15. Juni 2020

Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

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Der Stellenwert digitaler Lösungen für betriebliche und kaufmännische Prozesse ist hoch. Das hat uns spätestens der Corona-Lockdown klar gemacht. Wir geben Tipps zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse.

Homeoffice-Lösungen und Video-Konferenzen sind nur der Anfang einer Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Erst wenn Sie die kaufmännischen Prozesse analysieren und digital neu aufstellen, verändert sich die Unternehmenskultur. Viele Unternehmen stehen noch ganz am Anfang oder wissen nicht genau, wo und wie sie ansetzen können. Genau hier beginnt unsere Beratung bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse.

Wir helfen Ihnen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

Wir analysieren in einem Prozess-Check Ihre betrieblichen Abläufe, isolieren relevante kaufmännische Prozesse und formulieren einen Maßnahmenkatalog zur Digitalisierung. Darin ist aufgeführt, welche Digitalisierungsschritte sich in Ihrem Unternehmen anbieten und wie die konkret aussehen.

Darüber hinaus gehört es zu unserem Standard-Repertoire, dass wir auch bereits vorhandene digitale Prozesse analysieren. Auch dafür unterbreiten wir Ihnen Vorschläge zur Optimierung oder Justierung.

Diese Vorteile bietet unser Konzept der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse für Sie

Gerade im Bereich der Softwarelösungen ist der Markt mittlerweile durchströmt mit zahlreichen Anbietern. Darunter sind auch sehr erfolgreiche Start-ups, die sehr nützliche Produkte anbieten, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und den steigenden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wenn Sie mit uns zusammen die Digitalisierung anpacken möchten, nehmen wir uns zunächst die Zeit für einen umfangreichen Prozess-Check in Ihrem Unternehmen.

Auf dieser Basis entwickeln wir ein individuelles Konzept, das unter anderem folgende Vorteile bietet:

  1. Das Zusammenstellen und Übermitteln von Informationen und Unterlagen für den Ansprechpartner in der Kanzlei zur Erstellung Ihrer Finanz- und Lohnbuchführung wird einfacher und schneller.
  2. Lästige Rückfragen von Ihrem Sachbearbeiter werden auf ein Minimum reduziert, da der Prozess selbst Vollständigkeit gewährleistet und Fehlerquellen reduziert.
  3. Ihnen stehen jederzeit aktuelle digitale Auswertungen aus Ihrer Finanz- und Lohnbuchführung sowie sämtliche Rechnungsbelege in einem digitalen Archiv (revisionssicher) online zur Verfügung.
  4. Es werden nicht nur Prozesse in der Schnittstelle zu uns als Dienstleister digitalisiert, sondern wir bieten Ihnen auch Lösungen für Geschäftsprozesse, die sich allein innerhalb Ihres Unternehmens abspielen.

Diese Prozesse können Sie durch eine Digitalisierung kaufmännischer Prozesse beschleunigen

Folgende beispielhafte Aufzählung zeigt auf, welche kaufmännischen Prozesse Sie in Ihrem Unternehmen kurzfristig digital beschleunigen und vereinfachen können:

  • Ablage des Rechnungseingangs aus verschiedenen Quellen (Email, Online-Portale, Papier) und Bereitstellung an das Steuerbüro
  • Interner Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess
  • Kassenführung
  • Bezahlung von Lieferanten / Einziehen von Forderungen per Lastschrift (inkl. Zahlungsfreigabeprozess)
  • Prüfung von Bankkontoumsätzen und Bereitstellung dieser an das Steuerbüro
  • Erfassung von Leistungen, Fakturierung und Bereitstellung des Rechnungsausgangs an das Steuerbüro
  • Mahnen von Kundenforderungen
  • Erfassung von Reisekosten und entsprechenden Belegen
  • Zusammenstellung von Belegen zu Kreditkarten
  • Bereitstellen von Informationen und Unterlagen für die Lohnbuchführung (insbesondere das Problem des vollständigen Einholens von Informationen bei Neueinstellungen)
  • Bereitstellung von Lohnabrechnungen und Bescheinigungen an Mitarbeiter
  • Personalverwaltung
  • Revisionssichere Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen
  • Zugriff auf Auswertungen und Controlling
  • Führung von Fahrtenbüchern oder ähnlichen Aufzeichnungen
  • Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungsbelegen (insbesondere ein Problemfeld im Online-Handel)

Wir sind ständig auf der Suche nach Tools, die die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse vereinfachen

Wir als DATEV-Kanzlei setzen für den digitalen Workflow rund um unsere Dienstleistungen im Bereich der Finanz- und Lohnbuchführung auf das Leistungsspektrum der DATEV. Darüber hinaus beobachten wir ständig den Markt von Anbietern, die nützliche Tools anbieten.

Sie möchten es angehen? Sprechen Sie uns einfach an und verfolgen Sie unsere fortlaufende Serie zum Thema „Digitalisierung kaufmännischer Prozesse“.

In unserem nächsten Beitrag stellen wir Ihnen die Lösung DATEV Unternehmen Online genauer vor und zeigen Ihnen, wie Sie alleine mit dieser Anwendung einen Großteil der oben aufgeführten Prozesse digitalisieren können.

Bruno Höveler

COO, CTO, Partner, Steuerberater, Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V)

Stephan Kollenbroich

Partner, Steuerberater, MBA

Sascha Kleinschmidt

Steuerfachangestellter, IT-Administrator, Teamleiter IT

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