27. Februar 2025
Bewirtungskosten richtig absetzen – inklusive Trinkgeld-Regelung
Inhaltsverzeichnis
Essenseinladungen im Zusammenhang mit einer unternehmerischen Tätigkeit können unter gewissen Voraussetzungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Bedingungen gelten – auch in Bezug auf Trinkgeld bei der Bewirtung.
Essenseinladungen im geschäftlichen Kontext können unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Doch welche Kriterien müssen erfüllt sein? Was gehört auf den Bewirtungsbeleg? Und wie verhält es sich mit Trinkgeldern? In diesem Beitrag erfahren Sie alles zu den steuerlichen Voraussetzungen.
Was versteht man unter Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Dazu zählen auch Aufwendungen, die unmittelbar mit der Bewirtung verbunden und von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel das Trinkgeld.
Veranlassung und Angemessenheit: Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?
Um Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend machen zu können, ist zunächst die Veranlassung zu prüfen. Je nach Veranlassungsgrund lassen sich die Aufwendungen in unterschiedlichem Umfang absetzen.
Rein privat veranlasste Bewirtungskosten sind nach § 12 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) Kosten der privaten Lebensführung und können daher nicht steuerlich berücksichtigt werden. Eine private Veranlassung steht im Vordergrund, wenn nach objektiver Wahrnehmung kein Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit vorliegt.
Wann sind Bewirtungskosten zu 100% abzugsfähig?
Bei Bewirtungsaufwendungen, die im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen, ist zu unterscheiden zwischen der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmer:innen und Geschäftsfreund:innen.
Erfolgt eine Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer:innen aus betrieblichen Gründen, z. B. im Rahmen von Fortbildungen, Weihnachtsfeiern oder anderen betrieblichen Anlässen, können 100% der Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
Handelt es sich bei der Bewirtung um ein Geschäftsessen – etwa mit Geschäftspartner:innen, Berater:innen oder im Zusammenhang mit Öffentlichkeitsarbeiten – sind diese Kosten nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70% absetzbar. Die in einem ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg ausgewiesene Vorsteuer bleibt hingegen ungekürzt und kann gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 Umsatzsteuergesetz in voller Höhe geltend gemacht werden.
Zudem muss die Bewirtung nach allgemeiner Auffassung angemessen sein. Feste Werte für eine Obergrenze gibt es nicht. Entscheidend sind Faktoren wie Unternehmensgröße, Umsatz, Gewinn und die wirtschaftliche Gesamtsituation.
Wie werden Bewirtungsaufwendungen nachgewiesen?
Um geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten geltend machen zu können, müssen die Betriebsaufwendungen nachgewiesen werden. Unternehmer:innen sollten unbedingt darauf achten, dass es sich um einen maschinell erfassten Bewirtungsbeleg (Quittung, Rechnung, Kleinbetragsrechnung) handelt.
Aus dem Bewirtungsbeleg sollten folgende Angaben hervorgehen:
- Name und Adresse des Restaurants
- Ort und Tag der Bewirtung,
- Rechnungsempfänger:in, d. h. der Bewirtungsbeleg muss auf den/die Unternehmer:in ausgestellt sein. Eine Ausnahme gilt bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto): Hier kann auf den/die Rechnungsempfänger:in verzichtet werden.
- Art und Umfang der Speisen und Getränke
- Entgelt für die Speisen und Getränke
- Steuerbetrag und Steuersatz
Wichtig: Folgende Angaben sind von Unternehmer:innen im Bewirtungsbeleg zu ergänzen:
- Namentliche Auflistung der Teilnehmer:innen
- Anlass der Bewirtung (auf ausführliche Beschreibung achten, nicht ausreichend sind z. B. Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Essen mit Geschäftspartner:innen)
Welche Besonderheiten gelten für das Trinkgeld?
Zahlen Unternehmen neben den Kosten für Speisen und Getränke der Servicekraft freiwillig ein Trinkgeld, wird das Trinkgeld Teil der Bewirtung und kann steuerlich geltend gemacht werden. Für die Trinkgeldzahlung trifft den/die Unternehmer:in eine Nachweispflicht. Hierfür wird das Trinkgeld idealerweise im maschinell erstellten und registrierten Bewirtungsbeleg ausgewiesen. In der Praxis geschieht das eher selten, da die Kund:innen häufig erst nach Erhalt der Rechnung über die Höhe des Trinkgeldes entscheiden.
Sollte das Trinkgeld also nicht gesondert ausgewiesen sein, kann der/die Trinkgeldempfänger:in den Betrag auf dem Bewirtungsbeleg quittieren. Sollte der/die Trinkgeldempfänger:in auch dies nicht tun, weil er negative steuerliche Folgen für sich befürchtet, kann ein Eigenbeleg erstellt werden.
Dies sollte aber die Ausnahme sein. Generelle Voraussetzung für den Eigenbeleg ist, dass die Ausgabe tatsächlich entstanden ist und durch das Unternehmen veranlasst wurde. Beim Eigenbeleg im Zusammenhang mit Trinkgeld sollten Sie zusätzliche Informationen wie Namen der Teilnehmer:innen und Name des/der Kellner:in aufnehmen, um ggf. Zweifel des Finanzamtes aus dem Weg zu räumen.
Trinkgelder können bar oder bargeldlos gezahlt werden. Bei einem Eigenbeleg kann eine bargeldlose Zahlung als zusätzlicher Nachweis für ein Trinkgeld verwendet werden.
Exkurs: Müssen angestellte Servicekräfte ihre Trinkgelder versteuern?
In den meisten Fällen sind die Trinkgeldempfänger:innen Angestellte. Aus Sorge, sie müssten das Trinkgeld in Ihrer Steuererklärung angeben, scheuen sie sich häufig, Trinkgeldzahlungen zu quittieren. Diese Sorge ist unbegründet: Erhalten Arbeitnehmer:innen freiwillige Zahlungen von Dritten, sind diese Zahlungen nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Zahlt also ein:e Kund:in an eine angestellte Servicekraft ein Trinkgeld, ist dieses steuerfrei.
Bargeldlose Trinkgeldzahlungen mit Kreditkarte oder Girocard sind für moderne Kassensysteme kein Problem. Das Trinkgeld wird als durchlaufender Posten gebucht. So kann es dem/der jeweiligen Arbeitnehmer:in zugeordnet und ausgezahlt werden.
Unsere Einschätzung: Bewirtungsbelege auf die erforderlichen Angaben prüfen
Bei Bewirtungskosten kann es zu Problemen mit der steuerlichen Anerkennung kommen. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Kosten gewissenhaft zu dokumentieren. Insbesondere bei Trinkgeldern ist ein Nachweis erforderlich, um es steuerlich geltend machen zu können. Prüfen Sie daher Ihre erhaltenen Bewirtungsbelege immer auf die erforderlichen Angaben. Dann sollten Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Haben Sie Fragen zum Thema oder möchten Sie sich beraten lassen? Nehmen Sie einfach Kontakt mit unseren Steuerberater:innen auf, wir sind gerne für Sie da.
