie pauschale Abwertungen ohne belastbare Grundlage. Die folgenden Best Practices setzen genau dort an.

1. Frühzeitig planen und eine schriftliche Inventuranweisung erstellen

Legen Sie Inventurstichtag, Inventurverfahren, Verantwortliche und Zählbereiche rechtzeitig fest – bei einem Stichtag zum 31. Dezember spätestens jetzt. Eine schriftliche Inventuranweisung regelt, wie gezählt wird, wie mit angebrochenen Verpackungen, unterschiedlichen Mengeneinheiten und beschädigter Ware umzugehen ist und wer Differenzen freigibt. Teilen Sie das Lager anhand eines Lagerplans in nummerierte Zählbereiche auf, damit Nebenlager oder schwer zugängliche Bereiche weder übersehen noch doppelt erfasst werden. 

2. Inventurverfahren und Vereinfachungen bewusst wählen

Vereinfachungsverfahren, wie die permanente Inventur oder die Stichprobeninventur, sparen Aufwand am Stichtag, verlangen aber eine verlässliche Lagerbuchführung. Prüfen Sie vorab, ob die Voraussetzungen erfüllt sind und welche Bestände nach R 5.3 Abs. 3 EStR ausgenommen werden müssen. Bei einer Stichprobeninventur sollten das statistische Verfahren und seine Parameter vor Beginn festgelegt und dokumentiert werden. Erhebliches Einsparpotenzial bietet zudem der Festwert für Kleinteile wie Schrauben, Normteile oder Verbrauchsmaterial: Statt jährlich jedes Teil zu zählen, ist in der Regel nur alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme erforderlich (§ 240 Abs. 3 HGB). Voraussetzung ist, dass es sich um regelmäßig ersetzte Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe handelt, deren Bestand nach Größe, Wert und Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt und deren Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist das in der Regel der Fall, wenn der Gesamtwert der für einen Festwert in Betracht kommenden Wirtschaftsgüter an den fünf vorangegangenen Bilanzstichtagen im Durchschnitt 10 % der Bilanzsumme nicht überstiegen hat (BMF-Schreiben vom 8. März 1993). Ergibt die Bestandsaufnahme einen um mehr als 10 % höheren Wert, ist dieser als neuer Festwert maßgebend (R 5.4 Abs. 3 EStR i. V. m. H 6.8 EStH). Für Handelswaren sowie unfertige und fertige Erzeugnisse ist ein Festwert nicht zulässig. 

3. Abschlussprüfer:innen frühzeitig einbinden

Sind die Vorräte für den Jahresabschluss wesentlich, nehmen Abschlussprüfer:innen in der Regel an der körperlichen Bestandsaufnahme teil (Inventurbeobachtung nach ISA [DE] 501). Stimmen Sie Termine, Standorte und die Inventuranweisung deshalb rechtzeitig ab – besonders bei vor- oder nachverlegten Inventuren, mehreren Standorten oder Beständen in Fremdlagern. Kann die Inventurbeobachtung nicht wie geplant stattfinden, müssen die Prüfer:innen Bestände zu einem anderen Zeitpunkt selbst aufnehmen oder deren Aufnahme beobachten und die Bestandsbewegungen bis zum Stichtag prüfen. Ist die Teilnahme undurchführbar, sind alternative Prüfungshandlungen erforderlich. Lassen sich auf diesem Weg keine ausreichenden Prüfungsnachweise über Vorhandensein und Beschaffenheit der Vorräte erlangen, liegt ein Prüfungshemmnis vor: Der Bestätigungsvermerk ist dann einzuschränken oder bei umfassender Auswirkung zu versagen (§ 322 Abs. 4 und 5 HGB, ISA [DE] 705 (Revised)). Das kann etwa gegenüber finanzierenden Banken erhebliche Folgen haben. In jedem Fall verursacht eine versäumte Inventurbeobachtung zusätzlichen Prüfungsaufwand und Zeitverzug. 

4. Kontrollmechanismen einbauen: Vier-Augen-Prinzip und Kontrollzählungen

Zählen und Aufschreiben sollten getrennt erfolgen, idealerweise in Zweierteams. Die Zählteams sollten den Buchbestand nicht kennen (Blindzählung), damit die Erfassung unbeeinflusst bleibt. Stichprobenartige Kontrollzählungen, insbesondere bei hochwertigen oder fehleranfälligen Artikeln, erhöhen die Verlässlichkeit. Zähllisten sind vorab zu nummerieren und ihre Vollständigkeit ist zu überwachen. 

5. Stichtagsabgrenzung und wirtschaftliches Eigentum sauber klären

Stoppen Sie Warenbewegungen während der Zählung möglichst vollständig; wo das nicht möglich ist, sind Ein- und Auslagerungen gesondert zu erfassen. Halten Sie die letzten Wareneingangs- und Lieferscheinnummern vor dem Stichtag fest, damit die Abgrenzung zur Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Kommissions-, Konsignations- und Kundenware sowie eigene Bestände in Fremdlagern sollten gesondert erfasst werden; für Fremdlager empfiehlt sich eine schriftliche Bestandsbestätigung.

6. Übertragung ins System kontrollieren, Differenzen aufklären und Bestände abstimmen

Fehler entstehen häufig nicht beim Zählen, sondern beim Übertragen: Zählergebnisse und Korrekturen werden falsch, doppelt oder gar nicht in das Warenwirtschafts- oder ERP-System übernommen. Das Vier-Augen-Prinzip sollte deshalb auch für die Erfassung im System gelten. Ergänzend helfen IT-gestützte Kontrollen, etwa ein automatischer Soll-Ist-Abgleich mit Schwellenwerten für auffällige Mengen- und Wertabweichungen, Plausibilitätsprüfungen der Mengeneinheiten und ein Vollständigkeitsabgleich der erfassten Zähllisten. Wesentliche Abweichungen sollten nachgezählt und ihre Ursachen geklärt werden, etwa Schwund, Fehlbuchungen oder nicht erfasste Warenbewegungen. Anschließend ist der Inventurwert mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen; Korrekturbuchungen sollten begründet, freigegeben und nachvollziehbar protokolliert werden. 

7. Vorratsbewertung vorbereiten und nachvollziehbar herleiten

Kennzeichnen Sie beschädigte, veraltete oder schwer verkäufliche Artikel bereits bei der Zählung und halten Sie bei unfertigen Erzeugnissen den Fertigstellungsgrad fest. Beides ist Grundlage für eine verlustfreie Bewertung. Aktualisieren Sie die Kalkulationsgrundlagen für Anschaffungs- und Herstellungskosten und prüfen Sie Abwertungsparameter wie Reichweitenklassen anhand tatsächlicher Abverkaufsdaten. Dokumentieren Sie die handelsrechtliche Abwertung und eine etwaige steuerliche Teilwertabschreibung jeweils gesondert und prüfen Sie zu jedem Stichtag, ob frühere Abwertungen rückgängig zu machen sind. 

8. GoBD-konform dokumentieren und aufbewahren

Bei digitaler Inventur mit Scannern, mobilen Endgeräten oder Lagerverwaltungssystemen muss nachvollziehbar bleiben, wer wann welchen Bestand erfasst hat und ob nachträglich etwas geändert wurde. Maßstab sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025), einschließlich einer aktuellen Verfahrensdokumentation. Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO); die Verkürzung auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt nur für Buchungsbelege. 

Unsere Einschätzung 

Die Inventur ist kein einmaliger Zähltermin, sondern ein Prozess, der bei der Planung beginnt und bei der Bewertung endet. Gerade die Bewertung entscheidet häufig über das Jahresergebnis – und sie ist zugleich der Bereich, auf den Betriebsprüfung und Abschlussprüfung besonders achten. 

Beachtenswert ist die Spreizung zwischen Handels- und Steuerbilanz: Handelsrechtlich muss bei gesunkenen Werten abgeschrieben werden, steuerlich besteht ein Wahlrecht mit eigenem Bewertungsmaßstab und eigener Nachweispflicht. Das eröffnet Gestaltungsspielraum, verlangt aber eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation. Pauschale Abschläge ohne belastbare Datengrundlage sind nach unserer Erfahrung ein häufiger Streitpunkt in Betriebsprüfungen. 

Wer die Inventur 2026 jetzt plant, hat für den Stichtag 31. Dezember 2026 noch ausreichend Zeit, auch für eine vor- oder nachverlegte Inventur, soweit deren Voraussetzungen erfüllt sind. 

Sie möchten Ihre Inventur rechtssicher planen oder Ihre Vorratsbewertung vor dem Jahresabschluss überprüfen lassen? Unsere Expert:innen um Andreas Peters unterstützen Sie gerne, von der Inventuranweisung bis zur Jahresabschlussprüfung.