Fahrtenbuch bei Berufsgeheimnisträger:innen: Zwischen Verschwiegenheitspflicht und steuerlichen Anforderungen

Für Berufsgeheimnisträger:innen wie Personen aus der Rechtsberatung, Steuerberatung oder Ärzt:innen stellt das Führen eines Fahrtenbuchs eine besondere Herausforderung dar. Einerseits sind sie gesetzlich zur Dokumentation ihrer Fahrten verpflichtet, andererseits unterliegen sie strengen Verschwiegenheitspflichten gegenüber ihren Mandantinnen und Mandanten oder Patientinnen und Patienten. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts (FG) Hamburg beleuchtet diese Problematik und gibt wichtige Hinweise für die Praxis. 

Die steuerliche Bedeutung des Fahrtenbuchs 

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, hat grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Ermittlung des zu versteuernden Privatanteils: 

1. Pauschalversteuerung (1%-, 0,5%-, 0,25%-Regelung): Die Pauschalversteuerung wird oft vereinfacht als „1 %-Regelung“ bezeichnet. Doch dieser Begriff ist mittlerweile zu kurz gegriffen, denn es gibt abgestufte Sätze für umweltfreundliche Fahrzeuge (0,5%, 0,25%). Hierbei wird monatlich 1 %/0,5%/0,25% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. 
2. Fahrtenbuchmethode: Durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung nachgewiesen werden, was insbesondere bei geringer Privatnutzung steuerlich vorteilhaft sein kann. 

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss bestimmte Anforderungen erfüllen: 

• Zeitnahe und lückenlose Aufzeichnungen 
• Angabe von Datum, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartner:innen 
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt

Diese Anforderungen gelten sowohl für handschriftliche als auch für elektronische Fahrtenbücher. Bei elektronischen Varianten ist zusätzlich sicherzustellen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind. 

Verschwiegenheitspflicht vs. Dokumentationspflicht beim Fahrtenbuch für Berufsgeheimnisträger:innen 

Berufsgeheimnisträger:innen stehen vor dem Dilemma, dass sie einerseits detaillierte Angaben im Fahrtenbuch machen müssen, andererseits aber zur Verschwiegenheit über Mandant:innen oder Patient:innen verpflichtet sind. Das Finanzgericht Hamburg hat in einem Urteil vom 13.11.2024 (Az. 3 K 111/21) entschieden, dass umfangreiche Schwärzungen im Fahrtenbuch, die aus der Verschwiegenheitspflicht resultieren, zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führen können. 

Zwar erkennt das Gericht an, dass die Verschwiegenheitspflicht berücksichtigt werden muss, jedoch dürfen Schwärzungen nicht so umfangreich sein, dass die Nachvollziehbarkeit der beruflichen Fahrten beeinträchtigt wird. Berufsgeheimnisträger:innen müssen daher eine Balance finden zwischen dem Schutz sensibler Informationen und den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. 

Empfehlungen für die Praxis 

1. Transparente Dokumentation: Auch bei Wahrung der Verschwiegenheitspflicht sollten Berufsgeheimnisträger:innen so viele Informationen wie möglich im Fahrtenbuch festhalten, z. B. allgemeine Angaben zum Reisezweck ohne Nennung konkreter Namen. 
2. Ergänzende Unterlagen: In Fällen, in denen detaillierte Angaben im Fahrtenbuch nicht möglich sind, können ergänzende Unterlagen erstellt werden, die im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können. 
3. Beratung in Anspruch nehmen: Aufgrund der komplexen Anforderungen empfiehlt es sich, steuerlichen Rat einzuholen, um individuelle Lösungen zu finden. 

Weitere Informationen 

Für detaillierte Informationen zum ordnungsgemäßen Führen eines Fahrtenbuchs und zur steuerlichen Behandlung von Firmenwagen empfehlen wir folgende Beiträge: 

• Elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen 
• Fahrtenbuch führen – wichtiges Urteil für Unternehmer:innen 
• Gewerbetreibende, Selbstständige und Arbeitnehmer: Das sollten Sie über das Fahrtenbuch wissen. Teil 3 

Unsere Einschätzung 

Das Führen eines Fahrtenbuchs erfordert Sorgfalt und Kenntnis der steuerlichen Anforderungen. Insbesondere Berufsgeheimnisträger:innen sollten sich der besonderen Herausforderungen bewusst sein und gegebenenfalls professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. 

Haben Sie grundsätzliche Fragen zum Thema Fahrtenbuch oder der steuerlichen Absetzbarkeit, so steht Ihnen Lars Rinkewitz gerne für Fragen zur Verfügung.