Aufbewahrungsfristen 2026: Archivierungspflicht für Geschäftsunterlagen und Dokumente sowie ersetzendes Scannen

In unserem Leitfaden für Unternehmer:innen erfahren Sie alles über die Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2026: von der Belegarchivierung über das ersetzende Scannen bis hin zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. 

Für die Archivierung von betrieblichen Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Je nach Art der Unterlagen müssen diese sechs, acht oder zehn Jahre archiviert werden. Zu archivieren sind analoge Unterlagen, also Papierdokumente, aber auch digitale Daten.  

Alle Unterlagen und Daten müssen jederzeit vorgelegt werden können. „Ersetzendes Scannen" erlaubt zumindest aus steuerlicher Sicht die Vernichtung von Papierbelegen nach erfolgter Digitalisierung vor Ablauf der Frist. 

Die 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eingeführte Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre hat sich in der Praxis inzwischen etabliert. Die achtjährige Frist gilt unverändert für alle Buchungsbelege, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. 

Was sich 2026 ändert: Neuer BStBK-FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung 

Im Februar 2026 hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) einen umfassenden FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung veröffentlicht (Stand: 19. März 2026). Dieser bündelt praxisrelevante Fragen und Antworten zu handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, einschließlich der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur digitalen Archivierung von Dokumenten sowie zu ausgewählten Aspekten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).  

Wir empfehlen allen Unternehmer:innen und Mandant:innen, sich mit den Inhalten dieses FAQ-Katalogs vertraut zu machen. Einige der wichtigsten Klarstellungen im Überblick. 

• Digitaler Jahresabschluss: Die BStBK unterstreicht, dass ein Jahresabschluss elektronisch aufgestellt und digital aufbewahrt werden kann. Wird der Jahresabschluss elektronisch aufgestellt, stellt die elektronische Form das Original dar und darf elektronisch aufbewahrt werden. Wird der Jahresabschluss dagegen traditionell in Papierform erstellt und unterzeichnet, reicht die digitale Aufbewahrung allein nicht aus. Ein ersetzendes Scannen ist in diesem Fall nicht zulässig. 

• E-Mails: E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient die E-Mail lediglich als Transportmittel (wie ein Briefumschlag), fällt sie selbst nicht unter die Aufbewahrungspflicht, wohl aber die transportierte Datei oder der Anhang. 

• Elektronisch eingehende Dokumente: Elektronische Dokumente dürfen nicht einfach ausgedruckt und nur in Papierform aufbewahrt werden. Der reine Ausdruck entspricht nicht den GoBD-Vorgaben. 

• Einheitliche Aufbewahrungsfrist empfohlen: Der FAQ-Katalog empfiehlt ausdrücklich die Anwendung einer einheitlichen Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren, um Risiken aus konkurrierenden Regelungen (z. B. im Steuerstrafrecht und Fördermittelrecht) zu minimieren. 

Worum geht es im BStBK-FAQ-Katalog zur E-Rechnung?

Ebenfalls im März 2026 hat die BStBK einen weiteren FAQ-Katalog speziell zur E-Rechnung veröffentlicht. Dieser behandelt grundlegende Fragen zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung sowie zur GoBD-konformen Ablage, Aufbewahrung und Löschung. Schwerpunkte sind die praktische Umsetzung in den Eingangs- und Ausgangsprozessen: Empfang, technische und inhaltliche Prüfung, Kontierung, Zahlungsanweisung, Berichtigungen sowie Besonderheiten bei Barzahlung, Dauerrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen. 

Ab wann wird die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen verpflichtend? 

Ab dem 1. Januar 2025 mussten Unternehmen bereits in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Vorjahr gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen verpflichtend. 

An den Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen ändert sich grundsätzlich nichts: Sie müssen unverändert im Originalformat über die gesamte Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Ab 2026 ist zudem besonderes Augenmerk auf die revisionssichere Speicherung einschließlich digitaler Signaturen zu legen. 

Wie wirkt sich GoBD-Neufassung von 2025 in diesem Jahr aus? 

Die am 14. Juli 2025 veröffentlichte Neufassung der GoBD entfaltet im Jahr 2026 ihre volle Wirkung. Wichtig ist insbesondere die Klarstellung zu Zugriffsarten bei Systemwechseln: Nach Ablauf von fünf Kalenderjahren nach einem Systemwechsel reicht es aus, nur noch den Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung) bereitzustellen, sofern noch keine Außenprüfung begonnen wurde. 

Für welche Buchungsbelege gilt die verkürzte achtjährige Aufbewahrungspflicht? 

Beispiele für Buchungsbelege mit der seit 2025 geltenden reduzierten Aufbewahrungsfrist: 

• Rechnungen an Kund:innen 
• Rechnungen von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen 
• Bankbelege, Kontoauszüge 
• Kassenbelege, Quittungen 
• Lohnabrechnungen 

Andere Unterlagen und Dokumente, die nicht Buchungsbelege sind, z. B. Jahresabschlüsse, Inventare, Organisationsunterlagen, sind dagegen weiterhin zehn Jahre lang aufzubewahren. 

Wichtig: Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt seit dem Gesetz zur Modernisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung eine besondere Regelung – Buchungsbelege sind in diesen Branchen weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. 

Archivierung von Geschäftsunterlagen und ersetzendes Scannen: Welche gesetzlichen Vorschriften sind einschlägig?

Die Archivierungspflicht von Geschäftsunterlagen ist für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) und für das Steuerrecht insbesondere in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Aber auch das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält dazu Regelungen. Im Grundsatz gilt: Alle buchführungspflichtigen oder aufzeichnungspflichtigen Unternehmen müssen sämtliche für die Buchhaltung, den Jahresabschluss sowie die Gewinnermittlung relevanten Unterlagen und Handelsbücher archivieren und vorhalten. 

Alle Kaufleute sind handelsrechtlich gemäß § 257 HGB zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Nach § 238 HGB ist die Buchführung so zu gestalten, dass alle Geschäftsvorfälle auch für Dritte lückenlos nachvollziehbar sind. 

In § 140 AO wird zur Aufbewahrungspflicht auch auf „andere Gesetze" verwiesen. Damit ist nicht nur das HGB gemeint, sondern auch berufs- und tätigkeitsbezogene Gesetze und Verordnungen, in denen besondere Aufzeichnungspflichten geregelt sind (z. B. für Bewachungsbetriebe oder den Großhandel). 

Wer gehört zu den Aufbewahrungspflichtigen?

Nicht nur Handelsgesellschaften wie GmbH, OHG, KG oder AG unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht. Neben Kaufleuten müssen auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirt:innen ihre Unterlagen archivieren, sofern sie bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten. 

Für Gewerbetreibende, einschließlich Einzelunternehmer:innen, GbRs und Handwerker:innen, gilt die Aufbewahrungspflicht, wenn ihr Jahresumsatz 800.000 Euro übersteigt oder ihr Gewinn 80.000 Euro beträgt. 

Dieselbe Regelung gilt für die Land- und Forstwirtschaft. Durch das Grundsteuerreform-Umsetzungsgesetz (GrStRefUG) entfällt hier der bisherige Wirtschaftswert als Kriterium für die Buchführungspflicht. 

Wann beginnen und enden die Aufbewahrungsfristen im Jahr 2026?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, 

• in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde, 
• das Inventar aufgestellt wurde, 
• die Bilanz fertiggestellt wurde, 
• ein Handelsbrief und/oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, 
• ein Buchungsbeleg entstanden ist oder 
• Aufzeichnungen vorgenommen wurden.

Bei Verträgen beginnt die Frist grundsätzlich mit dem Ablauf des Jahres, in dem der Vertragszeitraum endet. 

Das Ende der Archivierungsfrist ist abhängig von Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist. Diese muss im jeweiligen Einzelfall geprüft werden. 

Wie sich Anlauf- und Ablaufhemmungen auswirken können

Unterlagen mit einer zehnjährigen Archivierungspflicht für das Jahr 2026 dürfen frühestens nach dem 31. Dezember 2036 vernichtet werden. Acht Jahre aufzubewahrende Buchhaltungsunterlagen dürfen ab dem 1. Januar 2035 entsorgt werden. 

Der BStBK-FAQ-Katalog weist darüber hinaus ausdrücklich darauf hin, dass bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen insbesondere Anlaufhemmungen (z. B. bei noch nicht eingereichten Steuererklärungen) und Ablaufhemmungen (z. B. bei laufenden Außenprüfungen, Einsprüchen oder Ermittlungen der Steuerfahndung) zu beachten sind. Diese können die tatsächliche Aufbewahrungsdauer um mehrere Jahre verlängern. 

Betriebsprüfung, laufendes Verfahren: Gibt es Ausnahmen von der Archivierungspflicht? 

Die Vernichtung muss trotz Ablaufs der Archivierungsfrist unterbleiben, wenn die Geschäftsunterlagen für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein schwebendes Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren oder ein noch nicht abgeschlossenes Rechtsbehelfs- oder Rechtsmittelverfahren von Bedeutung sind. 

Welche Unterlagen dürfen Sie seit dem 1.1.2026 vernichten? 

Seit dem 1.1.2026 können Unterlagen mit einer zehnjährigen Archivierungsverpflichtung für die Jahre bis 2015 grundsätzlich vernichtet werden. Buchführungsunterlagen mit der achtjährigen Aufbewahrungsfrist können somit bis 2017 entsorgt werden. 

Steuerlich sind möglicherweise noch Anlaufhemmungen zu beachten. Diese treten ein, wenn die Steuererklärung mit dem Jahresabschluss nicht im Folgejahr, sondern erst später beim Finanzamt eingereicht wird. Auch Ablaufhemmungen – etwa durch laufende Außenprüfungen, Einsprüche oder Ermittlungen der Steuerfahndung – können die tatsächliche Aufbewahrungsdauer um mehrere Jahre verlängern (vgl. hierzu auch den Abschnitt „Wie sich Anlauf- und Ablaufhemmungen auswirken können"). 

Bei der Berechnung der Fristen sind jedoch stets individuelle Auslauffristen zu beachten. Die Aufbewahrungsfrist endet beispielsweise nicht, wenn die zuständige Finanzbehörde bis zum 31.12.2025 eine Außenprüfung schriftlich angekündigt hatte. 

Beispiele: Für welche Geschäftsunterlagen gilt die zehnjährige Archivierungspflicht?

Die zehnjährige Frist gilt insbesondere für:

• Jahresabschlüsse, auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse 
• Lageberichte 
• Inventare 
• Steuererklärungen oder Steueranmeldungen 
• Verfahrensdokumentation 
• Kassendokumentation 
• Programmierprotokolle 
• Handelsregisterauszüge 

Beispiele: Für welche Dokumente ist die achtjährige Aufbewahrungsfrist einschlägig? 

Folgende Dokumente müssen Sie acht Jahre aufbewahren:

• Buchungsbelege 
• Rechnungen an Kunden:innen 
• Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern 
• Bankbelege, Kontoauszüge 
• Kassenbelege, Quittungen 
• Lohnabrechnungen, Lohnkonten 
• Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 
• Fahrtenbücher 
• Reisekostenabrechnungen 

Beispiele: Für welche Unterlagen gilt die sechsjährige Archivierungspflicht? 

Nur sechs Jahre sind folgende Dokumente aufzubewahren:

• Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, nicht nur normale Briefe, sondern auch Telefaxe und E-Mails 
• Angebote 
• Auftragsbestätigungen 
• Mahnungen und Mahnbescheide 
• Leasingverträge vom Vertragsende beginnend 
• Darlehensverträge nach Vertragsende beginnend 

Abgrenzungsprobleme der Fristen je nach Art des Dokuments: Wie Sie auf Nummer sicher gehen 

Die Abgrenzung der genauen Fristen für die einzelnen Dokumentenarten kann schwierig sein. Insbesondere ist darauf zu achten, dass im Zweifelsfall die längere steuerliche Aufbewahrungsfrist der kürzeren handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist vorgeht. Dies gilt auch umgekehrt. Im Zweifel empfehlen wir, die Geschäftsunterlagen rein vorsorglich zehn Jahre aufzubewahren. Dann müssen Sie nicht zwischen sechs-, acht- und zehnjährigen Fristen unterscheiden. Zu beachten sind aber immer die datenschutzrechtlichen Aspekte, wie z. B. das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO. 

Der BStBK-FAQ-Katalog zur digitalen Aufbewahrung bestätigt diese Empfehlung ausdrücklich und rät aufgrund konkurrierender Regelungen ebenfalls zur Anwendung einer einheitlichen Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. 

Wann verlängert sich die Frist zur Aufbewahrung? 

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist gilt grundsätzlich nur, wenn alle entsprechenden Steuerbescheide bestandskräftig sind. Ein vorläufiger Steuerbescheid nach § 165 AO zum Beispiel wegen Annahme von Liebhaberei wird erst bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Dies kann nach Ablauf der acht- oder zehnjährigen Frist der Fall sein. Ist ein Verfahren vor dem Finanzgericht, dem Bundesfinanzhof (BFH) oder dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) anhängig, wird der betreffende Steuerbescheid in der Regel ebenfalls nicht bestandskräftig. 

Was gilt für die Archivierung elektronischer Daten nach einem Systemwechsel? 

Für elektronische Daten, deren Aufbewahrungsfrist mit dem 1.1.2020 begonnen hat, gibt es eine Sonderregelung bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems. Es ist ausreichend, wenn Steuerpflichtige einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen fünf Jahre nach dem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aufbewahren. Die Zehnjahresfrist ist in diesen Fällen nicht zu beachten. 

Wichtig: Der BStBK-FAQ-Katalog weist darauf hin, dass bei jeder Systemmigration eine Einzelfallbetrachtung notwendig ist. Die GoBD-konforme Überführung aller Archivdaten muss dokumentiert und sichergestellt werden. Die Verfahrensdokumentation muss den Migrationsprozess lückenlos beschreiben. 

Welche Ausnahmen von der Archivierungspflicht gibt es? 

Ein- und ausgehende Briefe, E-Mails und Telefaxe müssen nur dann archiviert werden, wenn sie an Empfänger:innen außerhalb des eigenen Unternehmens gerichtet sind. Unterlagen, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben. 

Spezialfall: Was gilt für die Archivierung von Lieferscheinen? 

Bei Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich mit dem Erhalt bzw. mit dem Versand der Rechnung. Voraussetzung dafür ist, dass der Inhalt des Lieferscheins in der Eingangs- bzw. der Ausgangsrechnung entsprechend dokumentiert ist. Ist dies nicht der Fall, ist auch der Lieferschein entsprechend weiter aufzubewahren. 

Welche Fristen gelten für die Archivierung digitaler Belege und was ist bei deren Erfassung zu beachten? 

Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierbelege. Auch elektronische Rechnungen und Belege müssen aufbewahrt werden. 

Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Nicht zulässig ist es, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Der Ausdruck eines digitalen Belegs ist nur eine Kopie. Selbstverständlich können Sie die elektronischen Rechnungen und Belege für Ihre internen Prozesse ausdrucken und weiterverarbeiten (Arbeitsunterlage). Das digitale Original muss dann aber immer zusätzlich und unverändert digital archiviert werden. Und zwar für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist. Dafür müssen Sie alle technischen Vorkehrungen treffen. 

Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Die Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein. Ferner müssen digitale Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden digitale Belege ggf. in ein unternehmensinternes (Sonder-) Format konvertiert, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren. 

Welches Dateiformat empfiehlt sich für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente? 

Der BStBK-FAQ-Katalog stellt klar: PDF/A (ISO 19005) ist das am weitesten verbreitete Format für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Es garantiert Unveränderbarkeit, Langzeitlesbarkeit und Plattformunabhängigkeit. Grundsätzlich ist die Frage der Revisionssicherheit jedoch keine Frage des Dateiformats allein, sondern vielmehr eine Frage der angewandten Prozesse und der eingesetzten Systeme. 

Was ist bei der Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails und E-Mail-Anhängen zu beachten? 

Anhänge von E-Mails unterliegen ebenfalls der Archivierungspflicht, soweit sie für den Geschäftsvorfall von Bedeutung sind. 

Die digitale Archivierung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Veränderungen mehr zulässt. Umstritten ist, ob die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, wenn der ursprüngliche Dateiname geändert wird. Wir empfehlen dringend, den Dateinamen des digitalen Originals einer Rechnung nicht zu ändern. Natürlich kann bei einer separat abzuspeichernden „Arbeitskopie" auch der Name der Datei verändert werden, um diese inhouse leichter identifizieren und auffinden zu können. 

Erhalten Sie eine digitale Rechnung, zum Beispiel als PDF-Datei per E-Mail-Anhang, ist die E-Mail selbst grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Sie ist sozusagen der Briefumschlag der Rechnung. Stellt die E-Mail selbst jedoch die Rechnung dar, weil sie ohne Dateianhang alle Rechnungsdaten enthält, muss sie archiviert werden. 

Wie sind E-Mails GoBD-konform abzulegen? 

Der BStBK-FAQ-Katalog betont: Für E-Mails bedeutet der Grundsatz der Ordnung, dass diese mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein sollten. Eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall muss möglich sein.  

Ohne zusätzliche Maßnahmen stellen E-Mail-Anwendungen keine hinreichende Ordnungsstruktur zur Verfügung. In der Regel sind daher ergänzende Maßnahmen erforderlich, beispielsweise der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. 

Der Spezialfall: Was gilt für die Archivierung elektronischer Kontoauszüge? 

In elektronischer Form übermittelte Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die bloße Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO. 

Elektronische Kontoauszüge sind die Kontoauszüge, die dem bzw. der Steuerpflichtigen von der Bank (z. B. im Onlineportal oder im Onlinebanking-Programm) zur Verfügung gestellt werden, etwa Kontoauszüge im TIF- oder PDF-Format. 

Elektronische Datensätze des Kontoauszugsmanagers (DATEV), Daten des tse:nit bankings oder Datensätze zur Konvertierung aus Starmoney, SFirm oder anderen Online-Banking-Programmen, die von Steuerpflichtigen zum Importieren in die Buchführungs-Software abgerufen werden, sind keine elektronischen Kontoauszüge. 

Wer ist für die Aufbewahrung verantwortlich? 

Für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sind stets Unternehmer:innen, Steuerpflichtige oder Kaufleute verantwortlich. Das gilt auch dann, wenn Sie einen Dritten (z. B. einen Steuerberater / eine Steuerberaterin) mit der Erstellung der Buchführung oder der sonstigen Aufzeichnungen beauftragt haben. 

Archivierungspflichten: Was sind die Folgen der Nichteinhaltung? 

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen, beispielsweise durch vorzeitige Vernichtung oder Beschädigung der Unterlagen, stellt einen Verstoß gegen handels- und steuerrechtliche Buchführungsvorschriften dar. Rechtliche Aspekte zur Strafbarkeit sind in der Abgabenordnung (AO) und im Strafgesetzbuch (StGB) verankert. Schlimmstenfalls drohen Geldstrafen oder sogar Haftstrafen. 

Ersetzendes Scannen: Was sind die Besonderheiten und was gibt der BStBK-Katalog vor? 

Oft stellt sich die Frage, ob Papierbelege nach dem Einscannen bedenkenlos vernichtet werden können. Es bestehen ernsthafte Bedenken, ob die Finanzbehörde dennoch die Originalbelege anfordern darf. Die Frage ist differenziert zu betrachten und hängt vom Einzelfall ab. 

Das ersetzende Scannen ist von der Finanzverwaltung in den GoBD geregelt worden. Wichtig: Somit existiert eine Regelung ausschließlich für das Steuerrecht und nicht für andere Rechtsgebiete. 

Die BStBK bietet eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen an. Der FAQ-Katalog stellt klar: Bei Vorliegen und Einhaltung der dort beschriebenen Prozesse ist die Vernichtung von gescannten Papierunterlagen möglich.  

Ausgenommen sind nach § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO insbesondere Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen. Diese dürfen nicht als Wiedergabe auf Datenträgern aufbewahrt werden – es sei denn, sie wurden elektronisch aufgestellt, dann stellt die elektronische Form das Original dar. 

Welche Ausnahmen gelten für das ersetzende Scannen? 

Im Steuerrecht gibt es Einzelfälle, in denen das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren greift und das ersetzende Scannen nicht zulässig ist. Dies betrifft beispielsweise Unternehmer:innen, die keine Inlandsumsätze erzielen, aber dennoch einen Vorsteuerabzug in Deutschland geltend machen möchten. Dann ist die Vorlage von Rechnungsoriginalen zwingend erforderlich (§ 62 Abs. 2 UStDV). 

Eine weitere zwingende Ausnahme bilden Abschlüsse und Bilanzen – einschließlich Zwischenabschlüsse und Eröffnungsbilanzen –, die im Original aufbewahrt werden müssen. Auch notarielle Verträge, Urkunden, gerichtliche Entscheidungen und Verfügungen sowie bestimmte behördliche Dokumente, etwa zollamtliche Bestätigungen bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen im nicht kommerziellen Reiseverkehr, dürfen nach dem Einscannen nicht vernichtet werden. Wichtig: Originale sind ebenfalls aufzubewahren, wenn die Scanqualität unzureichend ist und die Lesbarkeit nicht gewährleistet werden kann. 

Was sind die Voraussetzungen für das ersetzende Scannen? 

Für eine ordnungsgemäße Nutzung des ersetzenden Scannens und risikolose Vernichtung von Papierbelegen sind eine revisionssichere Archivierungssoftware und eine Verfahrensdokumentation erforderlich. 

Im Allgemeinen gilt ein Archivsystem als revisionssicher, wenn sichergestellt ist, dass Dokumente vom Eingang bis zur endgültigen Speicherung – und auch danach – weder verändert noch verloren gehen. 

Ersetzendes Scannen: Wie steht es um die Beweiskraft vor Gericht? 

Die Beweiskraft eingescannter Dokumente vor Gericht bleibt umstritten. Insbesondere ist fraglich, ob digitalisierte Rechnungen denselben Beweiswert haben wie Papieroriginale. Allgemein kann eine digitalisierte Rechnung ähnlich wie eine Fotokopie oder ein Mikrofilm als Beweismaterial des Augenscheins wahrgenommen werden (§ 371 Abs. 1 S. 2 ZPO). Ihre Anerkennung hängt jedoch von der objektiven Beweiswürdigung des Gerichts ab. 

Da digitalisierte Belege weder bei Unternehmen noch bei Privatpersonen als Urkunden gelten, kommen nur von Notaren oder Behörden erstellte Dokumente als solche infrage (§ 371b ZPO). Daher sollte im Einzelfall geprüft werden, ob die Vernichtung von Papieroriginalen die Beweislage verschlechtern könnte – eine Abwägung zwischen Kosteneinsparung und rechtlichem Risiko. 

Welche Unterschiede gibt es bei digitalen Signaturen und welche Beweiskraft haben diese? 

Der BStBK-FAQ-Katalog behandelt ausführlich die Rolle digitaler Signaturen. Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Arten: Die einfache elektronische Signatur (z. B. eingescannte Unterschrift) hat nur geringe Beweiskraft. Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet höheren Schutz und ist dem Unterzeichner eindeutig zuordenbar. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat die höchste Beweiskraft und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.  

Für die langfristige Aufbewahrung ist zu beachten, dass Signaturen nur begrenzt als sicher angesehen werden können und gegebenenfalls im Rahmen der Langzeitarchivierung nach der TR-ESOR-Richtlinie des BSI erneuert werden müssen. 

Warum sich die Verfahrensdokumentation nicht auf die reine Belegablage beschränken sollte 

Angesichts immer komplexerer Geschäftsabläufe ist eine Verfahrensdokumentation unerlässlich. Sie trägt maßgeblich zur Einhaltung der GoBD bei und erhöht die Wahrscheinlichkeit der Anerkennung durch die Finanzbehörde. Letztlich sollte die Belegverarbeitung über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg nachvollziehbar dokumentiert sein. 

Nicht nur die reine Belegablage (inkl. Digitalisierung), sondern auch andere elementare Prozesse sind zu dokumentieren: Rechnungserstellung (Faktura), Rechnungsversand, Zahlungsverkehr, Personalwesen, Wareneinkauf.  

Darüber hinaus sind die Strukturen des Unternehmens unter Einbeziehung der digitalen Infrastruktur nachzuhalten. Eine Verfahrensdokumentation, die sich ausschließlich auf die Belegablage konzentriert, ist weder sachgerecht noch vollständig. 

Wenn Sie das ersetzende Scannen, d. h. die Digitalisierung von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung des Papiers, praktizieren wollen, muss der Prozess der Digitalisierung (Einscannen, Archivierung, Weiterverarbeitung) in der Verfahrensdokumentation detailliert beschrieben werden. 

Wie verläuft der Digitalisierungsprozess? 

Der Digitalisierungsprozess gliedert sich in der Regel in drei Schritte: 

• Identifizierung der buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Belege, die originär in Papierform vorliegen und empfangen werden. 
• Digitalisieren der Belege nach Posteingang: Scan per Scanner / Foto per Smartphone. 
• Im Anschluss an Digitalisierung: Vernichtung der originalen Papierbelege. 

Was ist in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben? 

Die Verfahrensdokumentation sollte mindestens folgende Punkte umfassen: 

• Ablauf 
• Verantwortliche Person 
• Vertretungsregelung 
• Häufigkeit 
• Zeitliche Abfolge 
• Voraussetzungen und zu beachtende Vorgaben 
• Technische Rahmenbedingungen wie Scanner, Drucker, Software, System, Datensicherheit, Backups und 
• Datenschutz 

Alle am Verfahren Beteiligten müssen die einmal erstellte Verfahrensdokumentation kennen. Diese muss ihnen jederzeit zugänglich sein. Das tatsächlich durchgeführte Verfahren und die tatsächlich eingerichteten Maßnahmen müssen der Dokumentation entsprechen und regelmäßig sowie unverändert angewendet werden. Wichtig: Änderungen am Verfahren und/oder an den Maßnahmen müssen Sie dokumentieren. 

Elektronische Dokumentenarchivierung: Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen sind zu beachten? 

Für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sind insbesondere folgende Anforderungen zu erfüllen: 

• Stetige Verfügbarkeit und sofortige Lesbarkeit aller Geschäftsunterlagen innerhalb der gesamten Aufbewahrungsfrist 
• Schutz vor Fälschung und Verlust: Vernichtung der Originale erst nach vollständiger Datensicherung 
• Ordnungsgemäße und funktionierende Datensicherung muss gewährleistet sein. 
• Ordnungsmäßigkeit des Archivierungsprozesses hinsichtlich technischer Ressourcen und Verfahrensdokumentation 
• Nach Scanvorgang: Weiterbearbeitung nur mit elektronischem Dokument 
• Komplette Farbwiedergabe bei gescannten Belegen lediglich bei Beweisfunktion (etwa Minusbeträge in Rot, verschiedene Farben bei Zeichnungs-, Sicht- und Bearbeitungsvermerken) 
• Als Scan kommt jede Möglichkeit zur bildhaften Erfassung in Betracht, z. B. auch Fotografien 
• Vollständigkeit der gescannten Belege (auch AGBs) 
• Aussagekräftige, plausible und vollständige Verfahrensdokumentation 

Welche Besonderheiten gelten für Kassensysteme? 

Der BStBK-FAQ-Katalog geht auch auf die besonderen Anforderungen an Kassensysteme ein. Seit dem 1. Januar 2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Alle Kassendaten (Einzelaufzeichnungen) müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Darüber hinaus muss der Datenexport im Format der DSFinV-K für Kassen-Nachschauen oder Außenprüfungen sichergestellt werden. 

Aufbewahrung und DSGVO: Was ist zu beachten? 

Bei personenbezogenen Daten gebietet die DSGVO eine Löschpflicht, wenn der ursprüngliche Zweck für die Verarbeitung erreicht ist und kein weiterer Grund für eine Verarbeitung vorliegt. Gleichzeitig können gesetzliche Aufbewahrungspflichten als Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung dienen.  

Vor dem Löschprozess sollte zwingend eine organisatorische Freigabe eingeholt werden, um dem Umstand gerecht zu werden, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen steuerlich von Bedeutung sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. 

Unsere Einschätzung: Was Sie zu den Aufbewahrungsfristen im Jahr 2026 beachten müssen 

Als Unternehmer:in sollten Sie die Archivierungspflichten von Unterlagen kennen. Lassen Sie größtmögliche Sorgfalt walten.  

Achten Sie auf diesen Grundsatz: Alle digitalen Belege müssen im Original digital archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht. Legen Sie großen Wert auf Ihre IT sowie auf die Datensicherheit einschließlich regelmäßiger Backups. Dokumentieren Sie alle Prozesse, Maßnahmen und Strukturen. Das wird immer wichtiger, und die Finanzbehörde verlangt es. Das lehrt uns die Erfahrung aus vielen Betriebsprüfungen. 

Das ersetzende Scannen ist eine vielversprechende Möglichkeit, um einerseits der Papierflut Herr zu werden und andererseits den Weg der Digitalisierung mit dem Einsatz effizienter Prozesse einzuschlagen. 

Besonders relevant ist im Jahr 2026 die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Ab 2027 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Nutzen Sie das Jahr 2026, um Ihre digitalen Prozesse und die Archivierung von E-Rechnungen GoBD-konform aufzusetzen. Die beiden neuen FAQ-Kataloge der BStBK – zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung und speziell zur E-Rechnung – bieten dafür wertvolle Orientierungshilfe. 

In dubio pro Archivierung: Welche Tipps ergeben sich für den geschäftlichen Alltag? 

Auf die Problembereiche des ersetzenden Scannens haben wir Sie aufmerksam gemacht. Unser Vorschlag zur aktuellen gesetzlichen Lage: Scannen Sie Ihre Belege ein, nutzen Sie die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung, z. B. mit DATEV Unternehmen online, und optimieren Sie Ihre digitalen Prozesse, etwa mit der elektronischen Rechnungsfreigabe. 

Papierbelege archivieren Sie in einer einfachen Ablage. Nehmen Sie sich einen Karton und legen Sie die Papierbelege nach dem Scannen chronologisch nach Eingang ab. Beschriften Sie den Karton („Beleg-Eingang vom … bis zum …") und stellen Sie diesen in Ihr geschütztes Archiv. 

Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sollten Sie erst nach 30 Jahren vernichten. Das ist die allgemeine Verjährungsfrist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). 

Ganz persönliche Dokumente und Unterlagen empfiehlt es sich länger, ggf. sogar ein Leben lang aufzubewahren: Zeugnisse, Ausbildungsurkunden, Berufszertifikate, Gutachten und Stellungnahmen von Ärzt:innen, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Familienbücher sowie Unterlagen für die Rentenkassen, z. B. auch Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen. Es gilt: In dubio pro Archivierung. 

Unser Tipp: Gestalten Sie in Zukunft Ihre Prozesse effizienter: Mit digitaler Buchführung und ordnungsgemäßer Dokumentation. Sie haben Fragen zur Aufbewahrung von Unterlagen? Unser Experte Lars Rinkewitz unterstützt Sie bei allen Ihren Anliegen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.