E-Rechnungspflicht für Vermieter:innen ab dem 01.01.2025: Was Sie jetzt wissen und vorbereiten müssen

Ab dem 01. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft. Wir haben bereits darüber berichtet. Diese neue Regelung betrifft sowohl private als auch gewerbliche Vermieter:innen. Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, ist es entscheidend, die genauen Anforderungen und Ausnahmen zu kennen. Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Aspekte dieser Neuregelung für Vermietende. 

Einfache PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, jedoch in Form strukturierter elektronischer Daten, üblicherweise in einer XML-Datei.  Die derzeit verbreiteten Formate umfassen die XRechnung, die ausschließlich als XML-Datensatz vorliegt, sowie ZUGFeRD, eine hybride Variante, die einen XML-Datensatz mit einer PDF-Bilddatei kombiniert. 

Wichtig: PDF-Rechnungen werden ab 2025 nicht mehr als ordnungsgemäße elektronische Rechnungen anerkannt. Diese gelten dann, wie Papierrechnungen auch, als sogenannte „Sonstige Rechnungen“. 

Empfang von E-Rechnungen 

Ab dem 1.1.2025 müssen alle Vermieter:innen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies gilt unabhängig davon, ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder steuerfreie Vermietungen durchführen (Wohnraumvermietungen). Denn Vermieter:innen sind per se Unternehmer:innen im Sinne des § 2 UStG. 

• Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang von E-Rechnungen grundsätzlich aus.  
• Verweigern Vermieter:innen als Rechnungsempfänger:innen die Annahme einer E-Rechnung oder sind technisch nicht in der Lage, diese zu empfangen, besteht kein Anspruch auf eine alternative Rechnungsform. 
• Die strukturierte elektronische Datei einer E-Rechnung muss unverändert, revisionssicher und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. 

Ausstellung von E-Rechnungen 

E-Rechnungen können ab dem 1.1.2025 ausgestellt werden. Grundsätzlich sind E-Rechnungen nur im B2B-Bereich zu erstellen, das heißt nur dann, wenn Unternehmende untereinander tätig werden. Aber auch Unternehmende müssen nicht direkt ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen ausstellen. Es gelten folgende Fristen für die verpflichtende Erstellung von E-Rechnungen:  

• Ab dem 1.1.2027 Unternehmen mit einem Gesamtvorjahresumsatz größer als 800.000€ 
• Ab 1.1.2028 alle anderen Unternehmen 

Im Umkehrschluss gibt es keine E-Rechnungspflicht im B2C-Bereich, das heißt für Rechnungen eines Unternehmenden an eine Privatperson (Verbraucher:in). E-Rechnungen müssen denselben gesetzlichen Vorgaben wie “normale” Rechnungen entsprechen und zusätzlich in einem strukturierten elektronischen Format bereitgestellt werden. 

Mithin hängt die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen maßgeblich von der Art der Vermietung ab: 

Keine Pflicht bei umsatzsteuerfreien Wohnraumvermietungen 

Vermieter:innen, die langfristig Wohnraum an Privatpersonen vermieten, sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Entscheidend ist, dass die Mieter:innen Privatleute und damit Verbraucher:innen sind (B2C-Bereich). 

Mögliche Pflicht bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen 

In allen anderen Fällen ist genau zu schauen wer Mieter:innen ist. Vermietende, die zur Umsatzsteuer optieren, sind immer unter Beachtung der genannten Fristen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, da die Option nach § 9 UStG nur möglich ist, wenn eine Leistung an einen Unternehmer:innen erbracht wird (B2B-Bereich).
Vermietungen, die auch ohne Option umsatzsteuerpflichtig sind, wie zum Beispiel kurzfristige Vermietungen (z.B. Montagewohnungen), Vermietung von Stellplätzen oder Garagen (nicht als Nebenleistung zur umsatzsteuerfreien Wohnungsvermietung) sowie Lieferung von Mieterstrom können auch zur Ausstellungspflicht von E-Rechnungen führen. Dies ist aber der Fall, wenn Leistungsempfänger:innen Unternehmer:innen sind (B2B-Bereich). Sollten die Leistungsempfänger:innen jedoch Verbraucher:innen sein (B2C-Bereich) müssen keine E-Rechnungen erstellt werden. Zusammenfassend kommt es auf die Qualifizierung des Leistungsempfängers an und der Ausweis von Umsatzsteuer kann nur als Indikator für die E-Rechnungspflicht herangezogen werden. 

Ausnahme: Kleinunternehmer:innen 

Wenn die Vermietenden jedoch von der Kleinunternehmerreglung im Sinne des § 19 UStG Gebrauch machen, besteht keine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung. Kleinunternehmer:innen sind generell von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen worden, was durch das Jahressteuergesetz 2024 geregelt wurde. Die Ausnahme gilt aber nur für die Ausstellung und nicht für den Empfang von E-Rechnungen, sodass Kleinunternehmer:innen ab dem 1. Januar 2025 auch dazu verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können.  

Besondere Regelungen bei Dauerschuldverhältnissen 

Für Mietverhältnisse und andere Dauerschuldverhältnisse gibt es besondere Regelungen: 

• Für den ersten Teilleistungszeitraum eines Mietverhältnisses reicht es aus, wenn eine E-Rechnung als Dauerrechnung ausgestellt wird, die den Vertrag als Anlage enthält. Der Vertrag ist digital als Anlage zu verknüpfen. 

• Dauerrechnungen, die vor dem 01.01.2027 in Papierform oder als normale PDF-Datei ausgestellt wurden, bleiben gültig, sofern sich die Angaben in der Rechnung nicht ändern. 

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht 

Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, sollten Vermieter:innen folgende Schritte unternehmen: 

• Überprüfen Sie Ihre Pflichten: Klären Sie, ob unter Ihren Rechnungsempfangenden Unternehmer:innen sind und damit die Ausstellung von E-Rechnungen für sie zukünftig verpflichtend ist. Schaffen Sie die Voraussetzungen E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 empfangen zu können. 
• Setzen Sie passende Software ein: Sorgen Sie für geeignete Softwarelösungen, die das Empfangen und ggf. Erstellen von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten ermöglichen. 
• Informieren Sie Ihre Geschäftspartner:innen: Kommunizieren Sie die Umstellung frühzeitig mit Ihren Mieter:innen und Geschäftspartner:innen und klären Sie gemeinsam offene Fragen zur Umsetzung. 
• Schulen Sie Ihr Team: Wenn Sie ein größeres Immobilienportfolio verwalten, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Anforderungen vertraut sind und entsprechend geschult werden. 

Visualisierung von E-Rechnungen mit ELSTER 

Eine weitere Neuerung im Bereich der Finanzverwaltung betrifft die Visualisierung von E-Rechnungen. Mit ELSTER online können nun auch XRechnungen (XML-Dateien) visualisiert werden. Dies ermöglicht es Nutzer:innen, den Inhalt von strukturierten elektronischen Rechnungen in einem leicht lesbaren Format zu betrachten. 

E-Rechnung hochladen und visualisieren 

Sie können Ihre E-Rechnung auf der ELSTER-Plattform hochladen und visualisieren. Nutzen Sie dazu das Auswahlfeld auf der entsprechenden Webseite. Es ist wichtig zu beachten, dass dies ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung ist. 

Für weitere Informationen und um den Service zu nutzen, besuchen Sie:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung  

Unsere Einschätzung 

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt Veränderungen für Vermieter:innen mit sich, insbesondere bei der Verarbeitung und Ausstellung von Rechnungen. Die Umstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen, Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Vermieter:innen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Wenden Sie sich bei Fragen zum Thema gerne vertrauensvoll an uns.